河南省重點建設項目檔案工作思考之一

1 加強領導，行業重視

2002年，中共河南省委常委、秘書長李柏拴同志曾批示：“重點建設項目檔案工作十分重要，它是重點建設項目的客觀記錄。既有利于保證工程質量，又可以為將來工程的改造維修提供可靠資料。如果一旦工程質量有問題，還可以依保存的檔案材料為證據，追究有關人員的責任，所以，一定要認真做好這項工作。”為此，全省各級部門將建設項目檔案工作列入檔案事業發展規劃，統籌謀劃、宏觀管理、監督指導。

2 依法管理，加強指導

“十五”以來，河南省檔案局每年轉發國家發改委發布的全國重點建設項目名單，公布全省重點建設項目名單，提出加強項目檔案工作的要求，加強登記管理和情況通報。定期深入重點建設項目單位進行凋查研究，制定工作計劃，并加強了《檔案法》、《河南省檔案管理條例》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》等檔案法律、法規的學習。

按照國家規定，重點建設項目單位要建立檔案工作責任體系，項目法人對檔案工作負總責。凡未按規定進行應歸檔文件的收集、整理和歸檔，除追究直接責任人的責任外，還要追究法人代表的領導責任；各建設單位、項目主管單位部門的檔案機構要對參建單位所應承擔的項目檔案管理工作進行檢查、監督；重點建設項目單位要建立檔案管理網絡，指定檔案管理聯絡員，設立專、兼職檔案員。有關部門和人員對建設項目文件材料的形成、整理和歸檔質量各負其責，將檔案的整理、移交作為交工、驗收的必備條件。

3 系統管理，“條塊”結合

3.1 提前介入，提出要求。為提高重點建設項目的檔案管理水平，各級檔案行政管理部門要在有關重點項目開工前提前介入，要求建設項目法人單位檔案部門事先制定有關項目文件的編制、整理、歸檔等制度，以便列入招標承包合同，明確項目法人與承包商雙方的檔案工作責任并列入經濟責任制，定期檢查考核，用經濟手段控制檔案資料的齊全與整理質量。

3.2 加強培訓，分類指導。針對重點工程項目的專、兼職檔案員多為非檔案專業、檔案知識較貧乏、整理出的案卷大多不符合要求的情況，各有關檔案行政管理部門一是舉辦各種形式的專題培訓班，講解國家有關重點項目檔案工作的規定，傳授項目檔案的整理要求與方法；二是把工作重點放在項目建設現場，主動開展現場指導，具體解決檔案業務問題；三是對個別制度不健全、管理不規范、檔案資料散亂的重點建設項目，在業務指導和監督上更有所側重。

3.3 參與驗收，嚴格把關。河南省各級檔案行政管理部門和重點建設項目專業主管部門的檔案部門，對有關重點建設項目檔案的預驗收和正式驗收時，都能嚴格把關，對達不到標準要求的不準進行竣工、驗收。

3.4 開展登記，動態管理。按照《國家重點建沒項目檔案管理登記辦法》，對全省重點建設項目檔案進行登記，堅持每年初通報上年度全省重點建設項目的檔案工作情況，發布當年全省國家級和省級重點建設項目名單，提出項目登記上報與檔案管理工作方法和要求，并定期進行監督、檢查，保證了項目登記與匯總上報及時完成，省檔案局還聯合有關部門對登記的項目檔案工作跟蹤管理。

3.5 開發利用，發揮作用。河南省檔案局要求各重點建設項目檔案部門提高認識，端正服務態度，完善服務手段，提高服務質量，變被動服務為主動服務。同時，倡導各重點建設項目在條件允許時，運用計算機CAD光盤存儲技術等現代化手段管理檔案，以緩解利用矛盾，為工程建設提供方便、快捷的服務，發揮檔案的經濟效益和社會效益。

4 管理水平，日益提高

4.1 進行前端控制，實施同步管理。檔案工作與項目建設同步進行，將項目檔案工作的要求貫穿于項目全過程的各個環節，保證項目檔案的完整、準確、系統。檔案部門提前介入項目管理，掌握文件材料形成規律，提出要求，采取措施，避免工作被動和滯后。

4.2 納入合同管理，充分發揮合同的作用。合同是約束參建各方的法律依據，將檔案管理納入合同管理，是規范項目檔案工作的行之有效的做法。

4.3 創新管理模式，實施文檔一體化管理。建設項目所有文件材料統一收發端口，建設所有參建單位統一的文件、檔案編碼體系，將文件管理與檔案管理有機結合，對歸檔文件實施標準化、一體化管理。

4.4 采用信息技術，提高項目檔案管理信息化水平。建設項目廣泛采用先進的信息技術進行文件和檔案管理。一些項目實現了檔案管理系統與項目管理信息系統的對接，檔案人員全程監控，有效地保證了項目文件材料收集的完整性、準確性、系統性和電子文件的及時歸檔，便于檔案隨時在網上提供牟文利用。