淺議中等職業學校檔案信息化建設

一、中等職業學校檔案信息化是學校發展的必然

隨著中等職業學校工作中計算機普遍使用，產生大量的電子文件和電子資料，在檔案管理中需要對其進行歸檔，另一方面學校網絡化辦公中也需要檔案部門及時提供檔案的電子信息。因此中等職業學校檔案信息化既是檔案管理工作的需求，也是學校工作的需求，同時學校檔案的信息化也體現了學校對信息資源的掌控和應用能力。

檔案信息化建設是一項宏大的工程，內容涉及軟硬件基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案管理應用系統建設、檔案信息資源管理標準規范建設、檔案信息資源管理專門人才建設、檔案信息管理系統的安全管理等諸多方面。《全國檔案信息化建設實施綱要》中提出，檔案信息化是一個“以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程。”檔案信息化的目標具體體現在檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化這三個方面。對于中等職業學校而言，檔案信息化就是要利用信息技術手段實現室藏檔案的數字化，現有電子文檔管理一體化，檔案信息提供利用網絡化。

檔案信息提供利用網絡化，就是利用網絡技術，為利用檔案的人們提供檔案信息的查閱使用。檔案信息的查閱使用可分為三種情況：非保密的、公開的檔案信息。在公眾信息平臺上自由查閱：日常辦公所需的內部檔案信息，利用辦公網絡實行個人授權方式在專用服務器的數據庫中查閱：保密檔案信息，通過檔案管理部門信息管理人員對有權查閱的對象在檔案專用服務器中調用和提供。檔案的真正價值在于利用，檔案信息化的實現將為檔案信息的充分利用提供前所未有的便利。

二、中等職業學校檔案管理現狀

筆者所在的中等職業學校，其檔案管理，于1997年達到科學技術事業單位檔案管理省級標準，于2003年啟動檔案的計算機化管理。實現了檔案目錄級的單機式的計算機化管理，于2006年達到檔案工作規范化管理省二級標準。雖是如此，依然存在諸多問題，與當前檔案的信息化建設要求差距較大。筆者走訪了鄰近幾所中等職業學校，檔案管理的大概情況如下：1、現代化管理手段并沒有充分利用。雖然有的學校已使用檔案管理系統軟件，也僅僅是簡單地錄入一些案卷目錄，能進行簡單的目錄查詢，進行目錄級管理，將目錄由原來手工抄寫的變為機器打印，仍以手工管理為主，并沒實現檔案信息的全文錄入。2、現有電子文件沒有歸檔為電子檔案，而任由其產生部門自生自滅。收集的歸檔材料仍然是紙質的。3、檔案管理隊伍人力缺乏，尤其缺乏懂計算機網絡技術的人才。所走訪的幾所學校的綜合檔案室無專職檔案管理人員，均為兼職工作者，有的身兼多項工作。4、檔案工作者對檔案信息化的意識不到位、信息化技術水平低。有的檔案人員對手工管理模式很滿意，自認為檔案業務“熟練”，于是就沾沾自喜、不求進取，抱有混日子的思想：有的檔案管理人員自身素質較差，文化程度較低，對計算機網絡技術、現代化管理和信息化應用知識的了解幾乎為零，不想了解，也不想接觸。更沒能力掌握，依賴性較強，存在安于現狀、不講求社會效益和經濟效益等舊觀念。5、學校領導對檔案管理的重視不到位。部分領導對不能產生直接經濟效益的檔案管理工作忽視，認為只要把每年的檔案按期收集保存就足夠了，缺乏檔案信息化意識和對檔案信息化建設應有的重視，從而忽視對檔案管理經費的投入。

三、培養和提升檔案管理者信息素養，加強檔案信息化人才隊伍建設

人才是檔案信息化的建設者，更是檔案信息化建設的重要組成部分。培養和提升檔案管理者信息素養是實現中等職業學校檔案信息化的關鍵。其理由之一：沒有檔案管理者的信息化，即使擁有再多、再先進的檔案信息化設備，檔案信息化也很難實現：離開檔案信息化人才，檔案的基礎設施將成為“無魂之尸”，難以發揮作用。其理由之二：檔案信息化設備在資金具備的前提下有可能在短短的幾天就能實現，但是檔案管理者的信息化需要有一個較長的過程，不可能在短短的幾天實現。檔案管理者的信息化讓人感到既緊迫又任重道遠。針對中等職業學校檔案管理人才缺乏、信息化意識差的現象，筆者認為：中等職業學校檔案信息化，重在先化人，后化物。具體來說就是先培養出具有信息素養的檔案管理人員，具備運用信息科學知識對檔案進行信息化處理的能力：然后再進行檔案信息化的軟硬件設施建設。

學校領導應重視檔案信息化人才隊伍建設，優化組合檔案工作者隊伍。首先應配備檔案信息化專門技術研發方面的信息專業人才，負責檔案信息化管理系統的設計、建設，給檔案信息化建設提供強有力的智力支持：其次立足現有人員的培養提高，培養從業人員信息化管理的基本知識、現代信息意識、信息管理能力；重點學習與信息化相關的系統開發與維護、數字化加工與管理、標準化建設、數據庫運行管理等。再次，應建立檔案管理人員的激勵和約束機制，促使檔案管理人員必須掌握檔案信息化管理技術。

四、電子文件的即時歸檔。是中等職業學校檔案信息資源建設的當務之急

檔案信息資源建設有兩個方面：一方面是將原有室藏紙質檔案、其它載體檔案數字化。另一方面是將現有的電子文件、電子資料及時歸檔，形成電子檔案信息。對于紙質檔案的數字轉化工作既耗錢又費功夫，在中等職業學校本身人力財力匱乏情況下。推行此項工作難度大、效益不高；對于現有電子文件即時歸檔，在現有計算機辦公條件下是順手可辦之事，目前卻被各中等職業學校的檔案管理所忽視，任其電子文件自生自滅，只按傳統的做法建立紙質檔案：日后得對當前本應有電子檔案的紙質檔案重新數字化，這給檔案信息化工作帶來的損失是巨大的，阻礙了信息化的進程。

電子文件的歸檔是電子文件轉換成電子檔案的關鍵環節。中等職業學校當前應切實做好電子文件的歸檔工作，檔案室在接收紙質資料時接收相應的電子資料，做好紙質資料和電子資料雙雙歸檔，形成兩者介質的“雙套制”檔案，為檔案的利用提供方便，為檔案的信息化建設打下基礎。

五、“文檔一體化”應作為中等職業學校信息化建設的近期建設目標

現行中等職業學校的文秘工作和檔案工作形成了分塊管理的體制，這種體制拉大了文秘工作和檔案工作的距離，導致文秘工作與檔案工作在銜接過程中出現許多脫節之處：加之目前學校使用的辦公自動化系統與檔案自動化管理系統是相互獨立的兩個系統，兩者兼容性少。導致檔案收集、鑒定、歸檔的工作量大。重復勞動多。鑒于此，學校應推行當今檔案界提出的“文檔一體化”管理模式。

文檔一體化是從文書管理和檔案管理的全局出發，使用“文檔一體化”計算機管理系統，實現從文件生成、辦理到歸檔的全程管理。保證文件內容的完整性、數據結構的一致性。一次輸入。多次利用，從文件產生到運轉的每一個環節上，特別是在文件向檔案轉化的關鍵環節，都體現出檔案工作的具體要求，使文檔實體生成一體化、規范一體化、管理一體化、利用一體化。實現文秘工作和檔案工作信息共享。規范銜接。文檔一體化可以減少人力物力的浪費，提高對檔案的利用率。便于文件和檔案的檢索，是信息化建設的重要組成部分。

目前多數中等職業學校已普及計算機辦公、建立校園網絡，國內已開發出較高質量的“文檔一體化”計算機管理系統軟件，因此中等職業學校施行文檔一體化的條件已初步具備。學校領導、文秘工作者及檔案工作者應樹立文檔一體化觀念，積極推行文檔一體化，將學校的信息化建設推向一個新的里程碑。