基層檔案移交工作中的幾個問題

根據國家規定，機關團體的檔案必須按照規定時間辦理移交手續。檔案工作人員崗位變化時，必須在辦完移交手續后，方可辦理調離手續。但在實際工作中，尤其是在一些基層單位，檔案移交工作不夠規范。其中，有幾個問題較為突出。

一是檔案交接手續不按規章制度辦理。按工作性質和崗位職責要求，檔案人員交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作。但在一些基層單位內部文件移交時，不按檔案移交制度辦事，尤其是上級單位的下發文到了本單位后，該登記的不登記，該歸檔的不歸檔，致使一些文件丟失或存放在個人手中。有的科室形成的對本單位有建設性或具有保存價值的文字材料，檔案人員不了解，科室人員缺乏歸檔意識，不主動向檔案室移交，造成漏檔現象。有的檔案人員離崗或調動工作時，手續不按程序辦理，出現了檔案交接時，“只交一串鑰匙”的現象。

二是檔案員崗位責任心不強。一些基層單位的檔案員對交接工作不夠重視，需定期向檔案局或檔案館移交的檔案，未能按時移交;崗位變動時，新老檔案人員交接手續尚未辦妥，老檔案員就離了崗，以致出現問題時責任不明、界限不清，從而使檔案工作前后脫節;單位內部移交時，有的科室或個別人員將有些文件據為己有，不按時移交檔案室，影響了檔案立卷的數量和質量，給查閱利用造成不必要的麻煩。

三是檔案員崗位調動較為頻繁。新的檔案員有的未經過業務培訓，有的對本機關、本部門業務工作不熟悉，致使部分文件漏收或立出的案卷質量較差，給今后的查找利用帶來困難。

四是領導對檔案監交工作不重視。有些基層單位的領導認為，檔案交接只是檔案員之間的事情，對新老檔案員交接工作很少過問，使得監交工作流于形式。

要改變以上現狀，做好基層檔案移交工作，應做好以下幾個方面的工作:

一是檔案歸檔必須規范化、制度化。要確保檔案資料的系統性、完整性，必須制定出符合本單位實際的檔案移交制度。制度相對來說是完備的，但制度健全不等于制度落實，這也是工作中的一大難點。因此，必須反復強調，多次督促，才能保證歸檔文件的完整無缺。檔案工作人員調離工作時，必須在辦理完移交手續后，方可離崗辦理調離手續。對本單位檔案的收進、移出、利用、銷毀情況要認真登記，為統計和移交工作作好準備。移交登記要本著實事求是的原則，既要有綜合性的報表，又要有詳細的明細表，做到賬物相符、賬表相符。

二是強化檔案人員的崗位職責。檔案員要遵守黨和國家的保密制度，維護黨和國家機密的安全;努力鉆研業務，不斷提高業務管理技能，做好各職能部門日常檔案管理的指導、監督工作;編制必要的查找工具和參考資料，努力做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用和銷毀工作，做好信息咨詢，積極提供檔案為單位各項工作服務，并掌握利用效果。

三是保證檔案員隊伍的穩定性和移交程序的完整性，確保檔案工作連續不斷有序地進行。檔案管理人員對待工作要有無私奉獻的精神，要具備較強的責任意識，堅持高標準、嚴要求。同時，也要有較高的服務意識和保密意識。檔案的收集、整理、歸檔及貫徹落實制度、規范工作程序、履行業務職能等諸多環節的順利進行，與檔案員履行業務職責的能力息息相關。檔案員一定要具有相應的專業化的知識和能力，從而適應現代檔案管理工作的需要。對不認真履行職責、不安心本職工作的檔案員必須調離崗位。

四是檔案工作為辦公室業務工作的重要組成部分，領導重視是檔案移交工作中的重要環節。檔案管理水平是辦公室綜合管理水平的體現，也是領導者素質水平的體現。不僅需要領導者認識到檔案工作的重要性，更重要的是要指導到位、領導到位。新老檔案員交接時，必須安排專人負責監交。一般檔案人員交接時，可由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門派人監交。交接雙方在監交人員的監督下，認真做好交接工作，要做到手續齊全，賬物相符，并在交接文據上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名、職務及移交清單等。