檔案的規范化管理

規范化，作為現代檔案信息化時代的一個管理概念，首先是一種意識、一種理念，是一種認真的態度，還是一種精益求精的文化。我們所要做的，就是怎樣把這種理念、意識貫穿到檔案管理實踐中去，使它成為我們工作和生活中的一部分，切實成為檔案管理者的自然習慣。實施檔案規范化管理，首先要切實抓好管理的基礎工作。檔案業務部門是否具有堅實的管理基礎工作，不是看它檔案是否完整、資料是否齊備，而是將這些檔案資料信息切實應用到日常工作中去，發揮其最大的效用。各級檔案工作人員的工作都是圍繞具體的工作和事情進行的，這是區別檔案的管理是粗放管理還是規范化管理的重要標志。

1 實現檔案規范化管理，需著重抓好三項主要工作

1.1 加強監督，提高檔案法制意識

實現檔案規范化管理，必須繼續開展檔案法規執行檢查、加強檔案宣傳教育工作、強化依法治檔、建立健全檔案法制意識，通過報紙、網站、上法制課、參觀等多種形式，深入宣傳和貫徹執行《檔案法》和國家有關檔案工作的法律、法規，確保各項規章制度落到實處，促使檔案工作逐步走上依法治理的軌道。

1.2 加強檔案工作的考核力度

實現檔案規范化管理，需要統一思想、廣泛動員，進一步將文書、科技、會計、聲像、榮譽實物等檔案資料統一管理；要花費一定的時間、精力和財力，必須爭取領導的重視和支持，把檔案管理工作納入單位年度計劃，在財力、人力和組織協調上給予充分的重視；對檔案管理人員的檔案管理工作，要有嚴格、科學的考核辦法，確保檔案工作落到實處。

1.3 加強檔案信息化建設，不斷完善數據庫系統

實現檔案信息化管理，將檔案信息化納入辦公室信息化建設整體規劃，納入電子政務工程建設，不斷完善檔案信息網絡基礎設施，為實現檔案規范化管理營造更進一步向現代化邁進的氛圍。利用電子政務網絡進行檔案信息的網上數據傳輸、信息集聚和檔案公布。加強檔案信息網絡系統的管理，確保操作安全、接入安全、應用服務安全。建立完備的檔案信息數據備份與災難恢復機制。確?？萍?、文書、財會檔案的機讀目錄日常錄入工作，按照國家的統一標準與共建共享、互聯互通的要求，以檔案室為依托，建立與完善檔案目錄數據庫。

2 實現檔案規范化管理，必須進行立卷改革

隨著機關辦公自動化進程的加快，計算機技術越來越多地應用于檔案管理，其高效、快捷、靈活的檢索方式，為立卷改革提供了機遇。歸檔文件整理的目的是便于查詢、利用。在傳統的立卷模式下，其實現方式是按照某種事先假定的檢索目的，將歸檔文件實體組成不同的保管單位(案卷)，從而實現對文件的系統化，為查詢利用提供檢索途徑。如今，計算機強大的隨機、多途徑檢索能力，使這一目的能夠輕松實現，立卷的必要性已不復存在。案卷繁瑣、復雜的組織形式，反而給檔案的數字化、信息化以及檔案管理的自動化、文書檔案工作一體化等造成了困難。對傳統的檔案管理技術和方法進行改造，是檔案界迫在眉睫的任務，也是制約機關企事業單位檔案工作發展的因素。

3 實現檔案規范化管理，為檔案信息網絡化共享服務

多年來，傳統的檔案管理一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，致使目前檔案資料的管理中存在著查閱不便、保管條件差等問題。利用率低，不適應時代發展的要求，制約了檔案管理水平的進一步提高，影響了檔案事業的健康發展。實施檔案規范化管理，解決了紙質檔案管理中的標準不統一、內容不齊全、整理質量不高、規格不統一等問題；解決了紙質歸檔文件資料平時無法歸檔，也解決了多年來一直處于封閉式的傳統檔案管理的局面，最大限度地實現檔案信息的共享，提高檔案的綜合利用效率。

總之，規范化管理就是落實管理責任，將管理責任具體化、明確化，它要求每一個管理者都要管理到位、盡職盡責。隨著檔案事業的飛速發展，檔案規范化管理必然成為一種新型的管理模式。