醫院檔案管理網絡化淺議

醫院檔案信息資料作為醫院信息載體，是醫院管理的重要組成部分。能否對其加以充分利用，將直接影響到醫院的生存與發展。一般醫院為了更好地利用醫學信息資源，都會對醫院分散、龐雜的信息資源進行收集、加工、處理，使其能更方便地為全院醫護人員利用，充分發揮其價值。但隨著社會的發展，醫院檔案包括文書檔案、人事檔案和病案等，管理部門傳統的工作模式和方法已不適應新形勢的需要，迫切需要現代化。因此。醫院檔案信息資料管理應從封閉式轉變為開放式管理。實行計算機網絡化管理，才能真實體現出醫院檔案的價值，更好地為醫院的醫、護、教、研和管理服務，更好地為其他需要醫院檔案的領域服務。

醫院信息網絡化建設是以計算機、通信技術和數據庫為其基本構成要素，以資源共享和共同開發為目的。將圖書、檔案、病案信息進行整合加工，建立統一的檢索平臺和搜索引擎，使醫護人員能夠在自己辦公室，通過醫院計算機網絡，隨時獲得信息資源。

(一)計算機網絡技術對醫院檔案工作的影響

1 檔案載體多樣化：檔案在網絡化管理中的表現形式多樣化，隨著現代檔案工作的發展和辦公自動化的普及。檔案不僅以文字的方式出現，而且更多的是以人們在辦理公務和一般事物或交流信息過程中產生的電子文件檔案形式出現，如文本、圖像、聲音或影像等，檔案管理主要通過計算機來完成。

2 檔案收集豐富化：收集是檔案管理工作的起點和開端，是整個檔案管理工作的基礎。隨著信息網絡技術的發展，電子檔案有許多不同于紙質檔案的特點，前者可以施行前端控制，因而邏輯收集歸檔是實時進行的。在檔案正式形成和收到的同時，都可以通過網絡來傳輸，為檔案收集工作開辟了一條新途徑，利用網絡技術，廣泛采集有關站點的數據信息，不僅節約了時間，而且在盡可能大的范圍內豐富了檔案的內容。

3 檔案服務多樣化：由于檔案內容及載體的變化、檔案信息量的驟增、檔案信息服務對象的擴大等，傳統的檔案信息服務方式已不適應新時期檔案事業的發展。檔案信息資源作為社會信息資源一部分的地位和作用越來越顯露出來。互聯網的出現實現了信息資源的共享，通過計算機管理服務、光盤存貯服務、現代通信網絡服務、公共信息網服務及視聽傳播服務，服務對象可多途徑地獲取檔案信息，節省了時間，提高了利用效率。

4 檔案管理人員專業化：工作方式的變革給檔案管理人員帶來了前所未有的挑戰，不僅僅是對知識和技能要求的提高，更重要的是觀念上的更新。計算機網絡環境要求檔案人員轉變傳統的管理理念，同時必須具有豐富的管理學理論和一定的管理經驗。由于工作的特殊性。檔案管理人員是檔案信息的擁有者，掌握著珍貴的信息資源，并且承擔著信息資源開發、加工和提供利用的任務。其日常的業務工作已越來越依賴于自動化的檔案系統，檔案工作不再是滯后、被動的。而成為關系全局的重要部分之一。因而，在知識經濟時代。為了適應全新的計算機網絡下的檔案工作，檔案管理人員『必須樹立創新意識。培養信息處理能力和開發能力。

(二)醫院檔案實行網絡化管理的內容

1 文書處理過程和歸檔實現網絡化管理

文書工作是檔案工作的基礎，文書處理過程的好壞直接影響著檔案的內在質量。為適應新形勢下的工作需求，我們把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網內傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進行隨時預立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量，大的壓力。發文處理過程也可通過網絡。進行，由擬稿人將稿件輸入計算機一辦公室審核一簽發人簽發一辦公室修改、繕印、蓋章、分發一信息中心歸檔這樣的工作方式大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔。

2 病歷檔案實現網絡化管理

隨著醫學事業的發展，疾病普及的不斷擴大和新技術、新項目的開展。各種創傷性手術的開展，包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術的名稱進行編碼輸入計算機，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術及療效情況一一列出，通過局域網反饋到各臨床科室，使醫務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱，同時。通過計算機對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結經驗。找出問題，及時改進，進一步提高醫務人員的醫療服務水平。

3 人事檔案實現網絡化管理

隨著社會信息化進程的加快。準確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據人事檔案的特點，運用現代化手段，建立和完善人事檔案網絡化管理，從實體管理向網絡管理轉變，實現人事檔案的動態管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現查閱統計、檔案變更、報表處理、系統維護等多種功能的管理。

4 醫院圖書館實現網絡化管理

隨著醫院圖書館業務的拓展，業務檔案作為知識的結晶和重要的信息資源越來越被人們所重視和利用。對在工作中形成的經驗和認識以及在各個環節中自然形成和產生的知識、數據、資料等信息成品或半成品記錄下來，形成檔案，并通過網絡傳遞來進行知識交流，成為共享知識，將隱性知識轉化為顯性知識，最大限度地實現檔案信息隱性知識的價值。通過對圖書業務檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價值的信息。

(三)檔案管理實現計算機網絡化的建議和方式

1 領導重視是關鍵

檔案綜合管理是醫院現代化管理的組成部分。盡管只是醫院主體醫療業務管理的輔助部分，但卻是醫院領導決策所依據的信息體系。在科學技術日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經不能適應當前的檔案信息化建設。這就需要領導更新觀念，提高對檔案工作的思想認識：調整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網絡化管理方式中來，充分發揮檔案在醫院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。只要領導重視和支持，再通過檔案人員的學習和努力，醫院檔案管理計算機網絡化完全可以實現。

2 網絡設備先行是基礎

網絡化發展。硬件先行。硬件建設要有前瞻性，要建立一套先進的計算機網絡系統和靈活的結構化布線系統?？紤]到醫院檔案管理以數據保存、處理和應用為主，在選擇技術和產品時應選擇具有一定的先進性、可即肘擴展且易于維護的。醫院普遍建立了微機局域網絡，但微機局域網的建立要立足高起點，富于規劃。不但方便內部信息的交流，還應配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設備來方便信息的輸出利用。

建立醫院局域網。因為局域網適用范圍小，網絡獨立性強，故其安全性最高。醫院檔案部門在規范室藏的基礎上建立局域網，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴建成為醫院信息中心，并在中心網絡平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，主要功能有檔案管理、文書處理、電子論壇、網上公布、檔案查閱等內容，即醫院信息中心檔案管理網絡。這樣。將大大提高辦公效率。方便利用者，實現檔案資料的在線利用。同時要與各科室簽訂協議，互相遵循規則，共享檔案網絡信息。

3 人員素質提高是必備條件

計算機技術的發展，特別是網絡技術的應用改變著傳統的檔案管理模式，要求檔案人員在網上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統計工作?，F代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業知識外，還要具備良好的計算機網絡知識及運用操作能力。而目前醫院現有的檔案專業人員知識結構較為單一，尤其是計算機網絡技術的應用能力較低，知識面較窄。因此，檔案專業人才的培養也日益顯得重要了。只有通過學習和培訓，提高檔案干部隊伍的綜合素質，才能適應計算機技術、信息技術不斷發展的需要，才能充分發揮檔案計算機管理的優勢，這也是當今檔案管理現代化發展必須解決的問題。