干部檔案整理流程

2009年8月以來，南陽市檔案局開始為市直各單位整理干部檔案，為提高工作效率、統一整理標準，在實踐的基礎上，結合中組部、國家檔案局印發的《干部檔案工作條例·干部檔案整理工作細則》和中共南陽市委組織部的要求，編制了干部檔案整理流程，既適合多人參與整理時的分工合作，也適合單兵作戰時有條不紊的獨立操作。

各單位送來的干部檔案都是成箱、成捆一人一袋的零散材料，在清點驗收后的整理流程如下：

1 確定歸檔文件

1.1 抽出每袋的干部檔案逐份檢查，認真審看，遇到重份和不屬于歸檔范圍的如思想匯報、考試卷子等順便剔除。

1.2 若發現應由干部本人持有的畢業證、學位證、榮譽證、專業技術任職資格證、聘任證等證書原件的予以復印，只存復印件，原件另袋裝好后注明“××證書原件”，退還本人。

1.3 檢查有無張冠李戴的材料(在實際工作中經常遇到這種情況)，若發現這種情況，在抽出該材料的同時，對照干部檔案花名冊順便對號入座，歸入相應的干部檔案袋里。

1.4 檢查有無未辦理完畢的正式文件和未經查實的材料，若有這種材料，在抽出的同時另紙注明不歸檔的原因，連同上述剔除的材料裝入另袋，注明“××不歸檔材料”，待以后退回原單位。

2 文件材料的技術加工

首先，進行技術加工是為了保證后續工作不背功，如果先進行分類，那么不規則紙張上的編號在剪切時容易被切掉，所以我們把技術加工提在前邊。

2.1 去除金屬物、透明膠、塑料外殼等。

2.2 對于字跡模糊和用圓珠筆等易褪色的文件材料進行復制，復制件放在原件后邊。

2.3 對材料紙質較脆、較薄、小于16開，褶皺損毀的材料進行托裱。托裱備紙選用高麗紙，16開幅面。

單面字的材料一般采用單面托裱，即先把原材料的空白毛邊裁掉，再把材料放在襯紙上適當位置，在襯紙四周點少量膠水，粘貼在襯紙上。對于兩面有字的材料一般采用開窗式托裱，即在襯紙上開一略小于原材料的窗口，把原材料放置于正中，點膠水粘貼。無論是單面托裱還是開窗式托裱，都要注意上下左右的協調美觀，天頭與地腳一般為6比4，左邊留足裝訂邊，右邊留出適當邊距。

2.4 對于大于16開不宜剪切的材料，折疊成16開，折疊時留足裝訂邊，力避折疊痕上有字，還要便于打開翻閱；對于大于16開而適合剪切的材料，先在裁刀上定好尺寸，一張張剪切，注意不能裁掉字跡。

2.5 對于紙質較好，不需要托裱但又小于16開的材料，采用加邊的辦法，一般在材料的左邊加邊，裁右空白邊，使人感覺不到加過邊，保持材料的美觀。另外，加邊時盡量選用顏色、厚薄與原材料相近的紙張，加邊的重疊部分越窄越好。

3 分類和排序

3.1 分類。先將印制好的隔頁分類紙按干部檔案的十大類順序分開排好，然后將文件材料按類別分別擺放在隔頁紙一邊。其中第九類的“錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料”按本地組織部門的要求又細分為四個小類，分別為工資材料、任免材料、出國出境材料、各種代表會的代表材料。

3.2 排序。履歷類、自傳類、鑒定考核類、獎勵類、其他類按材料的形成時間排序，第九類中的四個小類的材料要分別依時排序。

學歷、專業技術類的材料相對集中，再按時間排序。政審類、違紀類材料按材料內容的主次排序，結論部分在前，如上級批復，結論或決定，調查報告等；查證部分居中，如有關的證明材料、請示、社會關系方面的證明材料等；個人材料排在最后，如個人對結論或決定的意見，個人的檢討、交代、申請等。各部分的材料再按時間排序。黨團類材料的排序一般是志愿書排在前面，其他材料依時排序。

4 編號

4.1 編寫順序號，即對每份材料編寫一個順序號，固定該份材料的位置，編號結構為類號、短杠、件號，類號是指十個大類的順序號，件號是指每類里面各份材料的排列號，如1-2，是指第一類的第二份文件。因第九類又分四個小類，其編號結構為類號、短杠、屬類號、短杠、件號，如9-2-5是指第九類中任免材料的第五份材料。類號和件號用鉛筆標注在每份文件的右上角。

4.2 編頁碼：每份文件一個流水號，頁碼用鉛筆編寫在每頁正面的右下角和反面的左下角，反面無字者和襯紙不編頁碼，有封面的材料，封面不編頁碼。

5 打印目錄

5.1 干部檔案目錄格式見下表

干部檔案目錄

注意事項：干部檔案實行動態管理，尤其是第三類、第七類、第九類，每年都可能產生新的材料，所以每一類目錄之間要留一定的空位，以便隨時填寫新增材料。

6 打孔與裝訂

6.1 按照干部檔案專用夾上三個不銹鋼彈簧立柱的中心距離調整打孔機上三個打孔刀的位置。

6.2 將目錄放在排好順序的檔案材料上面，碼齊后打孔，然后穿在干部檔案專用夾的三個彈簧立柱上，彎曲彈簧鎖緊即可。

7 打印干部信息目錄

(類似文書檔案的案卷目錄)

7.1 干部信息目錄格式與項目詳見下表。

7.2 在EXCEL工作單上設置好上表各字段后，逐人錄入各項信息，其中“序號”項和“檔案編號”項暫時空缺不填，待其他各項全部錄入完畢后，使用排序功能，對“姓名”項按漢語拼音音序排序，待排序完成后，再錄入“序號”和“檔案編號”(錄入“序號”和“檔案編號”時，可使用EXCEL上的“求和”功能簡化操作)。

7.3 上表中的“序號”與“檔案編號”是一致的，旨在與干部檔案專用夾脊背簽保持一致。“人員類別”項分為在職、退休、離休、死亡四項，據實錄入。

8 打印標簽

即打印干部檔案專用夾的脊背簽和封面簽。脊背簽的內容為編號、姓名、籍貫；封面簽只有“姓名”一項。根據干部檔案專用夾預留的脊背簽、封面簽的尺寸，在A4紙上整版設置好以上兩種標簽后再依次錄入各個項目，然后裁切，對號入座插入干部檔案專用夾的相應處即大功告成。

(張懷珍組稿，作者單位：南陽市檔案局)