如何加強高校畢業生檔案管理

隨著近年來我國高等教育的快速發展，大學畢業生檔案管理工作也進入了新的時期。大學錄取比例逐年升高帶來的學生人數增多，大學自身發展帶來的學科專業增加，以及日益復雜的畢業生就業情況，都改變了大學畢業生檔案管理工作新的外部環境，同時，也給大學畢業生檔案管理工作帶來了新的挑戰，暴露了畢業生檔案管理工作中的一些問題。其主要體現在：高校畢業生留存檔案管理中面臨的問題，以及高校畢業生檔案轉遞過程中表現的問題。

1 高校畢業生留存檔案管理中面臨的問題

近年來，高校畢業生面臨的就業環境日趨復雜，高校畢業生在雙向選擇的就業形勢下，越來越多地到各種體制的單位就業。這些用人單位的檔案管理體制也各不相同、良莠不齊，有的甚至還沒有健全的人事檔案管理體制，加之畢業生在就業過程中，缺乏重視自己檔案管理保存狀態的意識，造成了高校畢業生檔案的大量遺留，同時，也使得高校管理畢業生遺留檔案的過程中出現了諸多問題。

1.1 畢業生檔案內容匹配問題

在高校留存畢業生檔案管理工作中，檔案內容匹配錯誤、檔案歸檔混淆的問題并不普遍，可以說只是個別現象，但是這類問題一旦發生卻不易及時發現，并且給下一步的畢業生檔案轉遞工作留下了嚴重的隱患。隨著高校畢業生人數的逐年增加，高校畢業生檔案管理的工作量日益加重，畢業生檔案在歸檔管理的過程中越來越多地出現材料不全，同一個畢業生的檔案分散保管，不同畢業生的檔案混淆的現象。

這種檔案內容匹配錯誤是由多種原因造成的。一方面是學生從入學到畢業的過程中檔案要經過多個管理機構、多人次管理，在這些管理環節的交接過程中，就可能出現交接檔案不完全，多次歸檔的現象。另一方面，在學生檔案由各院系轉往畢業生檔案管理機構的時候，由于不同院系之間或相同院系不同年級之間對學生檔案管理工作的互不聯系，導致了一些個人信息相似的檔案內容發生混淆、難以區分的現象。出現檔案內容匹配問題的畢業生檔案一旦歸檔，就很難發現問題，一般只有等到相關畢業生在檔案流轉過程中發現問題，再逆向追溯檔案歸檔管理的過程，重新整理匹配錯誤的畢業生檔案內容。

1.2 畢業生檔案缺乏統一規范

畢業生檔案缺乏統一規范的問題看似是檔案管理的表面形式問題，但正是這種形式的不統一，造成了檔案管理過程中無法進行統一有效的管理。畢業生檔案缺乏統一規范的問題主要體現在以下兩點：一是材料手續不完備；二是材料規格不統一。

材料手續的不完備，主要是指畢業生在校期間的檔案材料的完整性問題。畢業生在校檔案是畢業生在入學后生成的一系列相關檔案，包括黨團材料、學籍材料、獎懲材料、課程成績材料、鑒定材料、學位授予材料等。由于沒有統一化的材料管理標準，使得畢業生檔案材料中不完備的現象時有發生，給畢業生檔案在下一級檔案管理機構的管理工作帶來了不便。

材料規格的不統一，表現在各種畢業生檔案材料中缺乏統一的格式管理要求。目前，畢業生檔案已由過去相對單一的檔案形式發展為多樣化的檔案形式，紙質檔案與電子檔案并存、各種材料表格的規格各異、不同材料的使用紙張各不相同。這些不同規格的檔案材料，一方面，使最終形成的畢業生檔案看起來雜亂、不美觀，同時，也給檔案的正常裝訂帶來麻煩。另一方面，電子檔案和紙質檔案的并存、兩種介質的檔案在信息分配上的重復或缺失、畢業生檔案無法統一辨識，都給畢業生檔案管理工作帶來不便。

2 高校畢業生檔案轉遞過程中表現的問題

高校畢業生檔案管理工作的實質，就是畢業生檔案管理的歸檔和向下一級檔案管理機構的流轉工作。其中，畢業生檔案的歸檔工作又是由上一級學生檔案管理機構，即學生所在院系向畢業生檔案管理機構轉遞檔案，以及畢業生檔案管理機構對畢業生檔案進行歸檔管理兩部分組成。可以說檔案轉遞工作的成功與否，是衡量畢業生檔案管理工作的最重要標準。

畢業生檔案轉遞中表現出的問題，主要出現在畢業生檔案管理機構向下一級機構轉遞檔案的過程中，究其原因，主要是檔案轉遞的下一級機構構成情況復雜，缺乏統一的檔案轉遞工作標準。畢業生檔案的去向特點是地域差別大、行業差別大、屬性差別大。這種多方位的差別帶來了畢業生檔案管理機構向下一級機構轉遞檔案的過程中多環節的差異性。

高校畢業生檔案管理的工作量龐大，一些大學遺留的畢業生檔案數量甚至以萬計，而檔案管理人員卻寥寥無幾，這加大了畢業生檔案管理工作的難度，同時，也增加了畢業生檔案管理工作中問題產生的幾率。