Excel在小型企業(yè)銷售中的管理應(yīng)用

摘要；本文利用Excel強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，為小型企業(yè)的管理人員進(jìn)行銷售數(shù)據(jù)管理提供方便之道，使得輕松掌握企業(yè)銷售情況，并及時調(diào)整銷售模式，從而達(dá)到提高銷售量的目的。

關(guān)鍵詞：Excel 銷售管理 查詢 分析

中圖分類號：TP3-4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1002-2422(2010)02-0071-03

1 數(shù)據(jù)管理、建立數(shù)據(jù)資料

任何銷售都必須有數(shù)據(jù)，因此數(shù)據(jù)資料的建立是管理的第一步。如圖1所示，根據(jù)該企業(yè)產(chǎn)品的性質(zhì)建立以下字段。其中條碼是唯一區(qū)分各產(chǎn)品不同的關(guān)鍵字段，類別表明了產(chǎn)品所位于的大塊，便于以后查詢，狀態(tài)是查詢產(chǎn)品的出入庫情況，金額能夠自動進(jìn)行計算。

1，1數(shù)據(jù)有效性設(shè)置

在用Excel錄入表格數(shù)據(jù)時，常常會遇到某列數(shù)據(jù)的值只在幾個固定值中選擇一個的情況，比如：人的性別列只可能錄入男或女，對學(xué)歷對只可能錄入高中、大專、本科、研究生之一等。遇到這類數(shù)據(jù)，如果手工錄入，效率既低又容易出錯，最好的解決辦法是提供一個下拉列表框供選擇其中的值。在本例數(shù)據(jù)表中進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時，因為數(shù)據(jù)涉及到出入庫的判定，即要選定是入庫還是出庫。可以使用“數(shù)據(jù)一有效性”來進(jìn)行處理。比如選定J列，選擇菜單“數(shù)據(jù)一有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，單擊“設(shè)置”選項卡的“允許”下拉箭頭，在彈出的菜單中選擇“序列”項，然后在“來源”框中輸入“入庫，出庫”，注意其中的逗號是在英文狀態(tài)下輸入的。單擊“確定”即可。同樣因為單價入庫和出庫價格各不一樣，使用同樣的方法可以設(shè)置不同的價格。

1，2限定條碼的長度

由于條碼是國際通用的長度，即為13位。因此可以設(shè)置當(dāng)條碼輸入超過或低于13位均報錯。同樣也可以通過設(shè)置數(shù)據(jù)有限性來達(dá)到這個要求。

1，3金額的自動計算

金額等于單價乘數(shù)量，例如圖1單元格中H4=F4*G4。并利用公式的自動填充，拖動公式往下復(fù)制。

2 數(shù)據(jù)的查詢

管理者們可通過查詢產(chǎn)品的銷售情況得到正確的信息。

2，1篩選

通過“篩選”可以只顯示滿足指定條件的數(shù)據(jù)庫記錄，不滿足條件的數(shù)據(jù)庫記錄則暫時隱藏起來，這樣便于管理者查看所需要的數(shù)據(jù)信息。

可以按數(shù)據(jù)表中的任何一個字段名進(jìn)行篩選，比如按類別、日期、狀態(tài)等。本例中是按狀態(tài)進(jìn)行所有的出庫查詢。單擊“數(shù)據(jù)”－“篩選”－“自動篩選”選項，此時在各字段名的右下角顯示一個下拉控制箭頭。單擊下拉列表還有3個選項，即全部、前10個、自定義。當(dāng)然還可以進(jìn)行高級篩選將結(jié)果篩選到另外的區(qū)域。如需要取消篩選，則選“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令，在“篩選”命令中選擇“自動篩選”選項，此時“自動篩選”旁的勾號消失，結(jié)束自動篩選，數(shù)據(jù)庫恢復(fù)原樣。

2，2數(shù)據(jù)透視表

數(shù)據(jù)透視表是一個功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)匯總工具，用來將數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)信息進(jìn)行匯總。它是一種動態(tài)的、二維的表格。在數(shù)據(jù)透視表中，建立了行列交叉列表，并可以通過行列轉(zhuǎn)換以查看源數(shù)據(jù)的不同統(tǒng)計結(jié)果。

具體方法：選中數(shù)據(jù)清單中的任一單元格，然后單擊“數(shù)據(jù)”－“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”，打開“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)В?步驟1”對話框，選用默認(rèn)選項，單擊“下一步”，打開“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)В?步驟2”對話框，在“選定區(qū)域”框中，已經(jīng)自動選定工作表的數(shù)據(jù)區(qū)域。單擊“下一步”，打開“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)В?步驟3”對話框，選用默認(rèn)選項：“現(xiàn)有工作表”。單擊“完成”后，一張新工作表－“數(shù)據(jù)透視表工作界面”即出現(xiàn)在當(dāng)前工作的右側(cè)。然后進(jìn)行合理布局，將字段拖放到合適的位置。如本例設(shè)置可以按照品名、日期、狀態(tài)、類別等進(jìn)行多項靈活查詢。如圖2所示。

3 數(shù)據(jù)分析

在企業(yè)銷售過程中，通過收集整理、查詢維護(hù)、統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)，可以得出新的有價值的信息，可作為管理者們決策的依據(jù)。因此數(shù)據(jù)分析在管理過程中也是極為重要。介紹兩種方式來對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。

3，1分類匯總

對于管理人員而言，同樣需要能夠快速地統(tǒng)計、并分析后得到某種產(chǎn)品的銷售情況，每月甚至每日大量的數(shù)據(jù)單純靠人工去統(tǒng)計后再分析，那需要大量的時間和精力。利用Excel中的分類匯總就能夠很好的解決這個問題。分類匯總能夠按某個字段對表格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總，并自動得出匯總的結(jié)果。在操作時一定要注意分類匯總總是建立在排序的基礎(chǔ)上的，并且排序的關(guān)鍵字依照要匯總的項中的字段作為關(guān)鍵字來排序。本例中是按“類別”匯總，經(jīng)過設(shè)置可以輕松查看各類別產(chǎn)品的銷售情況。那么在進(jìn)行前先按“類別”為關(guān)鍵字進(jìn)行排序。然后再進(jìn)行匯總，匯總方法如下單擊“數(shù)據(jù)”－“分類匯總”－選擇“分類字段”－選擇進(jìn)行匯總的方式－選定要匯總的項－點擊“確定”按鈕。另外還可以進(jìn)行嵌套的分類匯總。

3，2生成圖表分析

圖表是Excel工作表數(shù)據(jù)的圖形表示。圖形，往往能夠更能形象地表現(xiàn)出數(shù)據(jù)間的相互關(guān)系，增強(qiáng)數(shù)據(jù)表的直觀性和可讀性。將工作表中的數(shù)據(jù)經(jīng)過分析、運(yùn)算、統(tǒng)計后可生成圖表。比如見圖3要查看產(chǎn)品2010年3月的銷售情況，圖表則能夠很清晰地看出哪種產(chǎn)品在當(dāng)月銷售量最大。另外還可以利用折線圖來查看某種產(chǎn)品在一段時間的走勢情況，以便于通過比較分析數(shù)據(jù)，并及時作出正確的決策。

4 結(jié)束語

用Excel制作的電子表格，管理人員只需要輸入基本的數(shù)據(jù)，然后按照介紹的方法來對數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、分析、統(tǒng)計，就能夠輕松的掌握企業(yè)銷售情況，并及時調(diào)整銷售模式，從而達(dá)到提高銷售量的目的。