南陽市鴨河口水庫工程管理局會計檔案鑒定銷毀情況調查

1 基本情況

南陽市鴨河口水庫工程管理局綜合檔案室成立于1989年，截至2009年底，室存文書檔案(1990年以前的永久、長期檔案已移交市檔案館)、科技檔案、會計檔案、聲像檔案3501卷(冊)又1951件(2001年“卷改件”后的文書檔案)。其中1959年至2007年的會計檔案2350卷(冊)，包括永久77卷，定期2273卷(冊)。定期保管的會計檔案包括月、季報表37卷，會計賬簿256卷，會計憑~1980冊。

2 鑒定銷毀會計檔案的背景

2003年，檔案室開展檔案管理目標達標工作時，根據市檔案局的意見，擬對超過保管期限的會計檔案實施鑒定銷毀工作，因多種原因有始無終，不了了之。

2009年，檔案管理目標達標工作屆滿五年，為完成檔案規范化管理認證工作中要求的檔案鑒定工作任務，在市檔案局的建議下，經分管檔案工作的領導和會計科長反復商議決定：鑒于檔案主管部門的要求和完成檔案規范化管理認證工作任務的需要以及近30年無人查詢過期會計檔案的實際情況，為節約管理成本，為新增會計檔案騰出存儲空間，準予對1959年至1979年的定期會計檔案進行鑒定銷毀。

3 鑒定銷毀會計檔案的實施情況

3.1 建立機構。根據檔案主管部門的要求，成立了以分管檔案工作的領導、局辦公室主任、會計科長為正副組長，市檔案局業務指導人員為顧問，會計人員、檔案人員、局辦史志人員為成員的“南陽市鴨河口水庫工程管理局會汁檔案鑒定銷毀領導小組”。

3.2 鑒定過程。一是由檔案人員對照《會計檔案移交清單》和《會計檔案目錄》核查待鑒定銷毀會計檔案的數量是否賬物相符、有無混淆等情況，核實無誤后，負責為鑒定人員調取檔案。二是鑒定人員(從事會汁、史志工作的同志)依會計報表、會計賬簿、會計憑證的順序逐冊進行檢查鑒定，把檢查鑒定情況分別登記在事先印制的南陽市鴨河口水庫工程管理局《1959至1979年會計報表鑒定情況登記表》、《1959至1979年會計賬簿鑒定情況登記表》、《1959至1979年會計憑證鑒定情況登記表》上，其項目為：序號、年度、卷號、頁數、應保管期限、已保管時間、備注，表格下方印有檢查人簽名、復查人簽名和簽名時間。

3.3 編制《南陽市鴨河口水庫工程管理局1959至1979年會計檔案銷毀清冊》。由檔案室人員按照上述登記表對經過鑒定待銷的檔案再進行一次核對，匯總統計，把統計結果錄入事先設汁的表格

鑒定人簽名、審批人簽名、監銷人簽名、銷毀人簽名、銷毀日期。將上述三種登記表附在該表之下加封面、封底裝訂成冊。

3.4 準備銷毀。檔案人員把上述待銷的16卷會計報表、68卷會計賬簿、738冊會計憑證分別按年度、連同卷盒打包裝箱后，把鑒定銷毀會計檔案情況報告和會計檔案銷毀清冊呈送給主管領導，等待銷毀指令。

4 意想不到的結果

等待月余之后，主管領導傳達班子意見：為預防萬一，不留遺憾，這些待銷會計檔案暫不銷毀，移出檔案室另處暫存，同時保證這些檔案不生蟲、不發霉，隨時可以調取，并在檔案室的統計臺賬上予以勾銷，等同銷毀，以不影響檔案室規范化管理認證工作。最后，在新調劑的房間里放置了四組二十節鐵質檔案柜，將已打包裝箱的待銷檔案又一次上架、入柜，放置防霉驅蟲的藥物，使之成為實存無名的另類檔案。

5 幾點困惑

5.1 我國《檔案法》、《會計檔案管理辦法》等法規、標準都明文規定對超過保管期限的檔案要及時鑒定銷毀，為何具體實施起來這么難?是法規條文設置不當，還是人們貫徹法規要求的自覺性不夠?筆者“從檔”幾十年，從未聽說過哪個單位銷毀過檔案。

5.2 筆者1982年以來一直管理這些檔案，從無一人查詢過這些檔案，領導及會計人員也知道這些檔案從未有人利用過，為什么舍不得銷毀呢?難道是一句“后顧之憂”就可以解釋嗎?

5.3 這些超過保管期限幾十年的會計檔案從收藏角度看，究竟有無繼續保存的價值，其價值又是什么?

5.4 筆者為完成檔案室的規范化管理認證工作，曾不遺余力地建議盡快銷毀這些檔案，而且為此付出不少勞動，但對這批會計檔案的最后處置沒有異議，并覺得此是一舉兩得的英明之舉，因為筆者對自己辛辛苦苦保管幾十年的檔案要付之一炬或化為紙漿的確是于心不忍，這種心理因素是不是“檔案情結”所致呢?特請專家、學者釋疑。

(張懷珍組稿，作者單位：南陽市鴨河口水庫工程管理局)