淺論提高高校學院行政管理工作水平的對策

摘 要:學院行政管理工作的有效開展，關鍵在于建立一支高素質的行政管理干部隊伍。文章就如何有效開展高校學院行政管理工作展開論述，提出了提高高校學院行政管理工作水平的相關對策。

關鍵詞:提高 學院 行政管理 對策

中圖分類號:G647 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2010)05-112-01

學院行政管理是高等學校管理工作的有機組成部分，從事行政管理工作的辦公室是院系管理的中樞部門，學院的日常管理工作，主要通過辦公室來執行。而行政管理人員是學院行政管理工作的具體承擔者，他們工作的好與壞直接影響到學院的整體工作。如何提高行政管理人員的綜合素質，加強學院行政管理工作能力建設，使學院行政管理工作更加合理、有序、高效、科學，筆者認為必須做好以下幾個方面的工作。

一、杜絕“雙肩挑”人員，建立一支專職的管理隊伍

科學合理、高效創新的管理工作是學院整體工作的基礎。學院的行政管理工作具有面廣、量大、瑣碎的特征，所以學院行政管理工作的有效開展需要一支高素質的專職行政管理隊伍。而事實上我國高校學院行政管理人員很多是由“雙肩挑”教師承擔，這些“雙肩挑”人員在從事學院行政管理工作的同時還承擔一定的教學科研任務。隨著高等院校教育事業的蓬勃發展，“雙肩挑”人員的弊端越來越明顯。其一，“雙肩挑”人員本身就有相當的教學科研任務，再分身從事行政管理工作難免精力不夠。其二，“雙肩挑”人員占用學院行政人員崗位，在一定程度上影響了學院行政管理人員的人事安排，真正有能力的行政管理人員有排斥于管理工作崗位之外的可能。其三，“雙肩挑”人員大多重管理輕服務，缺乏專業管理知識，不利于管理干部隊伍整體素質的提高。因此，配齊高校學院行政管理班子、給行政管理人員明確的分工、各司其職，建立一支專職的管理隊伍對學院行政管理工作舉足輕重。

二、注重專業、加強培訓，提高行政管理人員的綜合素質

專職的行政管理隊伍需要專業的管理人才，學院要不斷地提高辦學水平，除了需要教學科研創新人才外，還需要高素質的管理人才。要提高行政管理人員的綜合素質，一方面學院行政管理工作人員的聘任不能倉促完成，應該對學歷、專業有明確的聘任要求;另一方面對于已有的行政管理人員，學院要想方設法為他們創造再培養、再學習的機會。一是大力提高學院行政管理人員的學歷層次，鼓勵他們攻讀教育學和管理學的碩士、博士學位，通過攻讀學歷、學位，讓行政管理人員受到系統正規的專業知識教育。二是要創造條件，有計劃地選送優秀行政人員到國內外進修學習，吸收并掌握國內外知名高校行政管理的先進理論與經驗。只有全面提高行政管理人員的綜合素質和執行能力，才能更好地服務學院的教學、科研工作。

三、建章立制，以制度管人管事

俗話說“沒有規矩，不成方圓”。行政管理人員掌握著學院的資源、管理著學院的公共事務，也是學院相關制度政策制定的主要參與者，行政管理人員很容易將自己定位于學院的管理者。另一方面由于與學院教職員工接觸多，彼此熟悉，在日常工作中，行政管理人員出于個人關系或礙于情面可能會感情用事。為平衡學院各方的利益，規范教職員工的行為，提高行政辦公效率，需要實行制度化的管理。結合學院工作特點，建立嚴密有效的規章制度，讓學院全體教職員工有章可循、有法可依，人人按章辦事，以制度管人管事，這樣既可減少管理成本，同時又能最大程度地避免行政管理人員按照主觀意志辦事，凸顯公平。

四、建立一套行之有效的考核辦法

基于工作性質，時下學院對行政管理人員的考核大多不能有效地量化進行。為充分考察學院行政管理人員的工作績效與和崗位目標完成情況，正確評價他們的工作表現與業績，必須加強對行政管理人員“德、能、勤、績”的全方位考評。考核小組成員也不能僅僅是學院的領導，而應該是學院的全體教職員工，必要時還可以邀請學生代表參加。根據學院行政管理人員的工作性質和職權范圍可以分別從思想道德素質、工作執行能力、敬業精神、工作態度、辦事效率、服務意識、創新思維等方面設置詳細的考評指標，以突出考核的全面化、合理化、公平化。當然，工作績效是考評工作的主體。加強學院行政管理人員的績效考核工作，建立和完善行政績效管理機制和考核辦法，對于提高學院的管理工作水平具有十分重要的意義。

五、同待遇同政策，高度重視行政管理工作

長期以來，高等學校存在著一種“重業務，輕行政”的意識傾向。學院為突出教學、科研中心地位，高度重視高學歷教師人才的引進和培養，而對行政管理人員往往放低要求，這樣慢慢地形成了“重教師和科研人員，輕行政管理人員”思想。學校的決策部門和學院的領導在這種思想的左右下，津貼待遇、評優獎勵、職稱評聘、職務晉升、進修培訓等方面的政策天平自然而然向教師和科研人員傾斜。由于不同等的對待，學院行政管理人員的責任心和事業心嚴重受挫，部分因此自暴自棄，對工作敷衍了事，得過且過，大大降低了管理效率，嚴重影響了學院的整體工作。學院的發展，離不開務實的領導團隊、優秀的教師隊伍，也離不開行政管理人員的優質服務。因此，要同待遇、同政策地對待學院行政管理人員，激發他們的自尊心、自信心，讓他們在行政管理崗位上敬業、樂業，充分發揮他們的聰明才智，做好學院領導的參謀、助手，切實為師生員工做好服務工作。

六、利用現代辦公設備實現辦公自動化

隨著計算機的普及、網絡的快速發展，計算機以及網絡技術在高校辦公室中的廣泛應用。過去以手工、紙筆為主的“一張紙、一支筆”的工作模式已無法滿足學院管理工作。學院以計算機為中心，利用網絡技術以及先進的辦公設備，采用Word、Excel、Powerpoint等軟件處理文檔資料，建立學院內部的信息發布的平臺。通過這個平臺，學院的事務通知、文件下發、資料傳送、會議安排、檔案管理等內容可以全部實現自動化管理，師生員工只要輕點鼠標，就能直接獲取相關信息。如何以計算機、網絡信息技術作為學院管理辦公手段，實現辦公自動化，節約辦公費用，降低管理成本，提高行政管理工作效率，是學院行政管理人員需要認真思考的問題，也是適應現代社會發展的需要。

優秀行政管理人才同科研能手、教學名師都是高校發展不可缺少的重要人才，一流的大學需要一流的教師隊伍，也需要一流的管理人才。提高學院行政管理工作關鍵在于行政管理人員的整體素質。行政人員是我國高校學院行政管理隊伍的主體，建立一支高素質的專業行政管理隊伍，對于管理好學院的相關事務，服務好教學、科研，促進學院教育事業的跨越式發展意義深遠。

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(作者單位:塔里木大學生命科學學院 新疆阿拉爾 843300)

(責編:若佳)