河南普通本科院校檔案網(wǎng)站一級(jí)類(lèi)目設(shè)置調(diào)研

1 調(diào)研現(xiàn)狀

1.1 檔案網(wǎng)站建設(shè)情況。高校檔案網(wǎng)站數(shù)量少，31所高校中，只有7所建立了檔案網(wǎng)站。高校對(duì)檔案部門(mén)的重視程度不夠，檔案部門(mén)提供的信息量也隨之遞減。31所高校中，屬獨(dú)立單位并建有檔案網(wǎng)站的有7個(gè)，占22.5%;下屬在其他部門(mén)、沒(méi)有網(wǎng)站、借助所屬部門(mén)網(wǎng)站提供一些信息的，為18個(gè)，占總數(shù)的58%;找不到檔案科室，沒(méi)有檔案信息的有6所，占19.4%。

1.2 一級(jí)類(lèi)目位置設(shè)置情況。“一級(jí)類(lèi)目”是傳統(tǒng)檔案館資源的集中體現(xiàn)，快捷地引導(dǎo)用戶(hù)獲取檔案信息。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，利用率最高的“檢索利用”和“服務(wù)”性類(lèi)目，位置安排不醒目，大部分網(wǎng)站把領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、榮譽(yù)等宣傳類(lèi)信息放到了主要位置，有的還把二級(jí)類(lèi)目的內(nèi)容擺到了搶眼的地方，影響用戶(hù)的檢索利用。

1.3 一級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)設(shè)置情況。一級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)繁雜多樣，沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，介紹檔案館的一級(jí)類(lèi)目只有本館簡(jiǎn)介、本館介紹、部門(mén)簡(jiǎn)介、本館概況四種;類(lèi)目名稱(chēng)與內(nèi)容不符。“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”，包含有服務(wù)指南和館藏信息內(nèi)容;一級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)概念模糊，出現(xiàn)名稱(chēng)相同、內(nèi)容不同的現(xiàn)象;“聯(lián)系我們”，一般應(yīng)提供郵箱、電話(huà)等，有些卻只是工作流程和聯(lián)絡(luò)圖等。同一個(gè)網(wǎng)站一級(jí)類(lèi)目相似，一級(jí)、二級(jí)類(lèi)目錯(cuò)位。

1.4 一級(jí)類(lèi)目的數(shù)量設(shè)置情況。一級(jí)類(lèi)目數(shù)量設(shè)置各自為政，數(shù)目不統(tǒng)一，最多與最少的類(lèi)目相差10個(gè)，有的網(wǎng)站類(lèi)目數(shù)量多但利用價(jià)值不大。“打不開(kāi)、無(wú)信息或在建設(shè)中”的類(lèi)目占總數(shù)的13.9%，浪費(fèi)了網(wǎng)站的空間與資源。“部門(mén)職能信息”“工作信息”等一級(jí)類(lèi)目數(shù)量較多，學(xué)術(shù)研究和編研成果信息太少;“庫(kù)藏檔案信息”數(shù)量與本館簡(jiǎn)介的數(shù)目不符;“特色”類(lèi)目缺乏;電子文件的一級(jí)類(lèi)目鮮見(jiàn);“檢索利用功能”、“網(wǎng)上辦公”等類(lèi)目，“空叫”現(xiàn)象嚴(yán)重。

2 合理化建議

2.1 加快檔案管理機(jī)制的改變。高校應(yīng)高度重視檔案管理工作，實(shí)行學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，部門(mén)分級(jí)管理的機(jī)制，使檔案部門(mén)同其他獨(dú)立部門(mén)一樣，有同等的地位與權(quán)利。建立自己的網(wǎng)站，消除原有網(wǎng)站的平臺(tái)瓶頸，自主增加服務(wù)利用類(lèi)目和網(wǎng)站信息容量，使網(wǎng)站內(nèi)容、功能和設(shè)計(jì)得到進(jìn)一步的提升。

2.2 一級(jí)類(lèi)目名稱(chēng)的設(shè)置與組織。要設(shè)身處地為不同層面的用戶(hù)著想，詳細(xì)調(diào)查他們的信息需求和信息獲取的環(huán)境，根據(jù)不同的特點(diǎn)進(jìn)行定位。名稱(chēng)應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確并做到高度概括，盡量使用術(shù)語(yǔ)和通用詞語(yǔ)，方便用戶(hù);在組織資源時(shí)，分用戶(hù)類(lèi)型進(jìn)行;在組織過(guò)程中，可以借鑒《中國(guó)圖書(shū)分類(lèi)法》的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 一級(jí)類(lèi)目位置的安排。要分清主次，堅(jiān)持“用戶(hù)實(shí)用性”的原則，讓一級(jí)類(lèi)目的名稱(chēng)和內(nèi)容占據(jù)主頁(yè)的顯著位置，把用戶(hù)最關(guān)注的一級(jí)類(lèi)目，放在搶眼的地方，便于用戶(hù)快速進(jìn)入界面。

2.4 一級(jí)類(lèi)目數(shù)量的設(shè)置。應(yīng)堅(jiān)持“全面、節(jié)約和利用相結(jié)合”的原則，既全面反映檔案館的內(nèi)容和功能，又要考慮用戶(hù)利用的實(shí)效性，提供有價(jià)值的信息。

2.5 一級(jí)類(lèi)目層次的安排。把利用率最高的類(lèi)目設(shè)置為一級(jí)類(lèi)目，并使類(lèi)目層次分明、內(nèi)容互不交叉，達(dá)到名稱(chēng)與內(nèi)容的準(zhǔn)確性和一致性。在設(shè)置時(shí)，可以把《聚類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)》、《中國(guó)檔案分類(lèi)法》作為參考和依據(jù)。

2.6 消除一級(jí)類(lèi)目的“空叫”現(xiàn)象。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案館物質(zhì)信息的整合與組織，使信息內(nèi)容與類(lèi)目名稱(chēng)相對(duì)應(yīng)，提高檔案的利用度;要加強(qiáng)網(wǎng)站類(lèi)目的管理，使用戶(hù)檢索利用時(shí)獲得準(zhǔn)確信息，消除“空叫”現(xiàn)象。

2.7 凸顯特色的一級(jí)類(lèi)目。應(yīng)發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，彰顯高校檔案的魅力。設(shè)置高校自身特色的一級(jí)類(lèi)目，豐富編研、學(xué)術(shù)研究類(lèi)目的內(nèi)容，使高校檔案在產(chǎn)、學(xué)、研過(guò)程中發(fā)揮更好的作用。

2.8 一級(jí)類(lèi)目人性化的設(shè)置。類(lèi)目的設(shè)置應(yīng)“以人為本”，可在一級(jí)類(lèi)目下設(shè)置“導(dǎo)航說(shuō)明”，把“公共服務(wù)”性類(lèi)目，在每個(gè)利用窗口中體現(xiàn);設(shè)置“一級(jí)類(lèi)目”下拉標(biāo)志，節(jié)約利用者的時(shí)間。

2.9 突出電子文件類(lèi)目的設(shè)置。高校電子檔案的管理已成為高校檔案部門(mén)急需解決的問(wèn)題，檔案網(wǎng)站是電子文件管理的必經(jīng)支點(diǎn)、利用的最佳途徑，一級(jí)類(lèi)目中應(yīng)有電子文件類(lèi)目的設(shè)置，方便用戶(hù)利用。

總之，網(wǎng)站一級(jí)類(lèi)目設(shè)置的合理與科學(xué)，決定著網(wǎng)站的利用率和生命力，要堅(jiān)持“資源建設(shè)優(yōu)先”的原則，充分利用館藏信息資源的優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮網(wǎng)站支點(diǎn)的作用，把檔案網(wǎng)站建成宣傳窗口、利用平臺(tái)、管理中心，使人們?cè)跈n案網(wǎng)絡(luò)利用與服務(wù)中，得到最大的滿(mǎn)足。