關(guān)于構(gòu)建檔案專業(yè)社會化服務(wù)體系的思考

摘要:檔案作為社會整體記憶的一部分，承擔(dān)著艱巨的社會責(zé)任。在現(xiàn)實(shí)中，存在著對檔案專業(yè)社會化服務(wù)內(nèi)容的認(rèn)識誤區(qū)。對于建設(shè)高質(zhì)優(yōu)效的公眾服務(wù)體系等深層次問題，更缺乏深入的思考，建立一個總體明確、分步實(shí)施的戰(zhàn)略規(guī)劃迫在眉睫。本文對檔案館、檔案中介機(jī)構(gòu)、檔案行政管理部門各自在服務(wù)領(lǐng)域應(yīng)該發(fā)揮的職能進(jìn)行了綜合分析，并分別從公益性、商業(yè)性、協(xié)調(diào)發(fā)展三方面制定了對應(yīng)的具體實(shí)施途徑，以求打破檔案部門內(nèi)在的惰性，凝聚社會力量，建立檔案社會化服務(wù)的完整體系，做到縱橫結(jié)合，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)，共同實(shí)現(xiàn)檔案專業(yè)社會化服務(wù)，以進(jìn)一步擴(kuò)大檔案的社會影響力，最終提高檔案的社會化程度。

關(guān)鍵詞:檔案社會化服務(wù)體系戰(zhàn)略思考

檔案是一種特殊的社會資源，來源于社會實(shí)踐，最終又服務(wù)于社會實(shí)踐。狹義地看，檔案專業(yè)社會化服務(wù)似乎僅是檔案界的“內(nèi)部事務(wù)”。而在另一些人的意識中，檔案專業(yè)社會化服務(wù)的內(nèi)容又是局限于由類似檔案服務(wù)中心這樣的機(jī)構(gòu)提供的商業(yè)性服務(wù)。這兩種認(rèn)識其實(shí)都存在誤區(qū)。檔案專業(yè)社會化服務(wù)不是檔案館功能的簡單擴(kuò)展，也并不僅等同于市場化服務(wù)。事實(shí)上，“檔案專業(yè)社會化服務(wù)是檔案事業(yè)的發(fā)展與社會對檔案、檔案工作需要的有機(jī)結(jié)合，是檔案、檔案工作融入社會、服務(wù)社會的動態(tài)過程”。①

目前，很多檔案部門在創(chuàng)新服務(wù)方式方面做出了有益的嘗試。但這些在總體上不能掩蓋檔案社會服務(wù)水平仍然較低的現(xiàn)實(shí)。對于建設(shè)高效優(yōu)質(zhì)的公眾服務(wù)體系和社會發(fā)展機(jī)制等深層次問題，還缺乏深入的思考。大多數(shù)論述檔案社會化服務(wù)的文章，看上去更像是檔案館服務(wù)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。由于缺乏系統(tǒng)的理論指導(dǎo)，檔案社會化服務(wù)顯現(xiàn)出的基本是一幅各自為陣、無序經(jīng)營的局面。當(dāng)務(wù)之急，則是需要我們真正認(rèn)清檔案社會化服務(wù)的內(nèi)涵，確立清晰的指導(dǎo)思想，建立一個總體明確、分步實(shí)施、積極穩(wěn)妥、循序漸進(jìn)、持續(xù)發(fā)展的檔案專業(yè)社會化服務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃，進(jìn)而在戰(zhàn)術(shù)框架下有組織、有領(lǐng)導(dǎo)、有計(jì)劃、有步驟地做好各項(xiàng)具體工作，最終促成服務(wù)社會目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

一、提高檔案館社會公益性服務(wù)能力，拓展社會服務(wù)空間

檔案館是檔案工作的主體，既具有收集、保管、利用檔案資料的基本功能，還具備完善政治、發(fā)展經(jīng)濟(jì)、繁榮科研、宣傳教育等社會功能。前蘇聯(lián)把檔案館的職能劃分為“業(yè)務(wù)職能”和“社會職能”，②其中“社會職能”主要是組織利用檔案為社會各項(xiàng)事業(yè)和公民個人服務(wù)。歐美等西方國家的檔案館在服務(wù)社會方面更是先行一步，檔案館面向社會各個方面全方位開放，且大部分服務(wù)內(nèi)容都屬于免費(fèi)，檔案意識已經(jīng)深深滲入到社會公眾腦海之中。反觀我國的檔案館，在過去很長一段時間內(nèi)，服務(wù)理念封閉，服務(wù)對象單一，服務(wù)手段落后，社會化程度較低，與實(shí)現(xiàn)檔案館社會屬性的要求不相符合。而無論是從公共行政的發(fā)展趨勢，還是從檔案專業(yè)的角度來審視檔案事業(yè)的未來發(fā)展，檔案館工作最終是面向社會大眾。在此背景下，檔案界對社會化服務(wù)從理論和實(shí)踐上作出了及時的調(diào)整和回應(yīng)。要真正提高檔案館為社會提供公益性服務(wù)的能力，努力拓展社會服務(wù)空間，應(yīng)致力于積極做好以下工作:

1.拓寬收集渠道:“無米之炊，巧婦難為”，豐富的館藏是服務(wù)社會的前提。盡管近些年檔案館在此方面取得一些進(jìn)步，但總體上離社會的需求還有很大距離。只有從不同層面反映歷史全貌的館藏，才能滿足社會的不同需求。接收和征集的重點(diǎn)應(yīng)是與各地發(fā)展聯(lián)系緊密的，與公眾要求密切相連的檔案。尤其是歷史照片、名人檔案、地方特色檔案、家譜檔案等，要充分發(fā)動社會公眾參與到檔案資源建設(shè)中來。

2.發(fā)揮基地作用:在重要節(jié)、假日或者紀(jì)念日舉辦檔案展覽的做法很好，值得肯定，但僅這樣還不夠。除了展覽的內(nèi)容應(yīng)該更加寬泛，還應(yīng)該配以與展覽內(nèi)容相關(guān)的講座、學(xué)術(shù)研討會、報告會，甚至可佐以播放電影、電視等方式，將檔案信息、國家歷史、典型人物等內(nèi)容向社會廣泛宣傳，吸引更多的人到檔案館來。同時在保證社會效益的前提下，檔案館應(yīng)該大膽吸納社會力量和民間資本進(jìn)行合理開發(fā)，創(chuàng)新陳列方式、創(chuàng)新展示手段、豐富展出內(nèi)容，拓展自身建設(shè)和發(fā)展的空間。

3.加強(qiáng)信息開發(fā)利用:廣泛開展縱橫向的聯(lián)合，動員運(yùn)用社會力量共同開發(fā)館藏信息資源，為社會提供專業(yè)性、知識性、個性化的檔案信息，尤其是要注重網(wǎng)絡(luò)信息資源的采集、開發(fā)、共享，使信息服務(wù)覆蓋政府部門、專家學(xué)者、學(xué)生、專業(yè)技術(shù)人員、普通群眾等所有利用者，并形成一種相對穩(wěn)定的信息提供和利用的渠道。各檔案館應(yīng)注意針對不同社會群體的檔案信息需求，突出服務(wù)目標(biāo)和運(yùn)行狀況的個性和特色。

4.加快信息化建設(shè):檔案信息化建設(shè)包括了信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息技術(shù)應(yīng)用、信息產(chǎn)品與服務(wù)、信息化人力資源、相關(guān)政策標(biāo)準(zhǔn)制定等內(nèi)容。從目前我國情況來看，大多數(shù)檔案館是以基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案原文數(shù)字化為主，離實(shí)際利用者的需求還有不小的差距。通過加快信息化建設(shè)，建立各種專題數(shù)據(jù)庫(尤其是融入編寫者創(chuàng)作智慧和思維活動的獨(dú)創(chuàng)性數(shù)據(jù)庫，如圖片資料庫、科研成果庫、大事記數(shù)據(jù)庫、專家學(xué)者庫等)，對已完成數(shù)字化的信息進(jìn)行拆分、整理、合并，進(jìn)行專題開發(fā)，強(qiáng)化與用戶的互動與交流。

5.做好政府信息公開查閱:檔案館作為依法指定的政府信息公開查閱場所之一，應(yīng)抓住全社會普遍關(guān)注的時機(jī)，認(rèn)真做好信息的收集、管理、利用工作，向公眾提供集中、規(guī)范、權(quán)威、系統(tǒng)的政務(wù)信息，切實(shí)保障公眾的知情權(quán)、參與權(quán)、監(jiān)督權(quán)。要總結(jié)已開展的現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)工作的經(jīng)驗(yàn)和問題，完善政府信息公開查閱工作。整合館藏檔案和已公開政府信息兩種資源，編制專題文件匯編或?qū)ｎ}摘編等，為公眾提供有效服務(wù)。

6.組織各種社會活動:檔案館應(yīng)根據(jù)活動對象和特點(diǎn)，組織多種形式的社會活動，發(fā)動公眾更多地參與到檔案館策劃的文化和休閑活動中。例如舉辦“檔案館日”活動，吸引公眾走進(jìn)檔案館，擴(kuò)大檔案館的影響力;例如在長假期間向公眾開放，樹立檔案館為民服務(wù)的新形象;例如將“家庭檔案”作為“一種貼近民眾的先進(jìn)文化”服務(wù)于社區(qū)和家庭等等，使檔案觀念深入人心。

二、推進(jìn)檔案中介機(jī)構(gòu)商業(yè)性服務(wù)進(jìn)程，培育社會服務(wù)市場

目前，我國的檔案中介機(jī)構(gòu)從運(yùn)營模式上看，大致可以分為兩種:

一是行政扶持的模式，由檔案部門設(shè)立，面向社會提供服務(wù)，也可稱為“體制內(nèi)中介機(jī)構(gòu)”。這種模式的機(jī)構(gòu)并不存在獨(dú)立性，不是獨(dú)自承擔(dān)市場風(fēng)險和資金運(yùn)轉(zhuǎn)，因此嚴(yán)格地說，并不能算是真正的社會服務(wù)中介機(jī)構(gòu)，只能說是檔案部門對社會服務(wù)的一種新形式。

二是以法人資格存在的、市場化運(yùn)作的商業(yè)性檔案中介機(jī)構(gòu)，也可稱為“體制外中介機(jī)構(gòu)”。它們由社會力量獨(dú)立創(chuàng)辦，資本直接來源于民間投入，與檔案行政管理部門在人員、財務(wù)、職能等方面完全脫鉤，權(quán)責(zé)明晰，獨(dú)立經(jīng)營，自負(fù)盈虧。盡管獨(dú)立的檔案中介機(jī)構(gòu)已經(jīng)在不少地區(qū)出現(xiàn)，而且也體現(xiàn)出明顯的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，但總體上仍處于發(fā)展的初級階段，在社會上沒有培育出一個成熟完善的市場，這就決定了我國大部分檔案中介機(jī)構(gòu)暫時擺脫不了與檔案行政部門千絲萬縷的關(guān)系。但隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制日益完善，檔案中介機(jī)構(gòu)的市場趨勢是不可逆轉(zhuǎn)的。

檔案部門需要做的，就是承認(rèn)并接受這種現(xiàn)實(shí)情況，并把它作為制定社會化服務(wù)規(guī)劃的前提。在目前以行政手段扶持仍不可避免的過渡性情況下，要立足長遠(yuǎn)，打破行業(yè)壟斷，通過行政引導(dǎo)，營造和培育市場空間，為商業(yè)性中介機(jī)構(gòu)提供適宜生長、繁榮的土壤，并在時機(jī)成熟的條件下進(jìn)行職能“讓位”和“退位”。這需要壯士斷腕的勇氣和高瞻遠(yuǎn)矚的眼光，畢竟從短期效益來看，這會改變不同群體的利益分配格局。但從長遠(yuǎn)來看，恰恰是因?yàn)樾律α康漠a(chǎn)生和推動，檔案事業(yè)才能真正根植于民，回歸社會。當(dāng)然，僅僅依靠行政管理部門的幫助是不夠的，檔案中介機(jī)構(gòu)必須要積極主動，練好“內(nèi)功”，提供給社會優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

1.打造核心競爭力:中介機(jī)構(gòu)要在市場競爭中站穩(wěn)腳跟，必須具備自身的核心競爭力。概括起來，應(yīng)該做到“四化”:個性化、專業(yè)化、知識化、網(wǎng)絡(luò)化。首先要把用戶的需求作為風(fēng)向標(biāo)，準(zhǔn)確及時地提供有針對性的個性服務(wù)。其次要能夠?yàn)樯鐣峁I(yè)性強(qiáng)的技術(shù)事務(wù)服務(wù)，如價值評估鑒定、修裱、縮微制作、消毒殺蟲等。第三要能將顯性和隱性知識進(jìn)行集成整合，有效地解決用戶某方面急需的知識空缺，實(shí)現(xiàn)檔案信息內(nèi)容的增值。第四是要充分利用現(xiàn)代化技術(shù)管理和傳播，利用內(nèi)容豐富、功能完備的網(wǎng)絡(luò)平臺提高服務(wù)效率。

2.積極向新領(lǐng)域拓展:隨著社會的轉(zhuǎn)型和發(fā)展，對檔案的需求拓展到多個領(lǐng)域。中介機(jī)構(gòu)要善于把握市場的變化，積極介入到新領(lǐng)域的檔案服務(wù)中。如為大量民營中小企業(yè)制定檔案管理方法和體系，長期幫助其整理檔案;代存、整理撤并企業(yè)的檔案;為重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目單位提供咨詢、評估等服務(wù)。還有比如物業(yè)管理檔案、信用檔案、破產(chǎn)清算檔案等多個領(lǐng)域都有待檔案中介機(jī)構(gòu)去挖掘開發(fā)。

3.構(gòu)建良好營銷渠道:要做好市場服務(wù)，必須有穩(wěn)定并高效成長的用戶群體。良好的營銷渠道可以有效培育用戶，促進(jìn)市場的啟動與拓展。中介機(jī)構(gòu)可以通過聘請信息員，提供一定量的需求信息，并提供相應(yīng)獎勵。根據(jù)收集的信息，建立用戶信息平臺，全面掌握用戶群甚至是潛在用戶群的基本情況，據(jù)此制定不同的服務(wù)策略。要根據(jù)用戶對服務(wù)滿意度的調(diào)查和反饋，隨時調(diào)整改進(jìn)服務(wù)內(nèi)容和質(zhì)量。

4.加強(qiáng)與檔案部門聯(lián)系:一方面中介機(jī)構(gòu)要接受檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)，另一方面中介結(jié)構(gòu)應(yīng)該積極主動加強(qiáng)與檔案部門進(jìn)行具體業(yè)務(wù)的溝通交流，要及時學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，以便更好地承接由檔案部門轉(zhuǎn)移出來的微觀管理職能。目前很多檔案館已經(jīng)開展了部分業(yè)務(wù)外包，甚至有些政府機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已經(jīng)將檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行了整體外包。因此中介機(jī)構(gòu)要爭取獲得檔案部門的推薦，積極參與到檔案業(yè)務(wù)的外包項(xiàng)目中。

5.做好行業(yè)自律:中介機(jī)構(gòu)要自覺接受工商行政管理部門的行政監(jiān)督和檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)監(jiān)督，依照《公司法》、《中華人民共和國公司登記管理?xiàng)l例》、《檔案法》開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動。市場經(jīng)濟(jì)是法治經(jīng)濟(jì)，行業(yè)自律是市場機(jī)制作用的重要形式，比行政監(jiān)督更具有針對性和及時性。中介機(jī)構(gòu)唯有自我約束，依法經(jīng)營，增加服務(wù)的透明度，做到公正、規(guī)范、守信，才能樹立良好的信用度，得到用戶的認(rèn)同，令用戶滿意。

三、統(tǒng)籌檔案行政部門與中介機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)發(fā)展，促進(jìn)檔案事業(yè)與社會融合

檔案中介機(jī)構(gòu)伴隨著檔案事業(yè)的發(fā)展而出現(xiàn)，反過來又推動檔案事業(yè)的發(fā)展。雖然檔案行政管理部門與中介機(jī)構(gòu)的職能不同，但兩者必須以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，既分工，又合作，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案行政管理部門要通過行政引導(dǎo)，培育市場，不失時機(jī)地把檔案工作延伸到社會各領(lǐng)域，形成社會與檔案事業(yè)的良性互動關(guān)系，真正構(gòu)建相互促進(jìn)的檔案專業(yè)社會化服務(wù)體系，使檔案的價值和精神在社會利用中熠熠生輝。

1.開展立法研究:目前國家層面上還沒有關(guān)于檔案中介服務(wù)方面統(tǒng)一的檔案行政法規(guī)或行政規(guī)章，這就要求各地區(qū)的檔案行政管理部門緊密結(jié)合地方實(shí)際，先行加強(qiáng)立法和政策研究，這方面上海、浙江、廣東等沿海經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)已經(jīng)走在前列。地方性檔案法規(guī)主要應(yīng)限定中介機(jī)構(gòu)的經(jīng)營范圍、執(zhí)業(yè)人員素質(zhì)、接受檔案行政機(jī)關(guān)監(jiān)督等方面內(nèi)容。

2.加大宏觀調(diào)控:檔案行政管理部門應(yīng)該對本地區(qū)的檔案中介服務(wù)問題進(jìn)行專題調(diào)研，掌握中介機(jī)構(gòu)的數(shù)量、規(guī)模、經(jīng)營范圍、業(yè)務(wù)開展情況、存在的問題，制定科學(xué)的規(guī)劃，引導(dǎo)不同規(guī)模、不同類型的機(jī)構(gòu)發(fā)展，使其根據(jù)市場需求呈現(xiàn)出應(yīng)有的層次性，必要時可以考慮一些資源的共享與整合，以培養(yǎng)規(guī)模化的中介機(jī)構(gòu)，避免重復(fù)建設(shè)和無序競爭，從而形成合理的總體布局。

3.加強(qiáng)市場監(jiān)管:按照《中華人民共和國行政許可法》規(guī)定，多數(shù)檔案中介機(jī)構(gòu)的設(shè)立可以不經(jīng)過檔案行政管理部門行政許可，這為中介機(jī)構(gòu)的發(fā)展創(chuàng)造了寬松的環(huán)境。但檔案行政管理部門應(yīng)完善備案登記制度，建立中介機(jī)構(gòu)信息數(shù)據(jù)庫，并開展不定期的抽查。對各類中介機(jī)構(gòu)應(yīng)進(jìn)行事后監(jiān)督，例如中介服務(wù)的質(zhì)量、服務(wù)場所及庫房設(shè)施情況、執(zhí)業(yè)人員的培訓(xùn)情況和業(yè)務(wù)水平等。

4.組建行業(yè)協(xié)會:行業(yè)協(xié)會作為中介機(jī)構(gòu)維權(quán)、服務(wù)和行業(yè)自律的組織，是中介行業(yè)發(fā)展的龍頭。培育和發(fā)展檔案中介機(jī)構(gòu)的行業(yè)協(xié)會應(yīng)該盡快納入檔案行政管理部門的議事日程。檔案中介機(jī)構(gòu)行業(yè)協(xié)會一方面通過搭建市場平臺、信息平臺和技術(shù)平臺，協(xié)調(diào)行業(yè)事務(wù)為會員提供服務(wù)，向行政部門反映會員的訴求;另一方面從公平追求利益的原則出發(fā)，通過會員間的充分認(rèn)可，塑造檔案社會服務(wù)行業(yè)的整體形象。

5.適度行政讓位:在政府職能尚未完全轉(zhuǎn)變的情況下，檔案行政管理部門要本著“讓利于民”的思想，逐步把具體檔案工作的微觀指導(dǎo)職能讓出來，更好地發(fā)揮中介機(jī)構(gòu)在推進(jìn)檔案專業(yè)社會化服務(wù)中的積極作用。比如可以適當(dāng)參照審計(jì)制度，將一些檔案年度檢查或階段性驗(yàn)收工作委托檔案中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行，在制度設(shè)計(jì)、整理方案和評估報告等環(huán)節(jié)中增強(qiáng)中介機(jī)構(gòu)的權(quán)威性和公信力。

6.多種手段扶持:除了適度的職能讓位，檔案行政管理部門還應(yīng)該利用自身的優(yōu)勢和掌握的資源對中介機(jī)構(gòu)予以扶持。比如組織專家學(xué)者為中介機(jī)構(gòu)提供創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)、跟蹤指導(dǎo)、診斷服務(wù)等;召開各種研討會、交流會、報告會，為中介機(jī)構(gòu)提供理論和實(shí)踐上的幫助;聘請成功機(jī)構(gòu)傳授經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)教訓(xùn);制定人才培養(yǎng)計(jì)劃，為中介服務(wù)人員舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)等多種方式。

綜上所述，通過檔案館、檔案中介機(jī)構(gòu)、檔案行政管理部門三方面的共同努力，突破界限，打破檔案部門內(nèi)的惰性，凝聚社會力量，擴(kuò)大交流與合作，做到縱橫結(jié)合，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)，共同實(shí)現(xiàn)檔案專業(yè)社會化服務(wù)，檔案的社會影響力就會進(jìn)一步擴(kuò)大，檔案的社會化程度就會越高。

注釋:

① 王萍，王志才，張衛(wèi)東.檔案館社會化服務(wù)的若干問題研究.檔案學(xué)研究，2006(6) .

② 韓玉梅主編.外國現(xiàn)代檔案管理教程.中國人民大學(xué)出版社，1995.

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作者單位:北京市檔案局