對儲備系統會計電算化發展的幾點思考

摘 要:自2001年儲備系統實施會計電算化以來，經過多年的探討和實踐，各核算單位已經初步實現了會計電算化。文章針對儲備系統目前會計電算化的現狀、原因以及發展情況作了詳細的闡述。

關鍵詞:儲備系統 會計電算化 發展

中圖分類號:F234 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2010)05-168-02

經濟越發展，會計越重要。隨著我國社會主義市場經濟體制的進一步完善，會計作為經濟管理基礎性工作，其地位和作用越來越被人們所認識，強化會計管理，提高會計信息質量，已成為會計工作面臨的一項十分緊迫的任務。而會計電算化為實現這一任務提供了一條有效的途徑。

一、儲備系統會計電算化現狀

會計電算化是將以電子計算機為主的現代電子信息技術應用到會計中，用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，一級部分替代人工完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。它是單位科學管理的財務反映，是由組織創新、流程優化、精細管理、規范業務、分析決策及計算機的應用水平和網絡環境及相關職能部門的管理協助等多方面建立的一個財務管理系統平臺。發展會計電算化有利于促進會計工作規范化，提高工作質量與工作效率，更好地發揮會計職能作用。

許多單位要么微機記賬，要么微機出報表，或二者兼而有之，初步實現了會計工作的電算化，取得了良好的效果。目前我們儲備系統的會計電算化工作已經運行了三年多，主要是利用微機記賬兼出報表。從應用現狀來看，由于這項工作剛剛起步，尚處于探索階段，所以這項工作還停留在一般應用水平。

二、儲備系統會計電算化水平不高的原因

1.由于儲備系統傳統的手工記賬方式長期被人們所接受，目前的管理都建立在手工記賬的基礎上，要改變會計人員長期形成的習慣有一定的難度，也需要一個過程。尤其是會計電算化的保密性、安全性尚存在一些缺陷，因而人們對會計電算化數據的可靠性還持一定的懷疑態度。

2.不少人認為電算化僅僅是“以機代賬”，軟件只需要一次投入即可，出現了只重視硬件換代，不注意軟件升級的情況。儲備系統沿用的一直是“用友財務軟件”，現在用友財務軟件的版本在不斷的更新，但我們儲備系統大部分單位還在用著最低版本，難以滿足實際各種的需要。

3.會計電算化工作在很大程度上減輕了財務人員的工作量，但同時也增加了操作人員、系統維護人員等崗位，帶來了許多新的要求，提出了新的問題。目前我們儲備系統建立在手工操作條件下的會計基礎工作的管理還存在著很多不足;而且，在手工方式下，信息以賬、證、表等形式存儲在不同的紙質上，增、刪、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責任。但實行了會計電算化后，數據的載體不同了。信息來源于數據和程序，并且從一開始就存儲在各種磁性介質上，只有依靠電子計算機才能閱讀這些數據。如果缺乏適應的內控，那么未經批準擅自改動數據的可能性就會明顯增大，而且改動后能不留下痕跡。實施會計電算化，就需要建立與之相配套的一系列內部控制制度加以約束，才能充分發揮電算化的優勢。

4.復合人才問題。由于會計電算化涉及到會計和計算機兩種專業知識，在崗的會計人員雖經過計算機等級培訓，但與實際要求水平還有較大差距，還不能解決較深層次的系統維護工作。目前我們儲備系統的會計人員很多，而且很多對會計業務也很精通，但是精通計算機知識的人員卻不多，大部分是“半路出家”的電算化會計人員，對計算機知識了解極其有限，無法將計算機知識和會計知識有機結合起來，造成了會計人員的應用技能不全面、不系統。另外，一些計算機專業人員對會計知識比較貧乏，對運用會計軟件過程中出現的問題不能及時解決和處理。所以，長期以來，會計電算化復合人才一直是制約我們儲備系統會計電算化發展的關鍵問題。雖然上級部門組織過很多培訓，但由于培訓時間、單位日常事務及個人精力等因素的制約，會計電算化方面的人才總體素質仍然不高。

5.長期以來，儲備系統的會計工作主要是從事事后核算，進行事前的分析和事中的控制不多。會計電算化的運算和發展可以極大的發揮電子計算機的卓越功能，將財會人員從繁重的算賬、報賬工作中解脫出來，把精力放在加強財會管理方面。然而，儲備系統的會計電算化工作中卻存在著只重視核算功能，忽視管理功能的現象。總賬系統及固定資產系統都得到了很好的運用，而具備財務指標分析的模塊卻沒能很好的發揮它的功效。用于管理方面的財務軟件或是資金供求預測等模塊，基本上還是空白。

6.會計電算化檔案的問題。會計電算化條件下會計資料的保管一般是存儲在磁性介質上的，磁性介質也易受損壞，且有丟失或毀損的危險。會計電算化對會計檔案也提出了更高的要求，會計檔案不僅包括證、表、賬，而且還包括會計軟件技術文件。因此，要根據會計電算化的工作特點，結合會計內部控制，建立健全會計檔案的保管、調閱、復制、修改、銷毀等制度，對計算機硬件、軟件及軟件維護等工作環節也要制定相應的保密安全措施，以減少無紙化會計信息帶來的困惑。隨著會計電算化工作的進一步發展，電子商務、計算機網絡的運用，給會計工作的發展帶來更多嚴峻的挑戰。計算機網絡化會計將是會計電算化發展的必然趨勢。

三、儲備系統會計電算化的發展

1.大力培養既懂計算機又懂會計的全方位、復合型人才。在財務工作中，計算機的使用會使會計核算簡單化，整個財務成為單位業務鏈中的中心環節之一，會計人員必須擁有相關的管理知識和計算機知識，否則財務業務就會因此減慢，影響整個單位的效率。在工作中，會計人員應側重財務預算的編制，以及各種數據的管理，設計內部所需的內部報表，為單位高層管理者提供各種信息等，更好的發揮會計人員在單位財務信息管理和資源管理中的作用，使會計電算化由會計核算方向向會計管理方向發展。這就對會計人員的知識水平提出了更高的要求，會計人員不能只是固守傳統的會計方法和傳統的會計程序，而要不斷更新知識，改變知識結構，加強自身的學習，針對單位會計人員的特點和工作要求，科學確定培訓內容，做到教育對象層次化、知識結構系統化，更新會計人員知識，提高會計技能，通過培訓，使一小部分會計人員能夠進行會計軟件的系統分析、開發與維護。敢于從實踐中學習，在實踐中鍛煉成長，不斷豐富自己的工作經驗，提高操作技巧，充分發揮其聰明才智和能力，提高自己發現問題和解決問題的能力，形成復合型人才。

2.嚴格的內控制度是會計電算化信息真實可靠的保證。內部控制制度要求處理同一筆業務的人員既要相互聯系，又要相互制約。此外嚴格的內控制度有助于防止違法行為的發生，國內外會計電算化的實踐表明，計算機本身處理出錯幾乎為零，但人為造成出錯和舞弊的現象有增無減，而且一旦出錯，損失巨大。因此制定嚴格的內控制度是非常有必要的。

(1)強化程序操作控制，即實現操作控制的制度化。操作規程提出計算機業務處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設備的使用說明以及非常情況的處理等。主要內容有:無關人員不能隨便進入機房操作;各種錄入的數據均需經過嚴格的審批并具有完整、真實的原始憑證;健全預算收支以及原始憑證審核等制度;數據錄入員對輸入數據有疑問，應及時核對，不能擅自修改;機房工作人員不能擅自向任何人提供任何資料和數據;不準把外來軟盤帶進機房;要做好日常備份等等，并必須隨著單位的變化而不斷的修改完善。只有通過完善的制度才能減少錯誤的發生，從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。

(2)增強人員職能控制。由于電算化會計功能相對集中，應該制定相應的組織和管理控制，明確職責分工，加強組織控制。以相應的管理規章與之配套，目的在于通過設立一種互相稽核、互相監督和互相制約的機制來保障會計信息的真實、可靠，減少發生錯誤和舞弊的可能性。

(3)增強系統安全控制。這項控制是為了保證計算機系統的運行安全，避免由于外部環境因素導致系統運行錯誤的不安全隱患。主要控制措施包括:訂立內部操作制度，禁止非電腦操作人員操作單位電腦;設置操作權限限制;操作人員身份的密碼確認控制;數據存貯和處理相隔離;設置接觸與操作的日志控制。另外還要進行專門的環境保護，盡量避免外界因素所致的計算機故障，以保障機器正常運行。主要包括:機房環境保護，保護性設備配備;以及安全供電系統的安裝等。例如計算機機房應采用單獨專門供電系統，并且不定期檢查電源、接地線的安全措施，以保證機房環境安全。

3.加強單位的內部審計。內部審計既是企業內部控制系統的重要組成部分，也是強化內部會計監督的制度安排。在電算化系統運行過程中，審計人員對會計業務處理等工作的評價和檢驗，有利于檢測財務軟件的可靠性，發現存在問題，提出解決問題的建議，有利于提高會計核算質量和管理水平。

(1)在會計電算化中，內部審計應對會計資料定期進行審計，電算化會計賬務處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關法律、法規的規定，審核費用簽字是否符合制度，憑證附件是否規范完整;審查機內數據與書面資料的一致性，如查看賬冊內容，做到賬表相符，監督數據保存方式的安全、合法性，防止發生非法修改歷史數據的現象;對系統的各個環節進行審查，防止存在漏洞。

(2)健全會計電算化內部定期檢查制度。對會計資料定期或不定期檢查，主要檢查會計電算化賬務處理正確與否，看是否遵照會計法規行事，審核費用簽字是不是符合本單位的內控制度要求，憑證附件是否完整等;審查計算機內部數據與書面材料的一致性，查看賬冊內容，做到賬冊相符，對不符合要求、錯誤的賬表要及時糾正和調整。要監督電算化過程中數據保存形式的安全性、合法性，防止非法刪除、修訂和篡改歷史會計數據及對電算化系統運行各環節進行檢查，防止出現漏洞。

4.會計電算化的檔案管理。在電算化檔案管理上，應針對電算化會計檔案受質量、溫濕度、磁場因素易受破壞的特點，在管理中要做到選用質量比較好、可靠性較高的存儲介質，存放存儲介質的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上。針對會計檔案容易被修改且不留痕跡的特點，對硬盤上的會計檔案，應具有相應的安全保密措施，防止對會計檔案進行修改。計算機會計系統有關的資料應及時存檔，企業應建立起完善的檔案制度，加強檔案管理。一個合理完善的檔案管理制度一般有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續、完善的標簽和牽引方法、安全可靠的檔案保管設備等。除此之外，還應定期對所有檔案進行備份，并保管好這些備份。為防止檔案被破壞，企業應制訂出一旦檔案被破壞的事件發生時的應急措施和恢復手段。企業使用的會計軟件也應具有強制備份的功能和一旦系統崩潰等及時恢復到最近狀態的功能。

在各種信息高速發展時代，現代信息技術和會計電算化能將社會經濟活動的細枝末節精確地記錄、保存和傳播，會計信息的分類、提煉、再加工將成為極其重要的工作，因為人們需要的不是不分輕重緩急不斷涌現的垃圾信息，而是系統化、條理化、有針對性的精品信息，只有經過加工整理、分析的會計信息才能滿足這種需要。總之，會計電算化的實現，必然帶來會計核算對象、內容、方法等會計理論和會計技術的發展，促進會計制度的改革，以便更好地為經濟社會服務。

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3.朱鴻眉.機關事業單位會計集中核算存在的問題思考[J].經濟師，2007

4.張雪芬.淺議完善會計電算化內部控制[J].經濟師，2008

(作者單位:山西儲備物資管理局九七二處 山西太原 030012)

(責編:呂尚)