Word文檔的使用技巧

摘要:Word文檔的使用越來越受到人們的歡迎，把使用Word文檔時的技巧簡單的介紹一下。

關鍵詞:Word文檔;技巧;文件

中圖分類號:TP391.12

文獻標識碼:B

文章編號:1002-2422(2010)06-0108-02

1 一次保存多個文件

在Word文檔中一次保存多個文件的方法很簡單，只要在要保存文件時按下Shift鍵就可以了。原本的“保存”命令就會變成“全部保存”的命令了，此時按下Shift鍵相當于WPS2000中的“保存所有文件”的命令，即一次性將所有打開的文件進行存盤。

2 合并Word文件

在使用Word制作文檔時，經常要與別人合作，一般都是把伙伴的文件拷貝過來在打印，這雖然很簡單快捷，但不利于文件的管理。試著單擊“插入”菜單下的“文件”命令鍵，在彈出的窗口中選擇“Word文件”，再找到伙伴的文件，點擊“插入”鈕。伙伴的文件就已經輕松地管理了，而且圖片、表格、字體、字號、格式都一絲不差了。

3 更改文件默認存盤格式。

把Word文檔存為其它的格式固然很方便，只要單擊“文件”一“另存為”命令，然后在保存對話框中選擇欲保存的類型，再點擊“保存”鈕就行了。但是，每次這樣做未免有些麻煩。其實，只要單擊“工具”→“選項”打開設置窗口，點擊“保存”標簽，再“將Word文件保存”下拉框中的“Word文件(*.doc)”改為自己想要的格式。以后每次存盤時，Word就會自動將文件存為所預先設定好的格式了。

4 修復文件

有時會遇到突然停電而自己的文件沒有保存、文件找到卻無法打開的情況。其實在Word中設計了一個修復的程序，點擊“文件”→“打開”。在打開文件對話框中的文件類型下拉框中選擇“從任意文件中恢復文本”項(請將鼠標向下拖動，否則無法看到這個項目)，再點擊原先打不開的文件，耐心等待一會兒凡是能夠被恢復的文本都會出現在Word窗口中，這時候按一下存盤圖標，這樣就不怕丟失信息了。

5 WORD中的流程圖移動自如的竅門

在WORD中畫流程圖，不僅麻煩，而且排版時很難調整。在實踐中找到了一個竅門，可以解決這一問題。

(1)在PPT中畫好自己所需的流程圖。

(2)點擊“視圖”→“幻燈片瀏覽”，然后右鍵點擊你所需的那張幻燈片，選擇“復制”，在WORD中粘貼。

(3)在WORD中剛剛粘貼的地方按右鍵，選擇“設置對象格式”→“版式”→“浮于文字上方”。

這時，可以隨意拉大拉小流程圖，還可以隨意移動，對原來的word文檔絕對沒有任何影響。如果要更改流程圖的內容，只要雙擊即可。

6 快速改變文本字號

Word的字號下拉菜單中，中文字號為八號到初號，英文字號為5磅到72磅。但在一些特殊情況下，比如打印海報或宣傳墻報時常常要用到更大的字體，操作起來就有些麻煩了。其實，完全可以快速改變文本的字號:先在Word中選中相關漢字，然后用鼠標單擊一下工具欄上的字號下拉列表框，直接鍵入數值，即可快速改變字體大小。并且這個方法在Excel和WPS 2000/Office中同樣適用。

其它快速改變字號的方法:

(1)選中文字后，按下Curl+Shift+>鍵，以10磅為一級快速增大所選定文字字號，而按下Ctrl+Shih+<鍵，則以10磅為一級快速減少所選定文字字號。

(2)選中文字后，按Curl+]鍵逐磅增大所選文字，按Curl+[鍵逐磅縮小所選文字。

7 快速取消自動編號

(1)當Word為其自動加上編號時，只要按下Ctrl+Z鍵反悔操作，此時自動編號會消失，而且再次鍵入數字時，該功能就會被禁止了。

(2)選擇“工具”→“自動更正選項”命令，在打開的“自動更正”對話框中，單擊“鍵入時自動套用格式”選項卡，然后取消選擇“自動編號列表”復選框，最后單擊“確定”按鈕完成即可。

8 快速選擇字體

為了達到快速選擇字體的目的，可以將常用字體以按鈕形式放置在工具欄上。首先右擊Word工具欄，選擇“自定義”命令，打開“自定義”對話框。在“自定義”對話框中選擇“命令”選項卡，并移動光標條到類別欄中的“字體”項，看到平時經常使用的字體，把其拖到工具欄成為按鈕。以后要快速選擇字體，只要先選中文本，再按下工具欄上字體按鈕即可，省去了從字體下拉列表框中眾多字體中選擇的麻煩。

9 快速去除Word頁眉下橫線

快速去除Word頁眉下的那條橫線可以用下面的四種方法:一是可以將橫線顏色設置成“白色”;二是在進入頁眉和頁腳時，設置表格和邊框為“無”:第三種方法是進入頁眉編輯，然后選中段落標記并刪除;最后一種方法是將“樣式”圖標欄里面的“頁眉”換成“正文”就行了。

10 打造整齊的word公式

使用Word的公式編輯器創建公式后，如果感到其中的公式不整齊(特別是矩陣形式的公式)，那么可以通過下列方式進行微調:雙擊該公式使之進入編輯狀態，再選中需要調整的項。按下Ctrl鍵后，利用光標上下左右移動對該項進行微調，重復上述步驟，直到將公式位置調整到滿意為止。

11 快速精確調整表格寬度

在Word文檔中，繪制一表格，為了調整單元格寬度，可將鼠標移至單元格縫隙處按左鍵，當雙向光標出現時則可調節單元格寬度。但有時卻總是差那么一點點無法與其它單元格對齊，這時可同時按下右鍵，則可方便的進行精確的調整啦。(記住位置對好后，應先松鼠標左鍵，再松右鍵)。當然也可按下Alt+鼠標左鍵進行精確調整，不過也應先松鼠標左鍵，再松Alt鍵。

12 改變文本框的形狀

可以插入一個自選圖形，右鍵單擊選擇“添加文字”，則此時這個自選圖形就像一個文本框一樣，不僅可以輸入文字，還可以和其它文本框連接。

13 禁止word中圖形隨段落移動

選中文檔中需要禁止移動的圖片，用鼠標右鍵單擊打開快捷菜單，選擇“設置圖片格式”命令，再單擊“版式”選項卡中的“高級”按鈕，打開“高級版式”對話框中的“圖片位置”選項卡。將其中的“對象隨文字移動”選項前的勾去掉。單擊“確定”即可。

14 三種好學有用的Excel函數應用

(1)隨機編排考號。學校在組織考試時，常需要將學號(報名號)順序打亂，并隨機編排考號，使用隨機函數(RAND)即可實現。方法:先在B列和C列輸入學號及考生姓名，然后再在D2單元格內輸入公式“=rand()”并向下填充，這樣在D列的每個單元格就產生了一個0～1之間的隨機數;然后將光標放入D列，點擊工具欄上的“升序排列”按鈕或“降序排列”按鈕，都將重新隨機排列一次;最后在A2單元格輸入第一個考號，并按序列向下填充，再將D列刪除或數據清空即可。

(2)消除計算誤差。在用Excel為學校編制工資表時，在E3單元格中輸入公式“=(c3+D3)*3%”并向下填充。則在E7中的合計結果“125.04”卻與實際結果“125.05”不符，究其原因，原來是單元格中的顯示值與存放值不一致造成的。例如E4單元格顯示的值是“32.06”，而實際存放的值是“32.55”，計算時采用的是存放值而非顯示值，所以造成計算誤差。要解決上面的問題，只要利用四舍五入函數(ROUND)將E3單元格中的公式改成“=round(C3+D3)*3%，2)”并向下填充即可。

(3)為考試成績排名。在統計學生成績時，一般要對總分進行排名，只要利用排序函數(RANK)在G2單元格輸入公式“=rank(F2，$F$2:$F$6，0)”即可。

15 接受公式標志，簡化公式輸入

常見的公式都是“C2=A2+B2”等模式，一般人看了不能立即理解，能否把公式寫成“合計=工資+資金”。方法:把表格的第一行設置成字段名稱，然后在“工具/選項/重新計算”中選定“接受公式標志”，輸入上述公式即可。

16 字體大小任調

逐漸縮放:選中要調整的文字后，按下“Ctrl+]”可逐漸放大文字，而按下“Ctrl+[”可逐漸縮小文字;快速縮放:選中要調整的文字后，按下“Ctrl+Shift+>”可快速放大文字，而按下“Ctrl+Shift+<”可快速縮小文字;任意縮放:選中要調整的文字后，在字號欄內直接輸入文字大小即可。

17 復制Word格式又一法

復制文字和段落的格式都可以使用格式刷，但當段落較大時，這種方法就不太方便。還有一種方法:選中源段落，按Ctrl+Shift+C復制格式，然后選擇目標段落，按Ctrl+Shift+V粘貼格式。

18 大文檔的頁碼編排

在使用Word制作一個綜合性的大文檔時，經常會遇到頁碼編排問題。若文件有封面、目錄、正文時，如何使封面沒有頁碼，目錄和正文又各有獨立的頁碼。只要在封面、目錄和正文之間插入分節符后再插入頁碼即可，方法是:“插入/分隔符/分節符/下一頁”，不同的節可以有不同的頁碼編排。

19 結束語

Word文檔的技巧是會經常使用到的，一定要熟練掌握Word文檔的使用方法。

參考文獻

[1]曲吉祥.word文檔.北京:中國水利水電出版社，2001-02.

[2]周志軍.電腦大全.北京:中國水利水電出版社，2001-02.