中小企業(yè)如何建立有效的內(nèi)部控制制度

摘要:首先分析了中小企業(yè)內(nèi)部控制的特點(diǎn)，其中存在有利于其內(nèi)部控制制度構(gòu)建的部分，也存在妨礙內(nèi)部控制制度建設(shè)的方面。據(jù)此，就我國中小企業(yè)如何建立有效的內(nèi)部控制制度提供出了思路。

關(guān)鍵詞:中小企業(yè);內(nèi)部控制;制度

中圖分類號:F243.3 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號:1673-291X(2010)05-0126-02

一、中小企業(yè)內(nèi)部控制的特點(diǎn)分析

按照權(quán)威的COSO內(nèi)部控制整體框架，內(nèi)部控制主要包括控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制活動、信息與溝通以及監(jiān)督五個要素。對此，無論是大企業(yè)還是中小企業(yè)要形成有效的內(nèi)部控制，內(nèi)部控制的五個要素缺一不可。但是相比于大型企業(yè)，中小企業(yè)內(nèi)部控制的五個要素又有所不同。

(一)控制環(huán)境

內(nèi)部控制環(huán)境是形成有效的內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，中小企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境的各個部分都存在著特殊性。

1.經(jīng)營管理者的態(tài)度比較積極

經(jīng)營管理者在建立一個有效的控制環(huán)境中起著關(guān)鍵的作用，絕大多數(shù)的中小企業(yè)所有權(quán)和經(jīng)營權(quán)沒有分離，對建立一個高效運(yùn)作的內(nèi)部控制有著比其他任何企業(yè)更大的潛在動因。如果中小企業(yè)管理者意識到內(nèi)部控制對企業(yè)生存發(fā)展的重要性，他們就會切實(shí)地去改善控制環(huán)境，達(dá)到控制目的。因此，中小企業(yè)的管理者對待內(nèi)部控制的態(tài)度是最積極的，與大型企業(yè)相比是優(yōu)勢，如果能進(jìn)一步激發(fā)和誘導(dǎo)這一有利因素，可以極大地有利于控制環(huán)境的優(yōu)化。

2.員工的專業(yè)勝任能力相對不強(qiáng)

一方面，中小企業(yè)吸引優(yōu)秀人才困難，一些家族企業(yè)的關(guān)鍵崗位都是非專業(yè)的家族人員，他們多半沒有很強(qiáng)的專業(yè)知識，又缺少不斷補(bǔ)充新知識的動力，職務(wù)的勝任能力可想而知。另一方面，中小企業(yè)為了控制人力成本，往往考慮縮編，超負(fù)荷使用在職員工，難以雇用足夠的人員并給予足夠的資源。因此，與大型企業(yè)相比，中小企業(yè)在員工專業(yè)勝任能力方面有所欠缺。

3.組織結(jié)構(gòu)不夠科學(xué)

如前所述，大部分中小企業(yè)業(yè)主參與企業(yè)經(jīng)營管理，體現(xiàn)出一種所有權(quán)和經(jīng)營權(quán)不相分離的特征。由此造成中小企業(yè)普遍存在權(quán)力高度集中于一個人之手，權(quán)力不受任何制約的現(xiàn)象。然而，按照基本的管理學(xué)原理，任何權(quán)利都應(yīng)該置于監(jiān)督之下，因?yàn)闄?quán)利的破壞力和權(quán)利的建設(shè)性是并存的。中小企業(yè)高層權(quán)力不受任何約束屢屢造成破壞的實(shí)例為此提供了大量論據(jù)。中小企業(yè)權(quán)利的集中在提高工作效率的同時(shí)，更多的時(shí)候體現(xiàn)出來的是一種競爭劣勢。

(二)風(fēng)險(xiǎn)評估

中小企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)意識薄弱，風(fēng)險(xiǎn)管理不規(guī)范，對于風(fēng)險(xiǎn)無事前防范措施，缺乏必要的風(fēng)險(xiǎn)管理程序，總是到了出現(xiàn)問題時(shí)才想到如何處理。中小企業(yè)沒有科學(xué)和系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)評估體系，容易憑領(lǐng)導(dǎo)者的主觀意識做出判斷，應(yīng)該說中小企業(yè)內(nèi)部控制中的風(fēng)險(xiǎn)評估是薄弱環(huán)節(jié)。比如，由于企業(yè)一把手說了算而導(dǎo)致的戰(zhàn)略決策失誤，由于缺少對客戶信用的評估而帶來的巨額壞賬等風(fēng)險(xiǎn)。

(三)控制活動

首先，職責(zé)劃分不能滿足內(nèi)部控制活動的需要。由于中小企業(yè)規(guī)模小、職能機(jī)構(gòu)簡單、生產(chǎn)管理人員相對較少，容易產(chǎn)生的問題包括:一些職責(zé)無人承擔(dān)，一些不相容的職責(zé)由同一人員或部門承擔(dān)。這將削弱內(nèi)部控制的效果。

其次，交易授權(quán)程序簡單化。由于中小企業(yè)的組織形式是極個別出資者取得企業(yè)的絕對控制權(quán)，由于權(quán)限高度集中，一切重大問題由個別人拍板而定，結(jié)果使交易授權(quán)程序簡單化，亂花錢、亂報(bào)銷之類濫用職權(quán)的現(xiàn)象在中小企業(yè)就很少發(fā)生，這點(diǎn)有利于其內(nèi)部控制的開展。

此外，在稽核方面，中小企業(yè)迫于控制成本的壓力，沒有專門設(shè)置足夠的此類機(jī)構(gòu)或人員實(shí)施這一控制程序，無法做到獨(dú)立稽核，從而減少了防范內(nèi)部控制失效的能力。

(四)信息與溝通

在信息溝通方面，中小企業(yè)不同于大企業(yè)內(nèi)部控制的特點(diǎn)主要集中在會計(jì)系統(tǒng)方面。由于中小企業(yè)對內(nèi)部控制的關(guān)注具有重大的動力，因而，除非因?yàn)槭韬龃笠饣蛘咝挠杏喽τ胁蛔悖駝t，它必定會想方設(shè)法去建立一個完善的會計(jì)系統(tǒng)。由于種種原因，中小企業(yè)也會不惜代價(jià)設(shè)立內(nèi)部賬系統(tǒng)，借以達(dá)到控制之目的。從這一點(diǎn)上講，設(shè)立內(nèi)部賬是必要的、合理的，但某些中小企業(yè)在設(shè)置內(nèi)、外兩套會計(jì)系統(tǒng)的同時(shí)隱藏著偷稅、漏稅、騙取銀行貸款、坑害潛在投資者等居心和行為，違背了國家有關(guān)法律法規(guī)，這又對資產(chǎn)的安全和完整帶來危害。可以說，中小企業(yè)的會計(jì)系統(tǒng)既有嚴(yán)密的一面，也有疏忽的一面。

(五)監(jiān)督

中小企業(yè)內(nèi)部控制制度會隨著時(shí)間而變化。因此，需要對其內(nèi)部控制進(jìn)行有效的監(jiān)督。但是，中小企業(yè)受規(guī)模、成本等因素的制約，在這方面做得仍不夠完善。一方面，持續(xù)性監(jiān)督過程中，中小企業(yè)受機(jī)構(gòu)、人員限制，核算較為簡單，缺乏周密而有效的預(yù)測、計(jì)劃、分析、考核工作，這大大削弱了持續(xù)性監(jiān)督的功效;另一方面，專項(xiàng)監(jiān)督過程中，中小企業(yè)由于考慮成本效益問題，一般不設(shè)置專職的內(nèi)部審計(jì)等專門的機(jī)構(gòu)和人員，導(dǎo)致專項(xiàng)監(jiān)督環(huán)節(jié)相對薄弱，需要進(jìn)一步的完善。

二、中小企業(yè)建立內(nèi)部控制制度的思路

中小企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立是一個系統(tǒng)工程，其中包括內(nèi)部控制目標(biāo)、原則的設(shè)立以及相關(guān)機(jī)制的形成。

(一)中小企業(yè)內(nèi)部控制制度的目標(biāo)設(shè)計(jì)

構(gòu)建內(nèi)部控制制度的目標(biāo)是實(shí)施內(nèi)部控制制度所要實(shí)現(xiàn)的目的或收到的效果。構(gòu)建內(nèi)部控制制度的目標(biāo)主要包括:維護(hù)資產(chǎn)安全、完整并保證其能得到有效使用，以最小的成本獲得最大的盈利，提高企業(yè)的效益或效率。

在設(shè)計(jì)內(nèi)部控制制度時(shí)，要明確控制目標(biāo)。控制主體要依據(jù)企業(yè)的長遠(yuǎn)目標(biāo)制訂公司的近期方案，并細(xì)分至相關(guān)部門，各部門再據(jù)以制定更詳細(xì)的目標(biāo)，如銷售任務(wù)分解落實(shí)到具體業(yè)務(wù)員、成本分解落實(shí)到具體班組、費(fèi)用包干至具體部門落實(shí)到各個項(xiàng)目上等。此外，還要在計(jì)劃的執(zhí)行過程中強(qiáng)化控制目標(biāo)的剛性。因?yàn)槠髽I(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營總是處于動態(tài)之中，實(shí)際的運(yùn)行會與計(jì)劃有所偏差。對待偏差，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真分析原因，為考核、激勵提供依據(jù)。

(二)中小企業(yè)內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)原則

中小企業(yè)內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)原則解決其在構(gòu)建內(nèi)部控制制度過程中的關(guān)鍵問題。這些原則應(yīng)至少包括:相互牽制原則、協(xié)調(diào)配合原則、程式定位原則、成本效益原則、整體結(jié)構(gòu)原則。此外，在此基礎(chǔ)上還應(yīng)當(dāng)遵循政策性、有效性、賬、錢、物分管等具體規(guī)則。

(三)中小企業(yè)內(nèi)部控制制度應(yīng)建立的機(jī)制

中小企業(yè)內(nèi)部控制制度應(yīng)建立的機(jī)制應(yīng)當(dāng)按照內(nèi)部控制框架(五個要素)展開，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合中小企業(yè)內(nèi)部控制的特點(diǎn)，因地制宜。筆者認(rèn)為，相關(guān)機(jī)制的建立可以從以下五個方面予以考慮。

1.優(yōu)化中小企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境

第一，提高中小企業(yè)主對內(nèi)部控制的認(rèn)識。前已述及，中小企業(yè)主一旦認(rèn)識內(nèi)部控制對于企業(yè)的重要性，他們對于內(nèi)部控制制度建設(shè)是積極的。因此，必須使他們認(rèn)識到建立內(nèi)部控制制度的重要性和必要性;第二，大力提高財(cái)會人員的業(yè)務(wù)技能和內(nèi)部控制知識水平。作為企業(yè)內(nèi)部控制的主體，會計(jì)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和內(nèi)控知識的高低尤為重要。這方面應(yīng)從加強(qiáng)年度性會計(jì)資格認(rèn)證制度管理上抓起，促進(jìn)小企業(yè)會計(jì)人員學(xué)習(xí)會計(jì)知識和會計(jì)法規(guī)，提高業(yè)務(wù)水平;第三，改進(jìn)中小企業(yè)組織結(jié)構(gòu)。中小企業(yè)在設(shè)置組織機(jī)構(gòu)時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身特點(diǎn)，按照不同的管理幅度劃分不同的管理層次，設(shè)計(jì)不同的組織機(jī)構(gòu)，盡可能實(shí)行嚴(yán)格的層級決策制。此外，還要根據(jù)責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的原則，明確規(guī)定各職能機(jī)構(gòu)的權(quán)限與責(zé)任，根據(jù)各職能機(jī)構(gòu)的經(jīng)營任務(wù)與特點(diǎn)劃分崗位系列，確定需要的崗位，根據(jù)崗位的需要選擇合適的人才。

2.建立和實(shí)施中小企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)評估

中小企業(yè)可以通過“目標(biāo)設(shè)定一風(fēng)險(xiǎn)識別一風(fēng)險(xiǎn)分析一風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對”這樣的程序來實(shí)現(xiàn)對企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的管理。這里需要強(qiáng)調(diào)的是，在風(fēng)險(xiǎn)分析過程中，可以采用定量分析法和定性分析法，中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的種類、特點(diǎn)，選擇采用以何種方法為主，輔之以何種方法，盡量做到對風(fēng)險(xiǎn)能夠有一個全面的、客觀的認(rèn)識。此外，在風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對環(huán)節(jié)，可以規(guī)避、分散和分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，也可以接受風(fēng)險(xiǎn)。各種措施的選擇需要綜合考慮風(fēng)險(xiǎn)所涉及的業(yè)務(wù)特點(diǎn)以及風(fēng)險(xiǎn)的大小、風(fēng)險(xiǎn)的管理成本等因素。

3.設(shè)計(jì)與中小企業(yè)特征相適應(yīng)的內(nèi)部控制活動

中小企業(yè)要達(dá)到其控制目標(biāo)，必須設(shè)計(jì)嚴(yán)密的控制活動。結(jié)合中小企業(yè)的特點(diǎn)，主要從以下幾個主要方面入手設(shè)計(jì)中小企業(yè)控制活動。

首先，不相容職務(wù)分離。考慮中小企業(yè)由于人員的短缺，員工可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)募媛殻牵欢ㄒ⒁獠幌嗳萋殑?wù)之間的分離。其次，授權(quán)批準(zhǔn)方面，要求中小企業(yè)明確規(guī)定涉及財(cái)務(wù)會計(jì)及相關(guān)工作的授權(quán)批準(zhǔn)的范圍、權(quán)限、程序、責(zé)任等內(nèi)容，單位內(nèi)部的各級經(jīng)辦人員，包括管理層，必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任。最后，在稽核環(huán)節(jié)，中小企業(yè)為了控制成本，可以不設(shè)立專門實(shí)施獨(dú)立稽核工作的機(jī)構(gòu)和人員，但當(dāng)各項(xiàng)記錄完成時(shí)，仍然應(yīng)該指定相對不相關(guān)的人員對記錄進(jìn)行一般復(fù)核，對重要記錄，企業(yè)管理者可以自己親自復(fù)核。

4.增進(jìn)中小企業(yè)對外信息披露與溝通

積極調(diào)動企業(yè)對外信息披露的動力。可以通過對中小企業(yè)的管理者們進(jìn)行教導(dǎo)，使其認(rèn)識到企業(yè)具有與外部溝通的必要性。或者，在制定關(guān)于中小企業(yè)的對外報(bào)告模式等問題時(shí)，應(yīng)該聘請一部分中小企業(yè)的股東參與制定，充分考慮它們的問題和需要等方式，增進(jìn)中小企業(yè)對外信息披露與溝通，避免各種違法成本和逆向選擇風(fēng)險(xiǎn)。

5.重視對中小企業(yè)內(nèi)部控制的監(jiān)督

對中小企業(yè)內(nèi)部控制的監(jiān)督可以通過對各項(xiàng)管理活動的合理分配力求達(dá)到預(yù)期效果。這里主要的監(jiān)督主體包括:企業(yè)主要負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門以及社會中介力量。這些部門應(yīng)當(dāng)落實(shí)內(nèi)部控制每一環(huán)節(jié)監(jiān)督，并把評價(jià)結(jié)果及時(shí)反饋到具體的部門及人員，并提出專業(yè)建議。

總之，在中小企業(yè)的內(nèi)部控制制度建設(shè)中必須喚起其對內(nèi)部控制的意識，提高對內(nèi)部控制的重視，建立和完善企業(yè)的內(nèi)部控制，讓內(nèi)部控制在企業(yè)經(jīng)營管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，真正成為企業(yè)化解風(fēng)險(xiǎn)、創(chuàng)造效益的武器。

參考文獻(xiàn):

[1] 財(cái)政部.企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范(征求意見稿)[M].北京:中國財(cái)經(jīng)出版社，2007.

[2] 和麗芬.對中小企業(yè)內(nèi)部控制框架構(gòu)建的思考[J].會計(jì)之友，2008，(5).

[3] 周揚(yáng).試析中小企業(yè)內(nèi)部控制制度[J].時(shí)代經(jīng)貿(mào)，2008，(11).