試論計算機在圖書資料管理中的運用

摘要:計算機技術是當今新技術革命的先導技術，運用計算機技術進行圖書資料管理，是實現圖書資料管理工作現代化的重要內容和主要標志，有著廣闊的運用前景。但是在運用計算機進行圖書資料管理的過程中會遇到許多新情況、新問題。包括:要高度重視和盡快解決圖書資料管理的理論與實踐;人員素質現代化建設;符合規范切合實際系統軟件的開發和使用;圖書資料管理標準化與現代化等方面的問題。

關鍵詞:計算機;圖書資料;管理

中圖分類號:G250.7文獻標志碼:A 文章編號:1002-2589(2010)15-0227-02

緒論:隨著我國改革開放的不斷深入，科學技術得到不斷更新和發展，社會科學和中高等學校的圖書資料管理面臨新的形勢，這就要求要以嶄新的姿態適應這一形勢。圖書資料管理工作的成效如何，也是衡量中高等院校質量高低的標志之一。而圖書資料管理工作運用計算機技術的功能發揮得如何，也是圖書資料管理工作的重要表現之一。人類已進入信息時代，科學技術的突飛猛進，知識經濟的日益發展，許多圖書管理系統已經慢慢走向了老化。針對這一現象，運用計算機技術對圖書資料進行管理，以實現圖書資料數據庫的操作。

本校圖書資料主要是為院校的教師服務，不像圖書館是針對高校的學生，所以圖書資料的管理要更符合院校教師的研究和教學。而且筆者所在的圖書資料室是專為本校教學、科研服務的文獻信息供應的資源，它收集保管的文獻信息資源與本校學科結合緊，內容專深。因此，在為本校的教學科研服務中發揮了很好的作用。

一、計算機在圖書資料管理運用中的發展趨勢

圖書資料的電子化與網絡化是科技進步的需要和標志。院校圖書資料管理由傳統的模式向著自動化、電子化、數字化、網絡化的現代化轉化，將是必然的趨勢。數字化圖書資料和網絡連接后，本校的教師可以方便快捷的在網上檢索到所需要的圖書資料的文獻資源及網上信息等。建設現代化系資料室，在人力、財力和物力上可以節省資源，也是現代化發展的必然趨勢。同時，圖書資料的電子化、數字化和網絡化也反作用于讀者，促使讀者對信息需求有了更高的標準。院校圖書資料室如果沒有現代化的管理模式，就難以滿足讀者需求。

二、計算機在圖書資料管理運用中應注意的問題

1.傳統模式下，在院校教學部的圖書資料管理難以有序，而且資料室工作人員一般是身兼數職，時間、精力都不是足夠充沛。如果運用計算機技術，可以存儲大量圖書資料的基本信息，在需要的時候，直接在網上調集，方便、高效、快捷;還可以從傳統的人工管理過渡到計算機管理上，節約人力、物力和財力，提高運行的效率。

2再者如果院校教學部單獨建一個圖書資料集成管理系統，一個這樣的管理系統需耗資一二十萬元，而且需不斷升級，花費太大。但是我們可以把管理系統和學院圖書館的網絡連接，實現資源共享的同時，也節省了大量的資金。

3.一般院校圖書資料室都只對本校教師開放，而且有時間限制，使得系管文獻資料得不到充分利用。但是如果運用了計算機技術，可以提前在網上預約，不至于“書到用時方恨少”，耽誤了各位老師的研究熱情。

三、計算機在圖書資料管理運用中的具體辦法

首先，在收集上應注重強調本校(系)圖書資料的相關性，要使之有實用價值。還應考慮圖書資料收集的系統性和完整性。要有比例、成體系地收集圖書，特別應系統、完整地收集重點圖書資料。對有價值的圖書資料應自始至終地收集，防止重要文獻的殘缺不全。因為計算機技術的簡便靈活，可以在收集的過程進行對照，以免收集重復或者收集的資料出現偏差。

其次，圖書資料的驗收和登記。圖書收集之后，要進行驗收和登記。驗收是為了保證圖書的數量和質量，以及保證書、款的一致性。登記是為了對圖書資料財產進行完整的記錄。圖書的驗收和登記應做好以下的工作:1)根據購書的發票、清單，核對所購圖書的數量、價格等，如有不符合的情況，應立即與有關部門和采購負責人聯系，以弄清情況，最終達到圖書資料的數量、價格與購求單據一致。2)對圖書資料的質量進行檢查，若有質量不符合要求的，應及時退換。3)驗收完畢要加蓋院系教學部公章，以表示圖書資料的所有權。4)圖書資料驗收后要按一定的要求進行登記，從而對圖書資料的書名、著譯者、出版者、價格等有一個清楚的記錄。這些要求全面細致地錄入計算機，以便以后的借閱和查找的方便快捷。

第三，對圖書資料的編目。圖書資料的編目指用科學的方法編制和組織各種目錄，使各位教師能了解校(系)資料室的圖書資料和方便圖書資料的借閱。編目工作首先是對圖書資料進行著錄，即對圖書資料的名稱、出版者、出版時間等作簡要概括，形成款目。然后，將分散的各種款目，按照一定的方法組織成一個有機的整體，使之成為查找與檢索文獻的工具。當然這也可以通過計算機現代技術來實現，可以給每一件圖書資料都安裝一個電子標簽，通過電子標簽的微小芯片和天線，可以方便地跟蹤和記錄圖書資料。根據圖書資料的類別、年份和作者等相關信息對圖書資料進行編目，并生成標簽打印數據。然后根據打印數據，寫入并打印標簽，將打印好的標簽貼到圖書資料上，以便教師們查閱，同時打印成功的數據會被傳送到數據中心的數據庫里。同時根據這個電子標簽，在圖書資料管理系統的內部網絡電腦上面可以清楚地看到每一本圖書資料的情況，用戶可以很方便地知道圖書資料目前的位置和存放的地點，確認圖書檔案取出或者存入狀態。圖書資料運用計算機自動化管理后，一方面，開展網上預約、查看所需圖書資料等業務，使流通工作更具人性化。另一方面，合理配置文獻資源、網上協作采訪等，管理所需的工作統計也變得非常方便快捷。

四、計算機在圖書資料管理運用中的有益之處

學校(系)教學部的圖書資料在教學科研中發揮了一定的作用。不但能維持學生的課程設計和畢業設計，而且對教師的教學和科學研究也有所幫助。因為本校(系)的圖書資料，都是和平時學習科研相關的，是本專業的學科資料，專業性強，而且更加系統，所以對教學科研的研究會更全面更專業。運用計算機技術，可以節省教師的很多時間，可以把要查找的信息直接輸入，在網上查詢要找的相關圖書資料就好了。這樣就不用慢慢地翻閱，也不會破壞教師思索問題的思路了。圖書資料以及各種網絡教學資源，為教師學習、備課和開展各種教學活動提供了保障，也促進了教學水平的不斷提高。

運用計算機技術對圖書資料進行管理，不但可以加快實現院校校園數字化圖書資料的管理，更好地體現高校圖書資料在個性化知識服務中的作用，從而有效地提高知識服務的效率，還可以更好地節省人力財力的浪費，提高經濟效益，甚至還是實現無館藏書的一個過程。

隨著信息時代的到來，文獻資源電子化和數字化，特別是現在網絡資源的流通，加快數字圖書資料的建設，使文獻資源種類多樣化、信息傳遞網絡化、文獻利用共享化等，也真正使高校圖書館成為重要的信息樞紐，即信息的集散地、知識的加工地。所以說運用現代技術管理圖書資料，是目前圖書資料管理的趨勢和必然階段。

綜上所述，開發圖書資料計算機技術管理系統在技術上、經濟上、都是可行的。

參考文獻:

[1]谷晉，歐陽皓，胡慧.圖書館資源管理計劃系統的分析設計[J].科技管理研究，2005，(11):113-115.

[2]劉立強，李佳軍，田青.國內圖書館自動化系統現狀分析[J].長春師范學院學報，2004，(10):157-160.

[3]馬克芬，金玉玲.談高校系資料室的前景[J].高校圖書館工作，2000，(4).

[4]吳艷玲.普通高校系資料室應予裁撤[J].大學圖書館學報，1999，(2).