淺析企業(yè)人事檔案工作的發(fā)展與創(chuàng)新

摘要：隨著企業(yè)人事制度改革的不斷推進(jìn)，企業(yè)人事檔案工作也逐漸成為大家的關(guān)注焦點(diǎn)之一。本文闡述了企業(yè)人事檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的地位與作用，以及實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的途徑，借此為企業(yè)人事檔案工作的改革與發(fā)展探索新的道路，對(duì)于相關(guān)領(lǐng)域的研究也能提供一些借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案；發(fā)展；創(chuàng)新

隨著“四化”進(jìn)程和建設(shè)步伐的加快，如何圍繞大局，創(chuàng)新思路，做好新時(shí)期檔案工作，更好為經(jīng)濟(jì)跨越式發(fā)展服務(wù)，是我們檔案工作者需要認(rèn)真思考的問題。進(jìn)入21世紀(jì)后，人類社會(huì)開始在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)上運(yùn)行發(fā)展。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的重要特征就是要以知識(shí)為基礎(chǔ)，以市場(chǎng)為導(dǎo)向，強(qiáng)調(diào)科技創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、知識(shí)創(chuàng)新。在這樣情況下，人事檔案工作如何發(fā)展與創(chuàng)新，如何與知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)與時(shí)俱進(jìn)，是檔案工作者必須研究的課題。

一、人事檔案工作對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到促進(jìn)的作用

現(xiàn)代人力資源管理是以人為中心來設(shè)計(jì)的，

其宗旨是“以人為本”。人是關(guān)鍵要素，首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作?！耙匀藶楸尽笔侵腹芾淼某霭l(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)都是“人”，承認(rèn)人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和競(jìng)爭(zhēng)中是決定性的資源。通過開發(fā)人的潛能使之發(fā)揮到最大限度，調(diào)動(dòng)人的積極性、創(chuàng)造性，這一理念將會(huì)貫穿人力資源開發(fā)的整個(gè)過程。而加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動(dòng)態(tài)的激勵(lì)手段，讓員工能夠感受到組織對(duì)他的關(guān)注、關(guān)心和承認(rèn)。

作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績(jī)等方面的綜合反映。若對(duì)人事檔案重視，能認(rèn)真研究，注重科學(xué)管理，可以較全面地、歷史地再現(xiàn)各類人才的面貌、特點(diǎn)以及專長(zhǎng)，作為考察和了解人才的重要依據(jù)；有助于企業(yè)根據(jù)每個(gè)人才的不同特點(diǎn)，合理的使用人才，有助于從人事檔案中探索人才成長(zhǎng)規(guī)律，更好的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才，開發(fā)人才資源，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對(duì)人才的廣泛需求，可以及時(shí)地為企業(yè)和部門推薦優(yōu)秀人才，調(diào)動(dòng)各類人才的積極性和創(chuàng)造性，使各種人才揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮聰明才智，貢獻(xiàn)自己的力量。如果人事檔案不齊全，或者間斷甚至有片面性，那就不能反映某個(gè)人的真實(shí)情況，就會(huì)直接影響到人才的正確合理使用，影響人才在企業(yè)發(fā)展中的作用，如果對(duì)人事檔案不重視，不加強(qiáng)管理，致使人事檔案管理水平低，服務(wù)方式被動(dòng)單一，就不能使人才檔案信息得到及時(shí)使用，同樣會(huì)影響或阻礙企業(yè)的發(fā)展。因此，我們認(rèn)為企業(yè)人事檔案與企業(yè)發(fā)展的關(guān)系密切，在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展中具有重要的促進(jìn)作用。

二、人事檔案工作是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展中人力資源管理的重要手段

社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，各級(jí)人才市場(chǎng)的誕生，使得各種層次、各種形式、各種渠道的人才交流日益增多，科技人員、高校教師、各類專業(yè)技術(shù)人才的流動(dòng)日益頻繁，為企業(yè)人才開發(fā)創(chuàng)造了有利條件，人事檔案對(duì)于新單位領(lǐng)導(dǎo)掌握應(yīng)聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。

人事檔案的建立，是人類走向文明與進(jìn)步的產(chǎn)物。一些資金雄厚、實(shí)力強(qiáng)大的名牌外企、合資企業(yè)人力資源部門在我國(guó)境內(nèi)招聘新的管理人才、技術(shù)人才時(shí)，非常重視人事檔案的利用。因?yàn)橐粋€(gè)跨越國(guó)界尋找經(jīng)濟(jì)合作，謀求最大經(jīng)濟(jì)效益的現(xiàn)代企業(yè)，深諳管理出效益的經(jīng)商之道，而人才又是管理的關(guān)鍵因素。對(duì)一名優(yōu)秀的企業(yè)人才的要求，不只局限于其工作能力上，其品行、背景、以往的工作實(shí)績(jī)諸要素，都是考察的條件。通過出示個(gè)人的人事檔案，就可以以此為憑，增加聘用企業(yè)對(duì)聘員的信任程度和認(rèn)可程度。而國(guó)內(nèi)大中型企業(yè)管理人員、技術(shù)人員的聘用，也是如此?，F(xiàn)代企業(yè)制度改革實(shí)施以來，企業(yè)實(shí)行專業(yè)技術(shù)人員、管理人員聘用制，使單位與個(gè)人在平等自愿的基礎(chǔ)上建立了聘用關(guān)系。一份翔實(shí)、完整的個(gè)人人事檔案，既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業(yè)和個(gè)人盲目選人、擇業(yè)的“自主權(quán)”，更利于“人才與用人單位是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下活動(dòng)的主體”這一社會(huì)功能的充分發(fā)揮。

同時(shí)，由于人事檔案能夠比較全面、準(zhǔn)確的反映人才各方面的情況，所以企業(yè)能夠從人事檔案中了解本單位人才的數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面的數(shù)據(jù)，便于企業(yè)人力資源管理部門根據(jù)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，進(jìn)而作出準(zhǔn)確的人才預(yù)測(cè)。制定出長(zhǎng)遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)計(jì)劃。

三、人事檔案工作為企業(yè)人才需求預(yù)測(cè)提供參考

目前在很多企業(yè)中，影響企業(yè)人才需求的因素主要來自單位內(nèi)部，有效的人事檔案管理對(duì)分析企業(yè)內(nèi)人力資源狀況是否適應(yīng)單位的改革與發(fā)展的要求，人才工作計(jì)劃制定是否科學(xué)合理、實(shí)施是否順利等方面發(fā)揮著重要作用。

我們可以通過分析人事檔案信息，總結(jié)企業(yè)單位整體的人才儲(chǔ)備狀況，結(jié)合人事流動(dòng)的檔案信息，預(yù)測(cè)企業(yè)單位人才的需求狀況，從而有效科學(xué)的制定人力資源計(jì)劃，為企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的依據(jù)。如果沒有詳細(xì)的人事檔案信息分析，我們就無從清晰的了解企業(yè)單位整體的人才儲(chǔ)備狀況，也就無法進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)，由此可見，做好企業(yè)單位人事檔案工作，對(duì)于人力資源需求預(yù)測(cè)的關(guān)鍵性。所以，企業(yè)單位人事部門要以利于企業(yè)單位人才隊(duì)伍建設(shè)為立足點(diǎn)，做好人事檔案管理和人事檔案信息的綜合分析，為企業(yè)單位人力資源管理工作提供有效的服務(wù)。

四、實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新的途徑

要在思想觀念上創(chuàng)新。任何工作要實(shí)現(xiàn)跨越和創(chuàng)新，都必須有一個(gè)嶄新的有創(chuàng)意的思想觀念作前導(dǎo)。然而在當(dāng)前，檔案工作創(chuàng)新面臨著許多思想障礙和框框套套。比如，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下形成的許多思維定性，檔案工作與經(jīng)濟(jì)工作脫離，檔案工作者在繼承和創(chuàng)新關(guān)系上的猶豫彷徨；有的片面強(qiáng)調(diào)原則，習(xí)慣照既定的框框辦事，改革怕出亂子，創(chuàng)新怕?lián)L(fēng)險(xiǎn)；有的片面強(qiáng)調(diào)繼承，缺乏辯證的觀點(diǎn)，對(duì)過去的經(jīng)驗(yàn)、做法一味照搬照套。所有這些，在本質(zhì)上都是思想僵化、觀念陳舊的表現(xiàn)。在當(dāng)今社會(huì)，檔案事業(yè)發(fā)展的諸多問題，沒有現(xiàn)成的答案，也沒有任何經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，唯有解放思想，更新觀念，大膽試，大膽闖，才能在探索中前進(jìn)，創(chuàng)新中發(fā)展。

要在管理方式上創(chuàng)新。隨著現(xiàn)代化設(shè)備、技術(shù)的廣泛應(yīng)用，要求檔案管理的方式必須作到檔案實(shí)體和檔案信息分離。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式建立在手工操作的基礎(chǔ)上，而現(xiàn)代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢(shì)，跟上現(xiàn)代化的步伐。進(jìn)行檔案實(shí)體和檔案信息分離，使檔案的信息與物質(zhì)載體分離，才能實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)化立卷、深化檢索的目的，使檔案實(shí)體只作為保管單位進(jìn)行簡(jiǎn)易組合，以便于保管、保護(hù)和統(tǒng)計(jì)；而檔案信息檢索、傳輸?shù)闹饕獙?duì)象，脫離實(shí)體便于作深層次加工、貯存，才能實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索和在網(wǎng)上傳輸。

服務(wù)的觀念要更新。檔案工作的服務(wù)性是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基本因素。提高檔案的查閱率、查準(zhǔn)率，創(chuàng)造幽雅的環(huán)境，提供周到的服務(wù)，是檔案館服務(wù)水平高低的標(biāo)志。要做到這一點(diǎn)，就必須更新觀念，一是采取積極有效的措施，擴(kuò)大宣傳，擴(kuò)大檔案工作的知名度，讓更多的人了解檔案，進(jìn)而讓更多的人利用檔案。二是全面認(rèn)識(shí)檔案的利用價(jià)值，不斷豐富館藏，特別是加強(qiáng)科技檔案、專業(yè)檔案和特色檔案的收藏，提供給利用者為現(xiàn)實(shí)服務(wù)。三是重視和加強(qiáng)對(duì)利用者的研究，不僅研究當(dāng)前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當(dāng)前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強(qiáng)檔案服務(wù)的創(chuàng)新。