一卡通系統(tǒng)在高校圖書館的應(yīng)用建設(shè)

[摘 要]結(jié)合北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院圖書館一卡通信息處理系統(tǒng)建設(shè)，在分析歸納現(xiàn)行各類卡特性的基礎(chǔ)上，就高校圖書館一卡通系統(tǒng)建設(shè)的各種問題進行了深入探討，對“卡”信息系統(tǒng)建設(shè)具有實際借鑒意義。

[關(guān)鍵詞]高校圖書館;一卡通;系統(tǒng)

[中圖分類號]G258.6;G258.94[文獻標志碼]B[文章編號]1005-6041(2010)02-0043-04

卡——在人們的生活中已不再陌生，無論是在銀行辦理儲蓄，還是購物、就醫(yī)等，到處都可以看到卡的身影。在校園里，我們所熟悉的學(xué)生證、工作證、借書證、醫(yī)療證、上機證、游泳證等各類證件已逐漸被卡取代，卡將成為服務(wù)現(xiàn)代校園生活的一個重要部分。圖書館作為高校教學(xué)的三大支柱之一，為師生開展高效便捷的服務(wù)有義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。以卡為支點開展讀者服務(wù)，是高校圖書館從傳統(tǒng)手工服務(wù)向現(xiàn)代信息服務(wù)轉(zhuǎn)變的一條有效途徑。為此，北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院圖書館進行了卓有成效的嘗試。

1 卡的分類與選擇

籌劃圖書館一卡通信息處理系統(tǒng)首先會碰到選卡問題。面對五花八門的卡，人們常會感到手足無措、難以取舍，為選卡而犯愁，了解卡的特性和用途成為建設(shè)一卡通訊息系統(tǒng)的一門必修課。市面上所見的各類卡，大體可依三種方法分類:按內(nèi)部結(jié)構(gòu)分(見表1)、按數(shù)據(jù)讀取方式分(見表2)和按應(yīng)用領(lǐng)域分(見表3)。

高校圖書館從自身實際出發(fā)，選卡可依四項原則:一是易于讀者使用;二是適合圖書館服務(wù)管理;三是做到安全可靠;四是兼顧未來發(fā)展。對于“易于讀者使用”，需要注意卡的易用性、耐用性、通用性和多用性，便于攜帶、耐磨損、校園互認、一卡多用;在“圖書館服務(wù)管理”方面要將讀者的圖書管理、費用支付、門禁控制、身份識別各項功能統(tǒng)籌考慮;“安全可靠”要求卡上信息讀取準確無誤，內(nèi)容未經(jīng)授權(quán)不得變更;“兼顧未來發(fā)展”意味著卡的選取既要滿足現(xiàn)有需求，又要適當(dāng)考慮后續(xù)發(fā)展，為今后圖書館的發(fā)展留有余地。

基于選卡原則和綜合考慮各種相關(guān)因素，根據(jù)卡的分類特點和用途，從卡內(nèi)部結(jié)構(gòu)分類角度來看，智能卡較為合適;從卡數(shù)據(jù)讀取方式分類角度來分析，非接觸式IC卡較為合理;從卡應(yīng)用分類角度來考慮，最好既有金融卡功能，又能起非金融卡作用。因此，對于高校圖書館來講，選取“智能式非接觸式IC卡”較為適宜。

2 圖書館一卡通系統(tǒng)應(yīng)用建設(shè)

2.1 系統(tǒng)架構(gòu)

對于高校來說，圖書館信息系統(tǒng)可以看做是校園網(wǎng)中的一個節(jié)點;對于圖書館來說，一卡通系統(tǒng)可以是圖書館信息系統(tǒng)中一個面向讀者服務(wù)的支點，它將圖書館與讀者有機地結(jié)合到一起，使圖書館信息處理系統(tǒng)與一卡通系統(tǒng)構(gòu)成后臺信息資源處理與前臺讀者知識服務(wù)的關(guān)系。因而，一卡通系統(tǒng)實質(zhì)上是圖書館信息系統(tǒng)的一個組成部分，并與校園網(wǎng)互聯(lián)互通。

“圖書館一卡通信息系統(tǒng)架構(gòu)圖”(如圖1)給出了系統(tǒng)組成和連接關(guān)系，主要需要配置讀卡終端、中間數(shù)據(jù)庫和一卡通服務(wù)器等設(shè)備。讀卡終端用來讀取注冊卡片的信息，中間數(shù)據(jù)庫將存放一卡通系統(tǒng)中的變化信息，一卡通服務(wù)器是利用專用處理軟件負責(zé)處理相關(guān)信息的。

圖1 圖書館一卡通信息系統(tǒng)架構(gòu)圖2.2 系統(tǒng)功能

2.2.1 門禁管理。門禁管理功能就是在圖書館入口處安裝讀卡器控制人員進出，利用一卡通系統(tǒng)自動進行身份驗證和權(quán)限識別，并按要求進行統(tǒng)計和記錄。這一方面加強了圖書館資源的安全，維護了讀者的權(quán)益，提升了圖書館安全管理的層次;另一方面可更準確地獲取讀者流量和分布信息，為優(yōu)化圖書館管理，提高服務(wù)質(zhì)量提供準確依據(jù)。^[1]42

2.2.2 借閱管理。從圖2可以清晰看到，系統(tǒng)會自動將持卡讀者的已借書、預(yù)約書等信息準確反映出來，并可完成借書、還書、續(xù)借、預(yù)約等流通環(huán)節(jié)管理功能。采用這種集約式規(guī)范管理，既有效減少了人為失誤，提高了管理效率與水平，也使借閱管理過程更加快捷透明，使讀者切身感受到一卡通信息系統(tǒng)帶來的便利。圖2 一卡通系統(tǒng)管理界面截圖

2.2.3 收費管理。智能式IC卡一卡多區(qū)的特點使得它不僅可設(shè)置身份識別碼，而且可辟出區(qū)域存錢消費。當(dāng)讀者需要在圖書館進行打印、復(fù)印、光盤刻錄、電子閱覽室上機、檢索服務(wù)等各種收費事務(wù)或發(fā)生圖書過期、損壞與遺失罰款的情況時，直接利用卡上儲值就可刷卡消費，不必再像過去那樣先開單據(jù)，再由讀者拿單去財務(wù)室繳費后才能辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，操作起來費時費力。這既提高了工作和服務(wù)效率，也杜絕了現(xiàn)金收支時的各種弊端，減少了讀者與工作人員可能發(fā)生的爭議。

2.2.4 讀者管理。原來的圖書證只能印寫幾個有限的讀者信息，采用一卡通后，可按圖書館的管理需求，豐富和完善讀者信息。在應(yīng)用文理學(xué)院圖書館實踐中，設(shè)置了證件號(學(xué)工號)、條碼號(學(xué)工號)、卡號(卡片物理號)、學(xué)院、系、專業(yè)班級、讀者類型(身份)、姓名、性別、出生年月、身份證號、電子郵件地址、電話、通訊地址、有效日期、民族等讀者信息，實現(xiàn)了讀者信息資源的細致管理。

2.2.5 自我管理。一卡通內(nèi)雖然存有各種信息，但從卡的表面上什么也看不到，如同一個灰盒子。讓讀者自主管理并了解相關(guān)的信息是一卡通IC卡系統(tǒng)建設(shè)中一個不可忽視的問題。在建設(shè)中，圖書館配置自助終端，使讀者隨時可持卡通過終端自主查尋相關(guān)信息和自我管理，如進行查詢借閱情況、卡內(nèi)資金余額和修改密碼等操作，使讀者服務(wù)工作更加透明、和諧。

2.2.6 系統(tǒng)管理。一卡通系統(tǒng)賦予了圖書館管理人員靈活管理的機制，使高校圖書館可根據(jù)自身特點和管理需要，隨時定制相應(yīng)策略。在圖3中可以看到:系統(tǒng)管理員利用系統(tǒng)管理功能可隨時對收費方式、統(tǒng)計時間、條碼長度、借還方式等幾十個參數(shù)進行調(diào)整，滿足圖書館管理的各項變化需求。

圖3 一卡通通信系統(tǒng)管理界面截圖

2.3 系統(tǒng)特點

2.3.1 進一步規(guī)范了讀者服務(wù)管理。在實施一卡通之前，圖書館實行的是紙證式管理，通過手工操作處理，時常出現(xiàn)記錄信息遺漏、出錯或不一致的情況，而且更新速度慢，難以如實反映實際情況，造成用戶信息的不準確、不規(guī)范。另外，對于圖書館信息化前臺與后臺整體管理來講，缺少了前臺用戶端這么一個重要環(huán)節(jié)。建立圖書館一卡通系統(tǒng)后，通過采用規(guī)范的數(shù)據(jù)格式、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)來源、一致的管理方法以及圖書管理系統(tǒng)與一卡通管理系統(tǒng)相互銜接的模式，使圖書館讀者服務(wù)管理走向了統(tǒng)一規(guī)范的新高度。

2.3.2 進一步加強了部門間的協(xié)作。在一卡通系統(tǒng)使用以前，校內(nèi)各部門各自為政、相互獨立，當(dāng)為讀者(特別是新生)辦證時，讀者信息要在流通部逐字錄入，既投入了圖書館大量的人力、物力，又要讀者花較多時間辦理手續(xù)，速度慢、效率低。采用一卡通系統(tǒng)后，實現(xiàn)了校園內(nèi)信息的共享共用，讀者信息通過校園網(wǎng)由教務(wù)部門一體發(fā)送至院信息系統(tǒng)，讀者在院網(wǎng)絡(luò)中心就可完成各類手續(xù)的辦理，實現(xiàn)了讀者服務(wù)的信息化、網(wǎng)絡(luò)化。

2.3.3 進一步密切了人機結(jié)合。過去是人機溝通脫離，人有人言，機有機語，人靠文字符號來溝通，機以數(shù)字代碼相傳遞，若需搭界，動手操作。如今，卡成為數(shù)字世界的人的化身，將人的特征和意愿以卡之?dāng)?shù)字衍化體現(xiàn)，使得借閱瀏覽也好、消費支出也罷，均由卡來代言，一卡通系統(tǒng)著實為人機之間搭建起一條連接紐帶。

3 系統(tǒng)建設(shè)管理需要注意的幾個問題

3.1 系統(tǒng)運行安全的問題

一卡通是一個基于數(shù)據(jù)庫運行的系統(tǒng)，信息的搜集、儲存、檢索各個環(huán)節(jié)的安全管理就顯得異常重要，一旦數(shù)據(jù)缺損和丟失就會影響到系統(tǒng)的有效運行。對數(shù)據(jù)庫端的賬戶要設(shè)置訪問權(quán)限，只有通過安全認證，用戶才能對數(shù)據(jù)庫進行合法鏈接和合法操作;對后臺服務(wù)器和微機終端設(shè)備須配置和實時更新殺毒軟件，及時對操作系統(tǒng)修打補丁，防止病毒和黑客攻擊;系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置認證機制，對使用者進行身份識別，防止假冒用戶侵用系統(tǒng)。

3.2 讀者分類管理的問題

讀者類分為兩種，一是不同層次讀者的借閱期限和權(quán)限的不同，通常表現(xiàn)在讀者對知識需求的深度上，如可分為教師、研究生、大學(xué)生等幾類;二是不同層次讀者對圖書館使用需求的不同，一般可歸為長期、短期和臨時等情況，如在校師生員工、進修、短期培訓(xùn)等類型。針對這些情況，需要區(qū)別對待，如可在卡號上標志區(qū)分標碼，教師用“J”開頭，研究生用“Y”開頭，本科生用“B”開頭;對臨時無卡讀者，采取特定措施，保證用戶對信息的急需。

3.3 系統(tǒng)間相互協(xié)調(diào)的問題

一卡通系統(tǒng)功能的實現(xiàn)往往伴隨著與其他系統(tǒng)的交互和銜接，不是由一卡通系統(tǒng)獨立處理完成。在沒有使用一卡通之前，各部門大多已有了自己的財務(wù)管理系統(tǒng)、食堂售飯系統(tǒng)、圖書館管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、教學(xué)和學(xué)籍管理系統(tǒng)。對于圖書館實施一卡通管理，一是要使一卡通系統(tǒng)與已有圖書館管理系統(tǒng)互聯(lián)互通，做到一體化管理;二是要實現(xiàn)信息共享，校內(nèi)其他部門主管卡上讀者信息可被取用，如人事教務(wù)信息可由圖書館信息系統(tǒng)自動讀取;三是要以卡為媒，從全校整體全局出發(fā)，進一步密切與相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)，強化相互之間的關(guān)系。

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[收稿時間]2009-11-11

[作者簡介]王 琤(1956—)，女，副研究館員，大學(xué)本科，北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院圖書館流通部主任。多年來先后從事圖書流通、咨詢、電子閱覽管理、信息服務(wù)、信息系統(tǒng)建設(shè)等工作，尤其對圖書館網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享進行了深入研究和具體實踐，已先后發(fā)表了十多篇圖書館信息化論文。

[說 明]本論文獲得北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院院級項目資助。