水利工程項(xiàng)目施工檔案資料的整理

□焦振民（獲嘉縣水利局）

1 引言

施工檔案資料是項(xiàng)目資料的基礎(chǔ)性文件，是整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的記載，重要性是不言而喻。但目前由于行業(yè)內(nèi)沒(méi)有較為詳細(xì)的系統(tǒng)規(guī)定，加上很多人對(duì)施工檔案資料理解不一，因此出現(xiàn)了資料質(zhì)量差別較大、資料不全、主要資料缺失等現(xiàn)象。

2 水利項(xiàng)目施工資料的概念

水利項(xiàng)目施工資料是施工者對(duì)于施工全過(guò)程信息記載的總和，包括施工者參與項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的所有信息。通俗的說(shuō)就是見(jiàn)到施工資料就能看到施工的全過(guò)程，簡(jiǎn)單的說(shuō)就是工程怎樣開(kāi)始、怎樣組織、怎樣實(shí)施，誰(shuí)檢查認(rèn)可驗(yàn)收的，工程是如何計(jì)量結(jié)算的、質(zhì)量狀況如何、結(jié)論是什么等等都應(yīng)在資料里全面反映，如果不能反映工程建設(shè)全貌就不是完整系統(tǒng)的資料，也就是說(shuō)資料是不合格的。

3 施工資料應(yīng)包括的內(nèi)容

3.1 開(kāi)工資料

顧名思義，開(kāi)工資料是工程正式施工前的信息總和，應(yīng)包括投標(biāo)情況、施工合同簽訂情況、進(jìn)場(chǎng)人員、設(shè)備材料，施工方組織設(shè)計(jì)、進(jìn)度計(jì)劃，開(kāi)工日期等情況以及監(jiān)理、業(yè)主的檢查審核情況，需要強(qiáng)調(diào)的是質(zhì)量安全保證體系的建立、檢查情況尤為重要，如技術(shù)安全交底、項(xiàng)目劃分、施工許可備案、圖紙會(huì)審等。它是施工單位的組織準(zhǔn)備、物質(zhì)準(zhǔn)備、技術(shù)準(zhǔn)備的信息記錄和監(jiān)理、業(yè)主單位的審核和審查記錄以及必要的法規(guī)要求的程序記錄等。

3.2 施工質(zhì)量控制資料

它是指從正式開(kāi)工到工程完工驗(yàn)收的質(zhì)量控制方面的信息總合。應(yīng)包括：施工記錄、自檢資料、質(zhì)量保證資料、質(zhì)量評(píng)定資料、中間驗(yàn)收評(píng)定資料以及施工過(guò)程中各種影像資料，尤其是隱蔽工程影像資料。應(yīng)按照中間驗(yàn)收或逐級(jí)評(píng)定要求的所有資料進(jìn)行歸檔。當(dāng)然也可按事前、事中、事后質(zhì)量控制資料進(jìn)行歸納整理。

3.3 進(jìn)度控制資料

它是指整個(gè)施工過(guò)程中進(jìn)度管理控制的所有資料總合。包括總進(jìn)度計(jì)劃，月、季度計(jì)劃報(bào)驗(yàn)審批情況，中間檢查修正情況，中間停復(fù)工情況等。

3.4 投資控制資料

對(duì)施工單位來(lái)說(shuō)需要?dú)w檔的主要是計(jì)量付款資料、變更簽證資料、索賠資料。包括業(yè)主、監(jiān)理、施工方三方共同認(rèn)可的工程量，付款資料即每次付款報(bào)審審批資料，認(rèn)可的變更、簽證資料以及施工單位的工程結(jié)算報(bào)審資料等。

3.5 合同管理資料

主要是合同在施工全過(guò)程中變化情況的信息總合。應(yīng)包括圖紙會(huì)審記錄涉及到的合同變化、各類(lèi)會(huì)議紀(jì)要和變更洽商記錄、補(bǔ)充協(xié)議、計(jì)日工、現(xiàn)場(chǎng)簽證、索賠記錄、最后的工程結(jié)算等。用一句話(huà)概括：凡涉及到合同變更的均要?dú)w納整理歸檔。

3.6 驗(yàn)收資料

包括中間各次驗(yàn)收、階段驗(yàn)收以及最終驗(yàn)收的所有材料總合。如各次驗(yàn)收鑒定書(shū)、施工管理工作總結(jié)、總竣工平面圖、竣工單體圖冊(cè)、完工工程量清單、竣工結(jié)算書(shū)等。其中施工管理工作總結(jié)要包括工程概況、工程特性、開(kāi)竣工日期、施工大事記、參與的主要人員情況、設(shè)備情況、試驗(yàn)資料的核查情況、投入情況、實(shí)際完成情況等。

3.7 重要的日常管理資料

是指施工單位項(xiàng)目部日常管理信息記錄的綜合需要?dú)w檔的部分。一般包括：施工日記、施工月報(bào)、材料進(jìn)場(chǎng)臺(tái)賬、試驗(yàn)檢驗(yàn)臺(tái)賬、設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)記錄、各類(lèi)試驗(yàn)檢驗(yàn)記錄，大型設(shè)備安拆檢驗(yàn)記錄，項(xiàng)目部檢查抽檢有關(guān)質(zhì)量、安全文明施工記錄等等。

4 施工資料歸檔應(yīng)注意的事項(xiàng)

除了按照《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》和《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T1182-2000）進(jìn)行歸納整理歸檔外。還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一是開(kāi)工前項(xiàng)目經(jīng)理或技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)充分與監(jiān)理和業(yè)主溝通明確項(xiàng)目劃分要求和資料歸檔要求，并明確各部門(mén)職責(zé)和設(shè)置專(zhuān)門(mén)的資料員，保證及時(shí)準(zhǔn)確、全面收集資料；二是項(xiàng)目部技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)項(xiàng)目資料整理歸檔的各類(lèi)資料預(yù)先進(jìn)行明確分類(lèi)和定位并負(fù)總責(zé)，以保證工作順利進(jìn)行；三是資料員要及時(shí)整理，發(fā)現(xiàn)不合格歸檔資料要及時(shí)改正，資料傳遞要有明確規(guī)定，收發(fā)借閱文件要有專(zhuān)門(mén)記錄，以保證簽章齊全、不丟失、不遺失；四是盡量對(duì)文字、影像、圖表等資料進(jìn)行電子文檔備份，方便使用和保存。