考務(wù)工作量快速統(tǒng)計(jì)中的Excel數(shù)據(jù)應(yīng)用

摘要：考務(wù)工作量的統(tǒng)計(jì)是整個(gè)監(jiān)考工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，筆者通過具體的考試安排案例，闡釋剖析一下如何利用Excel序、透視。分列、潤(rùn)色等數(shù)據(jù)功能。夏經(jīng)濟(jì)地統(tǒng)計(jì)出監(jiān)考工作量。

關(guān)鍵詞：工作量 統(tǒng)計(jì) 應(yīng)用

中圖分類號(hào)：TP391 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1002-2422(2010)02-0070-02

考務(wù)工作量統(tǒng)計(jì)是整個(gè)監(jiān)考工作環(huán)節(jié)中的最后一環(huán)，也是最最重要的一環(huán)。準(zhǔn)確與否直接關(guān)系到整個(gè)考試工作的成敗與否，而且關(guān)系到所有監(jiān)考人員的工作價(jià)值問題。通過一次具體的考試安排案例，闡釋剖析一下如何利用Excel數(shù)據(jù)應(yīng)用更經(jīng)濟(jì)地統(tǒng)計(jì)出監(jiān)考工作量。

1 制作源表

源表是原始考試數(shù)據(jù)的集合(源數(shù)據(jù))，是考試的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。一般可由考試系統(tǒng)直接導(dǎo)出，或者由Excel導(dǎo)入其它，類型的文件(文本型數(shù)據(jù)txt，或Access文件，mdb等)，本例詳見表1。

1，1統(tǒng)一格式

既然源數(shù)據(jù)相當(dāng)重要，所以對(duì)于源數(shù)據(jù)中各個(gè)數(shù)據(jù)的具體格式也有相當(dāng)高的要求。為便于后期數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)處理，一般對(duì)所有源數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)規(guī)整處理。

通常有三種手段進(jìn)行處理以下幾類常見問題：

(1)函數(shù)法：利用Excel現(xiàn)有內(nèi)置函數(shù)進(jìn)行去空格、全半角統(tǒng)一、大小寫統(tǒng)一等處理。

本例：去空格處理“=SUBSTITUTE(A1，“”，“”)

(2)強(qiáng)制轉(zhuǎn)換法：主要利用算術(shù)的四則運(yùn)算與特殊的數(shù)值進(jìn)行運(yùn)算，以實(shí)現(xiàn)文本型與數(shù)據(jù)型數(shù)據(jù)間的相互轉(zhuǎn)換。

(3)單元格格式轉(zhuǎn)換法：數(shù)值、文本型數(shù)據(jù)設(shè)置以及日期型數(shù)據(jù)相互轉(zhuǎn)換等。

1，2添加限制性條件

所謂添加，實(shí)際是源數(shù)據(jù)中缺少相關(guān)字段信息，利用函數(shù)進(jìn)行跨表查找到有用信息，鏈接到源數(shù)據(jù)表中，成為具有限制性意義的“前綴”修飾。常用的鏈接方式有VLOOKUP函數(shù)、MATCH函數(shù)等。

本例1：=INDEX(0：0，MATCH(C2，P：P，0))

本例2：=VLOOKUP(D2，Q：R，2，0)

值得注意的是在使用VLOOKUP函數(shù)時(shí)需將查詢數(shù)據(jù)列設(shè)為查詢區(qū)域最左列，否則查詢失敗。

1，3合成新字段

所謂合成，其實(shí)是在原有字段的基礎(chǔ)上利用簡(jiǎn)單的函數(shù)或公式進(jìn)行人為組合，形成新的字段。這點(diǎn)在操作時(shí)需要特別注意在組合新字段時(shí)添加必要的分隔符號(hào)(空格、逗號(hào)等)為以后的分列操作打下伏筆。

本例：生成一新字段“監(jiān)考教師系部，監(jiān)考1，考試時(shí)間，考試科目，考場(chǎng)”，公式=H1＆，＆11＆，＆c1＆，F(xiàn)1，Q1。同樣使用CONCATENATE函數(shù)也可以實(shí)現(xiàn)此功能。

2 排序

根據(jù)主次順序需要設(shè)置好首要關(guān)鍵字、次要關(guān)鍵字、第三關(guān)鍵字進(jìn)行必要的排序設(shè)置。若需要排序的字段數(shù)N>3個(gè)，則必須進(jìn)行多次排序。排序次數(shù)為int(n/3)+mod(N，3)。優(yōu)先級(jí)為先次后主。

3 透視

對(duì)新字段“監(jiān)考教師系部，監(jiān)考1，監(jiān)考2，考試時(shí)間，考試科目，考場(chǎng)”進(jìn)行數(shù)據(jù)透視。數(shù)據(jù)一數(shù)據(jù)透視圖(表)，得到表2的結(jié)果。

4 分列

選擇表2，A列的有效區(qū)域，復(fù)制出來，在新區(qū)域中選擇性粘貼。然后將去公式化的數(shù)據(jù)進(jìn)行分列。數(shù)據(jù)一分列一選定分隔符號(hào)一完成。

5 潤(rùn)色

5，1去公式化

凡帶有公式的單元格應(yīng)用或進(jìn)行復(fù)制操作時(shí)會(huì)有數(shù)據(jù)鏈接錯(cuò)誤的情況發(fā)生。為避免此類情況的出現(xiàn)，一般都采用選擇性粘貼進(jìn)行去公式化處理。

5，2單元格式化

上一步操作后，所有單元格格式均已被去除，整個(gè)報(bào)表的美觀度大受影響，因此在報(bào)表完成后進(jìn)行單元格格式化操作也是“靚化”報(bào)表的必要的一步。

5，3保密性設(shè)置

有些重要的數(shù)據(jù)、公式或源代碼是需要保密的，或需分權(quán)限進(jìn)行查看的。因此報(bào)表還得根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置。

6 結(jié)束語

通常所有的工作量手工計(jì)算都包含了以上步驟1至5，而有時(shí)根據(jù)不同的要求會(huì)將步驟3、步驟4重點(diǎn)進(jìn)行循環(huán)往復(fù)操作(見圖1)，以期已達(dá)成最終的報(bào)表要求。