網(wǎng)絡(luò)化科研經(jīng)費(fèi)管理模式的應(yīng)用與探討

羅彩琴

網(wǎng)絡(luò)化科研經(jīng)費(fèi)管理模式的應(yīng)用與探討

羅彩琴

福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院科研科

網(wǎng)絡(luò)信息化服務(wù)是醫(yī)院科研工作的基礎(chǔ)，該文介紹我院網(wǎng)絡(luò)化科研管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與功能，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化經(jīng)費(fèi)管理模塊的應(yīng)用和管理，肯定了該系統(tǒng)能顯著提高科研管理的效率，促進(jìn)醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)管理的規(guī)范化與科學(xué)化。文章就如何充分利用信息平臺(tái)，有效地將人、財(cái)、物、信息等要素相互配合，拓寬與完善科研管理信息系統(tǒng)的功能，最大程度地激發(fā)現(xiàn)有的資源潛能，實(shí)行科研的一體化管理等問題展開討論。

信息管理系統(tǒng) 科研經(jīng)費(fèi) 醫(yī)院科研

信息化建設(shè)是管理變革的需要，可極大促進(jìn)管理水平的提高[1]。醫(yī)院信息化管理已廣泛應(yīng)用在門診、住院、病案，醫(yī)技檢查、醫(yī)保等方面，使醫(yī)院管理的可信度和工作效率明顯提高。信息化、網(wǎng)絡(luò)化的醫(yī)院科研管理將是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代生存的最基本條件[2]，要滿足飛速發(fā)展的科研工作，依托科研信息平臺(tái)，提升醫(yī)院科研管理水平已勢(shì)在必行。利用信息管理系統(tǒng)進(jìn)行醫(yī)學(xué)課題網(wǎng)上申報(bào)、網(wǎng)上受理評(píng)審，實(shí)現(xiàn)申報(bào)、執(zhí)行到結(jié)題驗(yàn)收及成果的登記、申報(bào)等全程縱向管理方面已基本達(dá)成共識(shí)。但由于隨著國(guó)家對(duì)科研投入的不斷增加，以及科研經(jīng)費(fèi)來(lái)源的多樣化等帶來(lái)管理的復(fù)雜化，科技經(jīng)費(fèi)管理和使用存在的問題越來(lái)越突出。因此，如何對(duì)醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行科學(xué)、有效的管理，確保科研經(jīng)費(fèi)合理、高效地使用，成為醫(yī)院科研管理人員一項(xiàng)重要課題。利用網(wǎng)絡(luò)化科研信息平臺(tái)進(jìn)行科研經(jīng)費(fèi)管理目前尚未得到廣泛應(yīng)用，尚無(wú)統(tǒng)一的管理模式和標(biāo)準(zhǔn)，需進(jìn)一步實(shí)踐和探索。自2008年以來(lái)，我院建立了科研信息管理系統(tǒng)，采用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的科研經(jīng)費(fèi)管理模式，有效規(guī)范了我院的科研經(jīng)費(fèi)的管理，并帶動(dòng)了科研管理水平的提高。

1 加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)監(jiān)管的重要性

醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)是指醫(yī)院科研人員獲得的、由政府、企事業(yè)單位或其他組織提供、用以完成合同所規(guī)定的醫(yī)學(xué)科研項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)。從我國(guó)科研經(jīng)費(fèi)監(jiān)督管理的現(xiàn)狀出發(fā)，為了進(jìn)一步提高科研經(jīng)費(fèi)的使用效益，改變科研經(jīng)費(fèi)管理不到位，預(yù)算執(zhí)行不嚴(yán)格，缺乏約束力，資金使用效率不高等現(xiàn)象[3]，使科研經(jīng)費(fèi)管理制度化、規(guī)范化，為科研創(chuàng)造公平、規(guī)范、高效的創(chuàng)新環(huán)境，2005年教育部、財(cái)政部出臺(tái)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)高校科研經(jīng)費(fèi)治理的若干意見》，2006年財(cái)政部、科技部又頒發(fā)了《關(guān)于改進(jìn)和加強(qiáng)中央財(cái)政科技經(jīng)費(fèi)管理若干意見》，以上文件明確規(guī)定了科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出要嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算執(zhí)行，尤其要規(guī)范人員費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、差旅費(fèi)、國(guó)際合作與交流費(fèi)、協(xié)作研究費(fèi)等支出的管理；要求健全科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的內(nèi)部管理；加強(qiáng)科研項(xiàng)目結(jié)余經(jīng)費(fèi)治理; 規(guī)范固定資產(chǎn)和無(wú)形資產(chǎn)治理。此外，加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)監(jiān)管是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀要求，管好、用好科技經(jīng)費(fèi)，堵塞滋生問題的漏洞，充分發(fā)揮科技經(jīng)費(fèi)的作用是科技經(jīng)費(fèi)配置、管理及使用部門義不容辭的責(zé)任。

2 我院科研管理信息系統(tǒng)建立

福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院是集醫(yī)療、教學(xué)、科研為一體的綜合性醫(yī)院，現(xiàn)有在研課題近300項(xiàng)，近年平均年獲科研立項(xiàng)經(jīng)費(fèi)約300萬(wàn)元左右，醫(yī)院每年投入重點(diǎn)學(xué)科、研究所室經(jīng)費(fèi)150萬(wàn)元，隨著科研經(jīng)費(fèi)總量增加，經(jīng)費(fèi)管理的問題漸漸顯凸出來(lái)。因此，科研部門根據(jù)醫(yī)院的特點(diǎn)，在院領(lǐng)導(dǎo)和信息科的支持下研發(fā)出科研信息管理軟件，2008年首先啟用科研經(jīng)費(fèi)管理、科研論文管理模塊及系統(tǒng)設(shè)置維護(hù)模塊，其他模塊在建設(shè)和完善中。

2.1 科研經(jīng)費(fèi)管理模塊的架構(gòu)與功能

2.1.1架構(gòu)

科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理模塊，如下圖所示，包括科研立項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)管理、費(fèi)用支出、費(fèi)用審核四個(gè)子項(xiàng)目，經(jīng)費(fèi)管理相關(guān)信息能與信息科、財(cái)務(wù)科、倉(cāng)庫(kù)、藥房、中心實(shí)驗(yàn)室共享，但權(quán)限不同，各司其職。

2.1.2功能

2.1.2.1費(fèi)用控制和按合同預(yù)算分類管理功能

科研經(jīng)費(fèi)下達(dá)后，先建立帳戶，系統(tǒng)按照任務(wù)書/合同書的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，對(duì)該項(xiàng)目的總金額和分類金額進(jìn)行限定，經(jīng)科研科和財(cái)務(wù)科雙重審核后開通使用。在經(jīng)費(fèi)報(bào)銷時(shí)，科研部門錄入系統(tǒng)，開具支票，再由財(cái)務(wù)審核扣費(fèi)，這樣，經(jīng)費(fèi)只能在限定的總金額和分類金額內(nèi)支出，超出預(yù)算定額支出時(shí)，管理系統(tǒng)自動(dòng)警示并拒絕執(zhí)行。同時(shí)該系統(tǒng)還具有按國(guó)家基金管理規(guī)定的允許范圍，對(duì)分類金額限定進(jìn)行微調(diào)，保證經(jīng)費(fèi)使用的原則性和一定的靈活性統(tǒng)一。

2.1.2.2信息資源共享功能

每項(xiàng)科研經(jīng)費(fèi)的相關(guān)信息可在科研科、財(cái)務(wù)科、信息科、設(shè)備倉(cāng)庫(kù)、行政倉(cāng)庫(kù)、中心實(shí)驗(yàn)室及藥房部門共享，但權(quán)限不同，各司其職；領(lǐng)用的設(shè)備、材料、藥品等可實(shí)時(shí)扣費(fèi)。

2.1.2.3便于科研經(jīng)費(fèi)審計(jì)與監(jiān)管功能

經(jīng)費(fèi)管理信息系統(tǒng)的最重要的功能之一是利于經(jīng)費(fèi)的審計(jì)和監(jiān)管，使科研經(jīng)費(fèi)的管理符合國(guó)家管理規(guī)范。該系統(tǒng)具有多重審核和經(jīng)費(fèi)決算功能，可打印每個(gè)項(xiàng)目決算表，實(shí)時(shí)核查科研經(jīng)費(fèi)使用情況。

2.1.2.4其他功能

費(fèi)用查詢功能：研究者可隨時(shí)到科研科查詢和打印費(fèi)用使用情況，根據(jù)課題經(jīng)費(fèi)預(yù)算，把握好費(fèi)用的支出。

規(guī)范科研固定資產(chǎn)管理功能：系統(tǒng)對(duì)課題計(jì)劃的科研儀器設(shè)備、材料的購(gòu)買，須經(jīng)設(shè)備科或總務(wù)科負(fù)責(zé)核準(zhǔn)，與醫(yī)院管理系統(tǒng)帳目對(duì)接，列入醫(yī)院總固定與非固定資產(chǎn)管理，使購(gòu)買的程序和管理符合規(guī)定要求。

3 應(yīng)用體會(huì)與探討

3.1 體會(huì)

3.1.1 理順部門間關(guān)系是系統(tǒng)運(yùn)行的前提條件

科研管理信息系統(tǒng)是醫(yī)院管理信息系統(tǒng)的的一部分，科研管理系統(tǒng)的建立與相關(guān)部門有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，系統(tǒng)功能的發(fā)揮賴于各相關(guān)部門的協(xié)作，因此，在系統(tǒng)軟件的開發(fā)前，應(yīng)先召開科研科、財(cái)務(wù)科、信息科、藥房、倉(cāng)庫(kù)、研究等部門及研究人員的協(xié)調(diào)會(huì)，明確系統(tǒng)建立的目的、流程，對(duì)軟件系統(tǒng)功能的科學(xué)性、規(guī)范性和可操作性進(jìn)行論證，使信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用有計(jì)劃的進(jìn)行，同時(shí)以得到各部門的支持和配合。

3.1.2全面整理與結(jié)算現(xiàn)行科研經(jīng)費(fèi)是系統(tǒng)管理的基本要求

在啟動(dòng)經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)時(shí)，財(cái)務(wù)科先要對(duì)全院現(xiàn)行的科研經(jīng)費(fèi)戶頭進(jìn)行梳理、核算，歸口專項(xiàng)管理，專人負(fù)責(zé)。然后由信息科建立和維護(hù)項(xiàng)目帳戶，科研部門在經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)錄入每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)金額和課題負(fù)責(zé)人基本信息，財(cái)務(wù)部門再次進(jìn)行審核，最后課題負(fù)責(zé)人確認(rèn)帳戶金額和信息。對(duì)歷史課題的沉積科研經(jīng)費(fèi)根據(jù)管理規(guī)定作相應(yīng)處理，對(duì)在研課題經(jīng)費(fèi)按項(xiàng)目合同預(yù)算進(jìn)行分類管理。

3.1.3規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)管理是系統(tǒng)建立的主要目的

科研管理中，往往存在重立項(xiàng)，輕監(jiān)管，科研部門和相關(guān)部門存在管理脫節(jié)現(xiàn)象；課題負(fù)責(zé)人往往注重考慮技術(shù)問題，對(duì)經(jīng)費(fèi)使用的合理性和使用效益考慮得相對(duì)少，加上缺乏有效的監(jiān)督和反饋機(jī)制，項(xiàng)目科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算不規(guī)范，使部分課題的經(jīng)費(fèi)預(yù)算與實(shí)際支出不相符，有些課題經(jīng)費(fèi)過(guò)多地用于勞務(wù)費(fèi)、加班費(fèi)、津貼、差旅費(fèi)等，給科研經(jīng)費(fèi)的審計(jì)工作帶來(lái)很大麻煩；此外，科研項(xiàng)目結(jié)題不結(jié)帳的現(xiàn)象普遍存在，財(cái)務(wù)部門與科研管理部門之間信息不對(duì)稱，都影響經(jīng)費(fèi)的審計(jì)和結(jié)題的經(jīng)費(fèi)決算，導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)管理困難。經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)的建立，理順了科研、財(cái)務(wù)、信息設(shè)備部門的關(guān)系；可根據(jù)管理要求實(shí)行經(jīng)費(fèi)分類管理，有利于來(lái)自于政府科技管理部門和各行業(yè)主管部門下?lián)艿目v向科研經(jīng)費(fèi)按合同管理，使來(lái)自于社會(huì)其他部門橫向科研經(jīng)費(fèi)也納入規(guī)范管理，同時(shí)利于對(duì)經(jīng)費(fèi)的監(jiān)督控制和及時(shí)的評(píng)價(jià)，有效控制了人員費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、差旅費(fèi)、國(guó)際合作與交流費(fèi)、協(xié)作研究費(fèi)過(guò)多支出，提高科研經(jīng)費(fèi)使用效率，避免課題經(jīng)費(fèi)使用超支現(xiàn)象和預(yù)算與執(zhí)行脫節(jié)的情況。

3.1.4依托信息平臺(tái)，提高管理效率

該系統(tǒng)經(jīng)過(guò)一年多的使用，運(yùn)行穩(wěn)定、可靠、方便、實(shí)用，減輕了繁瑣的日常手工統(tǒng)計(jì)，避免了手工操作的誤差，避免了以往財(cái)務(wù)扣費(fèi)滯后的問題而造成的超支現(xiàn)象，大大方便了課題經(jīng)費(fèi)的管理，促進(jìn)了科研經(jīng)費(fèi)管理的規(guī)范化、科學(xué)化。同時(shí)能為及時(shí)動(dòng)態(tài)了解和分析科研工作狀態(tài)，提供客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和科學(xué)的分析結(jié)果，有效地提高了科研管理的效率。

3.1.5便于了解課題進(jìn)展情況，跟蹤課題過(guò)程管理

利用該信息系統(tǒng)可及時(shí)掌握科研經(jīng)費(fèi)使用情況，通過(guò)跟蹤科研項(xiàng)目的執(zhí)行階段與科研經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度是否大體一致，間接了解在研課題研究進(jìn)展情況，對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)行中期檢查，發(fā)現(xiàn)存在問題，以便管理部門提出反饋意見和建議，有助于課題的過(guò)程管理。

3.2 系統(tǒng)建設(shè)中需進(jìn)一步完善的問題

醫(yī)院科研管理工作的網(wǎng)絡(luò)化信息系統(tǒng)建設(shè)不僅是建設(shè)一套適合的、滿足日常工作需要的方便快捷的系統(tǒng)，更是一個(gè)不斷摸索、協(xié)調(diào)、改進(jìn)的過(guò)程。從科研管理的角度，我院現(xiàn)有科研管理系統(tǒng)功能覆蓋面有限，需要進(jìn)一步拓展，經(jīng)費(fèi)管理模塊也待完善，因系統(tǒng)具有可擴(kuò)充性和易維護(hù)性，有望系統(tǒng)從以下幾方面升級(jí)。

3.2.1 實(shí)現(xiàn)課題負(fù)責(zé)人刷卡信息查詢

收集醫(yī)院科研人員基本信息、科技項(xiàng)目、科研成果、論文、論著、獎(jiǎng)勵(lì)、專利等數(shù)據(jù)，對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和篩選后，存入服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)課題組負(fù)責(zé)人刷卡或院內(nèi)網(wǎng)上查詢即能查詢課題相關(guān)信息和經(jīng)費(fèi)使用情況，使經(jīng)費(fèi)的使用心中有數(shù)，為合理使用經(jīng)費(fèi)提供前提保證，最終實(shí)現(xiàn)資源數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化，用戶終端智能化，結(jié)算自動(dòng)化的目標(biāo)。

3.2.2拓寬系統(tǒng)功能，完善科研管理

在原有科研經(jīng)費(fèi)管理模塊和科研論文管理模塊的基礎(chǔ)上增加藥物臨床試驗(yàn)費(fèi)、院內(nèi)項(xiàng)目評(píng)審（初審或遴選）、成果、課題數(shù)據(jù)庫(kù)管理、重點(diǎn)學(xué)科申報(bào)與管理等管理模塊，提升科研管理水平。

3.2.3 加強(qiáng)內(nèi)部核算，實(shí)行科研全成本核算

科研經(jīng)費(fèi)管理的最終目標(biāo)在于保障科研經(jīng)費(fèi)出效率、出成果[4]。醫(yī)院往往對(duì)科研工作取得多少經(jīng)濟(jì)效益并不十分重視，甚至寧可貼錢，也要支持科研工作者搞科學(xué)研究，以致將從事科研所用的固定資產(chǎn)使用費(fèi)、水電費(fèi)、動(dòng)物室飼養(yǎng)費(fèi)、科研工作人員工資、獎(jiǎng)金等都不計(jì)人科研成本，使科研經(jīng)費(fèi)使用缺乏效益分析。由于間接費(fèi)用的確定不準(zhǔn)確、不合理，不能真實(shí)反映出科研活動(dòng)的真正經(jīng)濟(jì)效益，通過(guò)信息管理系統(tǒng)將材料、試劑、動(dòng)物等可以計(jì)量的部分和現(xiàn)有儀器及其他資源部門支出分開核算，利于實(shí)行科研全成本核算；幫助管理部門掌控經(jīng)費(fèi)的使用情況，指引各課題組充分利用現(xiàn)有儀器設(shè)備等工作條件開展科研工作，提高現(xiàn)有儀器設(shè)備的利用率，避免設(shè)備重復(fù)購(gòu)置和利用率低下的浪費(fèi)現(xiàn)象；此外，還可以通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)算，為制定更新或購(gòu)置科研儀器、設(shè)備的計(jì)劃提供依據(jù)。

3.2.4加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)與信息安全管理

加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)與信息安全管理，為信息系統(tǒng)提供安全保障是對(duì)現(xiàn)有信息系統(tǒng)的強(qiáng)有力的補(bǔ)充。雖然系統(tǒng)設(shè)有用戶權(quán)限管理機(jī)制，系統(tǒng)可對(duì)不同部門的用戶進(jìn)行審核認(rèn)證，行使相應(yīng)的功能，但用戶的安全意識(shí)和安全操作不可忽視，授權(quán)用戶應(yīng)加強(qiáng)信息的保密，定期更換操作密碼，系統(tǒng)管理和維護(hù)人員應(yīng)密切監(jiān)控系統(tǒng)使用的情況，同時(shí)不斷完善系統(tǒng)保護(hù)功能，確保系統(tǒng)的安全；數(shù)據(jù)的備份和數(shù)據(jù)的恢復(fù)管理尤為重要；安裝反病毒卡和反病毒軟件,定期檢測(cè)并消除計(jì)算機(jī)病毒不可少，確保數(shù)據(jù)的不丟失。

3.2.5提供科研考核與學(xué)科建設(shè)績(jī)效評(píng)估

將科研項(xiàng)目、成果、論文、經(jīng)費(fèi)、學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)和平臺(tái)管理等建立緊密的邏輯關(guān)聯(lián)，與醫(yī)務(wù)科、人事科、教學(xué)辦信息資源實(shí)現(xiàn)共享，以人才管理為核心，利用與人才相關(guān)的信息，為掌握人才培養(yǎng)情況提供充分信息；建立課題、產(chǎn)出等一體化的人才管理數(shù)據(jù)庫(kù)，并可實(shí)時(shí)提供匯總表和相關(guān)數(shù)據(jù)[5]，為醫(yī)師考核、學(xué)科建設(shè)績(jī)效評(píng)估和醫(yī)院的決策提供定期、不定期的報(bào)表和科研管理分析報(bào)告；實(shí)行科研人才的一體化管理。

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