試論公共圖書館地方文獻(xiàn)采訪工作

[摘要]本文通過對廣西壯族自治區(qū)桂林圖書館在采購地方文獻(xiàn)過程中出現(xiàn)的問題及地方文獻(xiàn)入藏情況的分析，提出一些建議，為公共圖書館的地方文獻(xiàn)資源建設(shè)工作提供參考。

[關(guān)鍵詞]公共圖書館；地方文獻(xiàn)；采購；廣西壯族自治區(qū)桂林圖書館

[中圖分類號]G253.1 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼]B [文章編號]005—6041(2010)01—0087—03

1 前言

地方文獻(xiàn)是指內(nèi)容上具有地方特征的區(qū)域性文獻(xiàn)，是以地理區(qū)域為中心特征的一切信息和知識的載體，是研究本地區(qū)歷史與現(xiàn)狀的第一手資料，也是圖書館為本地區(qū)及圖書館網(wǎng)絡(luò)提供特色服務(wù)的重要手段。因此收集、保存、開發(fā)利用地方文獻(xiàn)已經(jīng)成為各級公共圖書館的共識。地方文獻(xiàn)的收集范圍從廣義上講，一般包括地方史志、地方出版物、地方人士著述。公共圖書館收集地方文獻(xiàn)的常用方法包括繳送、征集、交換、捐贈、采購等。在通過繳送、征集、交換、捐贈這幾種方法都無法收集到圖書館需要的地方文獻(xiàn)時，就必須使用購置文獻(xiàn)的專項資金來購買。據(jù)了解，大多數(shù)公共圖書館在使用專項資金購買地方文獻(xiàn)時，都出現(xiàn)渠道不暢、有限經(jīng)費(fèi)未能發(fā)揮作用的情況，從而造成地方文獻(xiàn)入藏量不高，影響了圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)的發(fā)展。因此，本文試通過對廣西壯族自治區(qū)桂林圖書館(以下簡稱“桂林圖書館”)在采購地方文獻(xiàn)過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，提出一些建議，為公共圖書館的地方文獻(xiàn)資源建設(shè)工作提供參考。

2 桂林圖書館地方文獻(xiàn)采訪及入藏情況分析

桂林圖書館雖是省級圖書館設(shè)置，但由于歷史原因，廣西存在著兩所省級館，因此桂林圖書館的經(jīng)費(fèi)是由桂林市財政支持。中文圖書自2003年起實行政府采購，每年的購書經(jīng)費(fèi)只有幾十萬元，中標(biāo)書商無法提供的地方文獻(xiàn)如地方年鑒、地方史志、地方人士著述屬于自行采購，每年經(jīng)費(fèi)約為一萬元。由于中標(biāo)書商提供的廣西版圖書品種較少，入藏情況不理想，必須從機(jī)動購書經(jīng)費(fèi)中撥款委托非中標(biāo)書商購買廣西版圖書。和其他省級圖書館相比，我館購買地方文獻(xiàn)的經(jīng)費(fèi)很少，甚至比一些市級圖書館的經(jīng)費(fèi)還要少。實行政府采購后，文獻(xiàn)采購和設(shè)備購買都需要政府采購辦公室審核，增加了采購經(jīng)費(fèi)使用的透明度，但圖書館的地方文獻(xiàn)采訪工作難度也加大了。

2.1 自行采購渠道不暢，有限經(jīng)費(fèi)未能發(fā)揮作用

從上表中可以看出，每年自行采購的地方文獻(xiàn)入藏量并不多，除2004年由于補(bǔ)購部分缺藏的年鑒和通志購買品種較多、經(jīng)費(fèi)超支外，其他年度的經(jīng)費(fèi)都沒有按計劃使用完。不少地方綜合年鑒、統(tǒng)計資料、行業(yè)年鑒由于發(fā)行渠道狹窄，我們較難獲取出版信息，因而入藏率較低。2009年對我館收藏的地方年鑒進(jìn)行查漏補(bǔ)缺時，發(fā)現(xiàn)應(yīng)收藏的44種中完整的只有11種。桂林作為一個歷史文化旅游名城，名人眾多，在收集名作家的手稿、地方人士著述時不是很順利。我館需要象征性地支付獎金，必須從自行采購經(jīng)費(fèi)中支出，但因為發(fā)票問題，遲遲未能辦好。此外在收集與本地區(qū)相關(guān)的有收藏價值的文獻(xiàn)時，不少文獻(xiàn)擁有者作為個人都沒有經(jīng)營資格，需到稅務(wù)局開發(fā)票交納稅費(fèi)，大部分人不愿意做這些煩瑣的事務(wù)。而且即使開據(jù)了正式發(fā)票，發(fā)票和付款申請書都必須交由采購辦及支付中心審核，最快也要在十五個工作日后才能通過銀行匯款支付書款。雖然政府采購加大了圖書館文獻(xiàn)采購的透明度和公開性，但在實際操作中，由于付款方式單一、付款手續(xù)煩瑣、書款到賬時間過長使得不少所需的文獻(xiàn)沒能及時購買到，圖書館賬戶上的專項書款也未能及時按計劃使用。

2.2 地方出版物收集難度大，廣西版圖書入藏量不高

省館館藏一大特色是以收藏地方出版物為重點，在本地出版社未能完全繳送的情況下，就得依靠中標(biāo)書商提供廣西版圖書，可在書商提供的可供書目中，廣西版圖書寥寥無幾。在經(jīng)過多方努力后，2007年開始委托廣西當(dāng)?shù)匾患覈鵂I書商幫助采購廣西版圖書。在廣西，有八家正式出版社，其中廣西教育出版社和接力出版社所出的圖書多為中小學(xué)教材、教輔及低幼讀物，其他六家出版社的圖書收集難度很大，歷經(jīng)周折才拿到了由廣西新聞出版局收集到的2007年度各出版社圖書出版目錄。下表的統(tǒng)計數(shù)據(jù)為桂林圖書館通過繳送、書商訂購、委托訂購這三種方式收集到的2007年出版的廣西版圖書的入藏情況，均不包括中小學(xué)教材教輔及低幼讀物。

由于廣西版圖書入藏情況不理想，桂林圖書館一般采用三種收集方式同時進(jìn)行的收集辦法，不管出版社是否繳送，只要中標(biāo)書商和委托書商提供相關(guān)的書目信息，圖書館都訂購1冊，這樣可以多途徑保證廣西版圖書入藏的品種數(shù)。從上表可以看出，2007年廣西版圖書入藏量并不高，在所出版需要收藏的總品種1060種中只收入了388種，比例為36.60％。出版社繳送圖書的積極性并不高，繳送比例只占到出版總數(shù)的28.49％。中標(biāo)書商提供的書目信息中有關(guān)廣西版圖書的也很少，全年只訂購到74種；2007年末委托書商補(bǔ)購到的廣西版圖書也多是2006年度所出的圖書，當(dāng)年度的新書只有12種。2008年采訪人員在多途徑地收集廣西版圖書出版信息的同時，參加書商組織的現(xiàn)采會進(jìn)行有目的的補(bǔ)購，取得了一定效果，在所出版的需要收藏的1428種中收入了1030種，2008年的人藏量達(dá)到72％，但還是沒達(dá)到評估標(biāo)準(zhǔn)80％的最低要求。

雖然我館在廣西版圖書的入藏上采取了補(bǔ)救措施，可效果并不明顯，這與地方出版社的圖書發(fā)行渠道不暢、圖書館購買地方版圖書復(fù)本量少、供應(yīng)商的服務(wù)缺乏針對性有關(guān)，但圖書館招標(biāo)采購的制度也加大了地方版圖書的采購難度。”圖書館實行招標(biāo)采購后，中標(biāo)書商為了確保到貨率高，總會屏蔽一些收集難度大、采購難度大、到貨率低的中小型地方出版社的圖書信息，而這些圖書往往又是圖書館需要的。雖然圖書館的招標(biāo)采購有效提高了購書經(jīng)費(fèi)的使用效益，保證了入藏新書的品質(zhì)，但漏訂圖書給圖書館藏書的系統(tǒng)性和完整性也造成了一定的影響。如上表2007年所出版的廣西版圖書中，桂林圖書館所需的《漓江畫派》等沒能購買到。

3 改進(jìn)地方文獻(xiàn)采訪工作的幾點建議

地方文獻(xiàn)采訪工作，有它的獨(dú)特性。它的采訪不同于一般的圖書資料，僅靠書目訂購是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。多數(shù)地方文獻(xiàn)因其內(nèi)容的局限性，發(fā)行數(shù)量往往不大，且出版機(jī)構(gòu)常是自辦發(fā)行，發(fā)行范圍很小，出版發(fā)行有較大的隨機(jī)性、隨意性。地方文獻(xiàn)載體的形式多樣，使得其收集渠道和獲得方式也出現(xiàn)多樣化，地方文獻(xiàn)的采訪工作難度較大。由于我館處于經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)，購書經(jīng)費(fèi)極其緊缺，文獻(xiàn)資源建設(shè)規(guī)模遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于同級圖書館。國內(nèi)不少公共圖書館也存在這種現(xiàn)象，在經(jīng)費(fèi)拮據(jù)的情況下如何利用有限的經(jīng)費(fèi)保證地方文獻(xiàn)入藏率的提高，需要多方努力，共同協(xié)作。

3.1 爭取領(lǐng)導(dǎo)重視和財政支持，加大地方文獻(xiàn)經(jīng)費(fèi)投入

地方文獻(xiàn)作為公共圖書館的特色館藏，可以為當(dāng)?shù)厣鐣l(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供文獻(xiàn)保障，是發(fā)揮特色服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)。圖書館要結(jié)合本地區(qū)的實際情況制定服務(wù)目標(biāo)，做出富有成效的服務(wù)工作，得到讀者、社會的肯定，這樣才能引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能爭取到更多的專項經(jīng)費(fèi)。如在各地旅游業(yè)不斷興起之際，可根據(jù)地方文獻(xiàn)的記載，開發(fā)修復(fù)歷史上的文物遺產(chǎn)、風(fēng)景名勝等旅游景點，尤其關(guān)于本地傳說、名山、紀(jì)念碑等的記載，地方文獻(xiàn)功不可沒。

公共圖書館實行政府采購后，文獻(xiàn)經(jīng)費(fèi)的管理和使用程序發(fā)生了很大變化，原有的措施不再實行。針對新情況，圖書館必須及時進(jìn)行調(diào)整，采取各種措施彌補(bǔ)由此帶來的不利影響。根據(jù)地方文獻(xiàn)種類繁多、涉及面廣、出版物形式各異等特點，向上級政府說明地方文獻(xiàn)收集工作的難度，和政府采購部門多溝通協(xié)調(diào)，加大自行采購的比例來保證地方文獻(xiàn)的采購，縮短付款時間。這樣既能滿足政府采購的要求，又能保證地方文獻(xiàn)采購質(zhì)量。

3.2 提高采訪人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極參與地方文獻(xiàn)資源協(xié)作網(wǎng)的工作

如今地方文獻(xiàn)的出版發(fā)行呈現(xiàn)隨機(jī)性和隨意性，搜集渠道和獲得方式逐步多樣化，這要求采訪人員除了有深厚的文化素養(yǎng)和廣博的地方文史知識外，還必須具有高水準(zhǔn)的專業(yè)水平。要學(xué)會及時捕捉并掌握更廣、更多的文獻(xiàn)出版發(fā)行信息和地方信息；要了解本館的地方文獻(xiàn)館藏，熟悉本館的采訪工作程序，能及時和政府采購部門溝通，采取各種靈活多變的采訪策略；熟悉網(wǎng)絡(luò)知識，掌握計算機(jī)操作如查重、預(yù)訂、驗收等技能；在制定地方文獻(xiàn)采訪計劃、確定范圍時要掌握重點，搜集信息、采集文獻(xiàn)要多途徑、有特色等。只有這樣，才能在眾多的地方文獻(xiàn)資料中，把握好重點收集范圍，在重點收集范圍內(nèi)，盡可能地將文獻(xiàn)采集齊全，并創(chuàng)立特色。

地方文獻(xiàn)由于范圍廣泛，形式多樣，數(shù)量眾多，獲取難度大，一個地區(qū)的地方文獻(xiàn)收集工作僅依靠一個公共圖書館的力量，是很難完成這項工作的，需要統(tǒng)一組織，協(xié)同作戰(zhàn)，有規(guī)劃有分工地組建地方文獻(xiàn)資源協(xié)作網(wǎng)。要建立地區(qū)圖書館間的合作網(wǎng)絡(luò)，組建以省級地方文獻(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)為主導(dǎo)、市縣級地方文獻(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的全省地方文獻(xiàn)資源協(xié)作網(wǎng)絡(luò)。如廣西壯族自治區(qū)圖書館和桂林圖書館作為廣西省內(nèi)的兩家省級圖書館，近幾年充分利用各自的地緣優(yōu)勢，互相交流地方文獻(xiàn)出版信息和收集信息，根據(jù)各自的經(jīng)費(fèi)情況，計劃合作采購部分價格較高的地方文獻(xiàn)。同時桂林圖書館還充分發(fā)揮各基層館的優(yōu)勢，收集到許多有價值的地方文獻(xiàn)，如永福縣圖書館近年來積極協(xié)作桂林圖書館收集到《永福福壽文化叢書》等文獻(xiàn)。此外要建立圖書館與黨史辦、通志館、檔案館、博物館等部門的協(xié)作關(guān)系，開展信息互通、文獻(xiàn)交換等業(yè)務(wù)。

3.3 積極與地方出版社、書商溝通，通過多種方式提高地方出版物的入藏量

地方出版物是反映一個地區(qū)文化水準(zhǔn)的標(biāo)志之一，其內(nèi)容涉及的學(xué)科性質(zhì)均屬某一地域的精神產(chǎn)品，是出版史料、文化志的基本材料，是地域狀況研究的一個具有價值的方面，屬于地方文獻(xiàn)有機(jī)組成的重要部分。目前我國的地方出版物呈繳本制度不具有法律的強(qiáng)制約束力，出版機(jī)構(gòu)作為自負(fù)盈虧、自主經(jīng)營的經(jīng)濟(jì)實體，繳送并不積極，因此要想方設(shè)法和地方出版社溝通，讓他們了解圖書館所建立的地方出版物專藏庫就是為了展示地方出版成果、提供地方出版業(yè)和地方文化研究。對于部分合作出版或作者包銷的圖書，爭取讓出版社把出版信息傳遞給圖書館，以優(yōu)惠價格出售給圖書館，保證地方出版物收藏的完整性。

實行書號實名制后，出版社將成為圖書出版信息的唯一源頭，供應(yīng)商與出版社走得越近，就越能在第一時間拿到出版社的所有樣書。對于具有明顯地域特色的圖書和跨年度出版的多卷書、叢書等，供應(yīng)商如能及時提供相關(guān)書目信息，以此滿足圖書館的個性化需求，并能協(xié)助圖書館跟蹤采購，能最大程度減少地方文獻(xiàn)的漏訂情況，圖書館采購地方文獻(xiàn)的壓力就會相對少些。如桂林圖書館在2009年度委托書商訂購廣西版圖書時，在訂購協(xié)議中就明確要求書商提供當(dāng)年度廣西八家出版社的新書，包括與地區(qū)經(jīng)濟(jì)文化相關(guān)的綜合性年鑒如《廣西統(tǒng)計年鑒》等，中小學(xué)教材、教輔及低幼讀物不在訂購范圍內(nèi)，部分價格較高的圖書要征求圖書館的意見后才訂購。供應(yīng)商如能真正從館藏資源建設(shè)的角度為圖書館提供深入的信息服務(wù)，圖書館對供應(yīng)商的滿意度和依賴性才會更高。