許昌縣檔案館會計檔案寄存的實踐與思考

1 背景

為加強對全縣財政支出的監管，堵塞財務支出漏洞，許昌縣于2001年10月起實行會計委派制度，各財務獨立核算單位每月集中到會計核算中心進行財務收支核算，形成的會計檔案集中由會計核算中心整理保管。因所有會計檔案處于分散管理狀態，加之各項制度不健全，在調閱利用過程中，涂改原始數據、抽調原始憑證的現象時有發生。為規范管理，2005年9月，經縣政府協調，縣會計局與縣檔案局簽署了會計檔案寄存協議，由縣檔案館負責對會計核算中心形成的會計檔案實行集中統一管理和提供利用。

2 寄存情況

縣會計局撥出專款為檔案館購置了密集架，檔案館騰出一個專門庫房。2005年10月，會計核算中心首批110多個單位的會計檔案4356卷冊正式“搬家”到縣檔案館。截至2009年底，縣檔案館共寄存會計核算中心移交的200個集中核算單位2001年至2008年的會計檔案17000卷冊;5年來，共為全縣各部門提供會計檔案利用1200人次，15000卷次。

2.1 整理

2.1.1 會計檔案的移交。根據縣會計局和檔案局簽訂的寄存協議，會計檔案的前期裝訂、整理工作由會計核算中心依據《會計檔案管理辦法》，在會計年度終了并保管一年后向檔案館移交。移交時，由會計局分核算單位統一裝箱、加封，運送到檔案館，然后，由會計局、會計核算中心、檔案館三方有關人員共同啟封開箱，逐件核對驗收。核對無誤后，三方簽字蓋章。

2.1.2 管理單位的確定、編號。對于寄存的會計檔案來說，無法按全宗來進行管理，在實踐中，我們采取了在建立寄存會計檔案專庫的基礎上，設立臨時管理單位的辦法加以解決。即，以會計核算單位為一個臨時管理單位，分別賦予一個臨時編號。臨時編號的原則是:會計核算單位在檔案館有全宗號的，沿用原有的號。新成立的一級機構，按設置原則，賦予一個新的全宗號，沒有全宗號的二級機構排在其主管單位后，其臨時編號為主管單位全宗號+固定的順序號。

2.1.3 區分專賬核算單位、分類、加蓋檔號章。首先，對已接收的會計檔案進行再次核對，區分核算單位內專賬核算單位，確保每個會計核算單位內專賬核算單位檔案的齊全完整。其次，對每個會計核算單位內的檔案按年度——類型分類，分為會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他等四大類。最后，在每冊會計檔案封面的右上角加蓋檔號章，按要求填寫內容。

2.1.4 案卷排列、卷號的編制與填寫。考慮到會計檔案的特殊性，采取了重新編制卷號的方法。即每個單位內按類別分開排列，從寄存的最早一年起，自“1”開始分別編一個流水號，一個自然冊為一個卷號。一個單位內有幾個專賬核算單位的，不再單獨排列編號。每年，在局機關后按固定順序排列續編流水號。卷號編制完畢核對無誤后，填寫在檔號章框內。

2.1.5 檔案的排架。整體上，寄存會計檔案按會計核算單位臨時編號+年度+類別順序排放。會計核算單位內，由于賬表與憑證規格不一，各單位賬表集中排放在前，憑證在后，每單位后面預留空格，方便接收。

2.2 管理

2.2.1 建立健全了各項管理制度。以縣政府辦名義下發了《關于進一步加強會計檔案管理工作的通知》，對會計檔案的立卷歸檔、保管、統計、利用、安全和保密制度做出了具體規定，嚴防寄存會計檔案的損毀、散失和泄密。

2.2.2 嚴格手續，安全利用。設置了專門的會計檔案查閱室并提供了便利的辦公條件。需要查閱會計檔案的單位，需首先到縣會計局進行資格審查，然后，持其開具的介紹信來查閱。嚴禁隨意借出會計檔案，調閱時間一般為7天，確需延長的，辦理續調閱手續。

2.2.3 實施查閱全程監控措施。查閱時，須有工作人員在場，復印在館內進行，并登記檢查。

3 思考

3.1 寄存會計檔案的所有權問題。有人認為，應歸屬檔案的形成者即會計局，但會計局也屬各單位委托代管會計工作;有人認為，應歸屬各單位，但會計檔案內的記賬憑證、賬簿、報表等又是由會計核算中心形成的。

3.2 寄存會計檔案的鑒定銷毀問題。在寄存期、保管期滿后，這部分檔案如何處置，是退給會計局還是各單位，或由會計局與檔案局共同鑒定銷毀?

3.3 寄存會計檔案收費問題。目前，對寄存檔案收費沒有統一標準，如云南省檔案局按卷宗厚度收取;武漢市蔡甸區檔案局會計檔案按每年150元/米，或2元/卷來收取;陜西省略陽縣檔案館按均價每卷5元/年。而我們縣沒制定具體的收費辦法，暫由雙方領導協商，每年交付一定的費用。我們認為，寄存檔案的收費標準應該由國家檔案局、國家物價主管部門共同核定一個參考標準，合理合法地收取。