英國檔案事業發展的新趨勢

摘要:作為新世紀資產階級檔案工作改革的先鋒，英國檔案工作改革不僅促使了英國檔案事業的新發展，而且還使檔案工作上升為國家的一項獨立事業。本文通過對英國檔案事業發展趨勢的探究，以期對我國檔案事業的發展起到借鑒意義。

關鍵詞:檔案事業新趨勢英國

從世界近代檔案事業發展歷程上看，英國檔案事業的發展相對滯后。在近代，英國在法國檔案工作改革的影響下只做了兩件事:一是頒布了第一步檔案法(1838年)，二是成立了兩個檔案館，其中一個是中央級綜合性公共檔案館，一個是部署專門檔案館。而進入新世紀后，英國檔案工作改革成就令世人矚目，檔案事業的發展形成了自身的特色，主要包括以下幾個方面:

一、公共休閑及信息服務理念

“檔案在休閑社會中的作用”作為第14屆國際檔案大會的主題，無疑將檔案的休閑利用提升了一個新高度。正如英國著名檔案學家邁克爾·庫克所指出的:“整個社會應該把檔案館看作是它的一個文化機構，即使是貼上‘文化娛樂’、‘消遣’的標簽也無可厚非。檔案館應該像圖書館、博物館等文化休閑場所一樣，只要人們愿意，閑來無事時，就可以去這些由社會建立起來的機構，按照個人興趣進行活動。英國在檔案公共休閑利用上獨樹一幟。他們把休閑看作是完善個人修養和體現自我價值，人們自由地憑自己的意思和想法，在平和與寧靜中得到身體和精神上的歡娛和享受，從而達到人的物質生活和精神生活的和諧統一。英國公共檔案館，簡稱PRO(The Public Record office)，在如何把握公眾的需求、切中公眾的興趣點，改變傳統檔案館作為 “冷衙門”、“深宅大院“的形象上下足了功夫。在倫敦西部的丘園(Kew)新館公眾可以聯機瀏覽從1086年英王威廉一世頒布的英國全國土地、財產、牲畜和農民調查清冊——《末日裁判書》到近年來英國政府部門開放利用的所有政務信息，享受快速、專業的信息服務又稱為開發性服務，這種服務形式包括口頭咨詢、書面咨詢、電函咨詢以及主動向潛在利用者報道館藏檔案信息等。英國檔案學者邁克爾·庫克曾鮮明地指出之所以稱信息服務為開發性服務是因為這種服務是由檔案館主動直接將館藏信息開發出來，報道給各種利用者，而不是單純地提供檔案原件或其復制件。在館內，人們可以驚奇地發現與國內傳統檔案館性質完全不同的另一番景象:小孩正興致濃濃得看著虛擬的檔案展覽，年輕人在館內上網、購書、喝咖啡，父母在瀏覽最新政務信息、查閱所需檔案原件，老人在翻閱報紙和陳舊的照片，眼里飽含著幸福的淚水。此外，為了吸引更多公眾的興趣，英國國家檔案館還利用面具、鬼臉和聲、光、電等高新技術手段。公眾到檔案館可以不帶有任何目的，完全憑自己的興趣，任意瀏覽、參觀、閱覽、購書和上網。對于英國的休閑服務理念著實令人驚嘆。

二、國家數字化檔案中心(NODA)的建立

在人們的傳統意識中，檔案館的功能可用獲取、存儲和使用這三個詞來概括。隨著科學技術的不斷進步，尤其是數字和網絡技術的不斷開發，檔案館的職能也在發生日新月異的變化。信息技術使得檔案館完成其傳統的歷史使命并向數字化、信息化、網絡化邁進。而檔案的數字化及維護正是新形勢下檔案界亟待解決的新課題。所謂檔案的數字化是指由公共資助的研究部門或政府機構產生的，以電子格式存在，能為公眾利用的文本、數據或文檔。具體包括:光盤上的數據匯編、電子數據庫、英特網上可提供利用的文獻，以及以數字化格式存在的聲音記錄、靜止或運動的畫面等等。從當前的形勢上看，由于缺乏妥善安排與保管，數字化檔案的保護問題日益嚴峻，許多存在潛在價值的數字化檔案正在消失，以《末日審判書》為例。英國廣播公司BBC在1986年刻錄《末日審判書》時遇到一些難題，由于技術的發展，當時采用的LV-ROM存儲技術已被CD-ROM和DVD技術所取代，大部分LV-ROM存儲格式的光盤由此變得無法識別，因此如何制定一個相互協調一致的數字化檔案工作以避免國家記憶出現空白已刻不容緩。但由于數字化檔案的載體形式(包括文本、數據、文檔等)、來源部門(包括商業出版部門、學術團體和政府各部門機構等)以及側重點(如盈利、傳播研究成果、保護國家智力資源等)的多樣性，因此他們不可能執行同樣的檔案政策。要想系統制定數字化檔案政策，就必須建立一個被授予管理權限的協調機構——國家數字化檔案中心(簡稱NODA)。這樣的協調機構目的就在于在公共領域內協調數字化檔案工作，同時也為各類檔案工作者提供表達自己觀點和見解的專業論壇。此外，為了使國家數字化檔案中心的數字化檔案都能被更加有效的鑒定和管理，馬修斯等人認為采取強制劃一的措施來永久保存數字化檔案是不大可行的，而實際上一些檔案材料也保持著原始形式，以便日后檔案工作人員對檔案的形成有更好的了解和把握。當然他們并不排除某些情況下采用改建后的形式來保管檔案，因為這樣能保證數字化檔案的可讀性。另外，英國政府也表現出對數字檔案保護及利用的足夠重視，支持和配合英國國家檔案館與世界各國檔案同行的合作。如1999年10月，在布魯塞爾召開的第二屆歐共體國家電子文件與電子工作論壇中，與會的國家(如英國、美國、荷蘭、奧地利、德國、法國、意大利等)分享檔案數字化保護的各種經驗，總結了歐洲國家在建立數字化檔案館方面的科研進展及其經驗，最終將研究成果更好地服務于整個社會，成為該領域建設的最佳實踐指南中的英國政府發揮著不可磨滅的作用。

三、公共檔案館網站(PRO)建設

隨著世界各國檔案學者對檔案服務與互聯網絡關系認識的深入，現代通信技術、計算機技術以及網絡技術的迅猛發展，當前檔案館普遍開辟出新的服務方式——網絡服務，用戶可以在任何地方自由檢索公共檔案館網站提供的各類信息。以英國公共檔案館為例。英國公共檔案館網站(PRO)建設可以追溯到1998年，英國國家檔案委員會在名為《英國檔案館的發展道路》的報告中提出了由英國皇家歷史手稿委員會負責建立并維護國家總網站，提供了英聯合王國檔案目錄并鏈接到其所屬網站的網絡檔案館計劃。其中，英格蘭檔案網站與蘇格蘭。威爾士及高級系統等檔案自網絡共同構成了全英聯合王國的一體化網絡體系。通過該一體化網絡體系可將檔案目錄展示給用戶。其后，由于歷史原因，英國各公共檔案館保存了不少具有世界意義的檔案，這就決定了英國公共檔案館網站的利用對象與服務對象的多元化。以提供公共檔案館與家譜文件中心的具體時政新聞、工作任務和發展計劃為中心的公共檔案館網站(簡稱PRO網站)的普遍建立。PRO網站不僅為國內外利用者提供了關于原公共檔案館和皇家歷史手稿委員會的詳細信息，還為研究家族歷史、電子文件理論研究以及檔案文件的普遍保管原則等提供了詳實的檔案材料。用戶可以通過電話、信函或電子郵件等方式向檔案館查詢所需檔案，檔案館均將予以認真回復。2001年底，公共檔案館網站PRO還推出了完整的公共檔案在線目錄檢索，檔案利用者可以足不出戶，就能獲取跨省市、地區甚至國家的檔案信息。這些都將有利于檔案意識與社會的融合。此外，PRO還為下一代公共網絡的發展提出了一系列詳細行動。他們承諾憑借公共網站服務平臺將為數字化普遍服務、基于數字網絡的廣泛鏈接制定計劃，并特別指出:“政府應當幫助社區寬帶網絡總體規劃建議的實施，將所有本地和社區網絡與公共檔案館相連，為他們提供技術和咨詢支持，進一步采取措施來促進網絡的共享、光譜或載波共享，形成更大的覆蓋范圍兌現寬帶普遍服務的提議”。[另外英國公共檔案館還開展了跨國界的合作，他們認為“檔案館”是為檔案和文件管理職業設置的，所有的公共檔案館在文化服務與利用宗旨上具有一致性。所以PRO網站提供了全世界成千上萬檔案館網址鏈接，提出并資助了以瑞典國家檔案館網站為總網管的歐盟檔案一體化網絡(簡稱EUAN)，為歐洲現代信息事業的發展做出了應有的貢獻。

四、電子政務的廣泛推行

2003年12月9日到13日在瑞士日內瓦召開世界信息社會峰會上，國際檔案理事會(ICA)向與會代表呼吁要保護信息社會記憶，充分運用信息技術促進行政管理的透明度。由于英國政府力圖使本國在信息社會中走在世界前列，所以電子政務建設目前在英國進展很快，政府無紙化辦公已基本實現。在電子政務建設方面，英國政府的主要指導思想是建立以公眾為中心的政府，在電子政務建設過程中，加強跨部門的合作，提高政府的工作效率、改進服務方式。2000年3月30日，英國召開信息時代特別內閣會議，首相托尼。布萊爾(Tony Blair)把英國全面開通“電子政府“的時間從原計劃2008年提前到2005年，并承諾2005年前政府機構的全部服務項目都將在線提供，所有公眾與企業都能從“電子政府”獲得所需的各種公共服務。從“電子政府”計劃具體的實施上看，英國公共檔案館及皇家歷史手稿委員會在政務文件電子化計劃中發揮了重要作用，所以英國政府于2003年4月2日在這兩個機構的基礎上組建了一個新的檔案管理機構——國家檔案館即丘園新館(Kew)，使之成為電子政務網絡建設及數字化建設的“領頭羊”。為了更好滿足公共對“電子政務”信息的利用需求，英國政府從2005年開始實施《信息自由法》這一法令確立了英國國家檔案館為政府提供電子文件管理和保護的咨詢服務的權能，從而有利于中央和地方政府提高工作效率，更好的保護公民的知情權以及政務信息的透明化。正基于此，2006年11月，英國國家檔案館憑借著“國家的檔案館全球搜索”、“國家檔案館的數字化項目”、“國家檔案館的學習網站”三項服務一舉獲得了2006年國家電子政府獎的最終提名，成為當今英國最受歡迎的五大政府網站之一。此外，2008年12月13日 ，英國國家檔案館發布了令世人矚目的時事新聞:“公布1915年到1977年的內閣文件，并建立了一個開創性的內閣政務公開網站”。該網站主要涵蓋英國政府在20世紀的相關政府文件，展示了政府是如何應付20世紀所發生的從全國總罷工到兩次世界大戰再到國家福利體系的建立中的真實內幕。該項目是通過JISC數字化項目建立的，可以在線獲得超過50萬頁的內閣會議記錄和備忘錄文檔。這些在線資源能夠用于用戶的教學、學習、研究，并在可能的情況下開放給更廣大的市民。表明英國在廣泛推行電子政府上下定了決心。

五、檔案法制化建設

英國是一個最典型的采用分散式檔案管理事業體制國家。所謂的“分散式”是指國家不設立檔案行政管理機關統一掌管全國的檔案工作，中央和地方的檔案工作實行分權管理，各司其職。這就意味著英國的檔案事業缺少了作為全國檔案事業指揮中心、依法定職權對全國檔案事業進行組織化、有序化的管理、監督和指導的檔案行政管理機關。英國政府為了彌補分散式檔案管理體制的不足，特別重視檔案法制建設，強調全國檔案工作必須依法行事。英國自1838年頒布了第一部《公共檔案法》以來執行了120年后于1958年重新頒布，1967年以來都有不斷的修訂。自20世紀70年代官方《信息公開法案》出臺到2000年11月30日《信息公開法》頒布，再到2005年英國政府開始實施的《信息自由法》，以及其他有關法律，如《公司法》、《合同法》等，無不涉及到對檔案館中的檔案、檔案工作及檔案事業發展以及各部門、企事業單位乃至個人的檔案工作都必須依法行事的規定。此外，英國各級檔案機構、地方各級政府都可以就工作需要制定相應的規章制度，如公共文件辦公室曾對檔案接收工作作出明確規定:“凡檔案在形成單位保管滿30年，必須移交給公共文件辦公室保管，并向社會無償提供利用，達到資源共享”。另外，英國檔案工作部門嚴格執法加強對檔案移交部門的指導監督，如規定對于形成單位應當移交的檔案，需要繼續保管使用的，必須在報告中申明理由并經過有關部門批準后方可延期使用。檔案工作部門有權對檔案移交部門管理利用中的不當行為責令其限期改正等。另外，1947年成立英國檔案工作者協會在檔案法制建設上也發揮著舉足輕重的作用。由于英國檔案工作者協會會員來自于全國各級、各類檔案機構或專業團體。協會通過定期召開檔案工作專業會議和出版專業刊物，來增進檔案人員的相互了解和交流，促進檔案法規的貫徹實施，成為宣傳英國檔案法制化建設的“先鋒”。

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作者單位:福建師范大學