許昌市檢察機關檔案工作現狀調查分析

1 調查目的

1.1 了解全市檢察系統檔案工作基本情況。

1.2 為制定許昌市檢察系統“十二五”發展規劃提供翔實的基本情況和基礎數字。

2 調查的基本情況

2010年5月1日至5月30日，通過書面調查問卷和電話查證形式，對市院及6個基層院進行了調查。截至2010年5月31日，調查問卷回收率100%。

3 調查結果及分析

3.1 檔案機構情況。全市兩級院檔案室全部明確為內設機構，隸屬辦公室管理，建立了檔案工作領導小組，確定了檔案室負責人，負責日常工作，職級待遇與其他檢察人員的待遇保持平衡。但檔案室負責人只有市院為專職，其余縣級院均為兼職，從長遠來看，是不利于檔案室業務發展的。

3.2 檔案員基本情況。調查顯示，許昌市檢察系統檔案室共有7名專職檔案員，從性別比例上來看，6名為女性，占全部檔案員人數的85.7%，1名為男性，占全部檔案員人數的14.3%。從年齡結構上來看，年齡40歲以上的2名，占全部檔案員人數的28.6%，30至40歲之間的3名，占全部檔案員人數的42.8%，30歲以下(含30歲)的2名，占全部檔案員人數的28.6%，年齡結構基本符合檔案工作要求。從從事檔案工作的時間上來看，3年以下的4名，占全部檔案員人數的57.1%，4～10年的3名，占全部檔案員人數的42.9%，由檔齡時間和電話求證來看，檔案員變動較為頻繁，穩定性較差。從學歷和專業來看，7名檔案員全部為大學本科，其中，法律專業6名，計算機專業1名，文化程度較高，但檔案管理專業知識不足，有待進一步加強。

3.3 庫房及辦公用房情況。全市兩級院檔案室全部實現了庫房、查閱房、檔案員辦公用房三室分開，庫房面積基本能滿足眼前檔案工作的發展需要。但從電話求證反映的情況看，全市兩級院檔案室庫房面積已呈現明顯的不足，雖然多數院都購置了檔案密集架來緩解檔案存放的壓力，其庫容仍基本趨于飽和狀態，庫房面積有待進一步增大。

3.4 檔案保管情況。許昌市檢察系統檔案室室藏檔案總量已達98286卷。全市兩級院室藏檔案總量均已初具規模，室藏檔案最多的魏都區院達2萬多卷，最少的市院也有近萬卷。在室藏檔案類別中，訴訟檔案達67319卷，占室藏檔案總數的68%，文書檔案25829卷，占室藏檔案總數的26%，突出了訴訟檔案、文書檔案在室藏檔案的主體地位;照片檔案、音像檔案分別占室藏檔案總數的2%、0.9%，符合室藏檔案結構要求;電子檔案占室藏檔案總數的0.3%，雖然所占室藏檔案比例不大，但也正說明了電子檔案正處于起步階段，有待進一步規范和加強。

3.5 設備配備情況。全市兩級院共為檔案室配備服務器1臺，檔案管理軟件10套，計算機16臺，掃描儀6臺，刻錄機4部，密集架65列(每列4組)，音像柜7臺，裝訂縫紉機7臺，去濕機7臺。電話求證中還了解到，市院及3個基層院還配備了全自動監視、監控設備，實現了對檔案保管情況的全自動監視、監控。但也能看出，縣級院用于電子檔案的設備，如服務器、刻錄機有待進一步籌配，以滿足全市兩院無紙化辦公和電子檔案管理的需要。

3.6 檔案利用情況。從檔案利用人次看，近3年來，兩級院年平均利用人次為126人次，年平均利用人次最多的達180人次，最少的只有45人次。從利用檔案內容看，訴訟檔案的利用卷次最多，占年平均利用卷次的86%，文書檔案次之，占年平均利用卷次的12%，聲像檔案最少，占年平均利用卷次的2%。從利用方式看，全部在檔案室查閱，沒有內網在線利用的，其原因主要是全省檢察機關檔案自動化管理軟件剛剛研發，還未全部投入使用。從檢索工具看，都編制了傳統和電子檢索目錄，但從電話求證來看，各院電子目錄的編制還未全部完成，有待進一步完善。

3.7 制度建設情況。全市兩級院都建立、完善了五項常規制度、災害應急制度、電子文檔歸檔制度、電子檔案安全應急預案制度等各項制度。

3.8 規范化管理認證情況。全市兩級檢察機關全部實現了“省標一級”認證，襄城縣院2009年通過了“省特級”認證，標志著檔案管理整體水平邁上了新臺階。但從兩級院檔案工作規范化管理初次認證的時間來看，近3年內，除襄城縣院外，都面臨著認證復查或實現省特級認證的任務，各項準備工作還應盡早開展。