上行公文眉首的批示域應予取消

摘要：我國現(xiàn)行行政上行公文眉首，國家規(guī)定設供收文機關領導批示使用的區(qū)域，但文書工作正規(guī)的單位設文件處理單，收文時貼在文件首頁前邊，領導在該單的批示欄內(nèi)批示，形成原文件預留批示域無用。同時設批示域的上行文眉首部分視覺高度約153mm，超過整個文件紙高297mm的51％，與下面視覺主體部分144mm形成上長下短的觀感，影響美觀，建議取消批示域。

關鍵詞：上行公文；眉首；批示域

我國現(xiàn)行行政上行公文的眉首(或稱文頭)部分，按原國家技術(shù)監(jiān)督局1988年9月5日發(fā)布的中華人民共和國國家標準《國家機關公文格式》規(guī)定，留有較大面積的供收文機關領導使用的“批示域”。1999年12月27日，以該局為主改建的國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局將稍作修改的該標準更名為《國家行政機關公文格式》予以發(fā)布。新標準雖然沒有像原標準那樣單列一項明確表述“批示域”的文字，但卻實際設計留有和原標準一樣位置與面積的區(qū)域發(fā)揮原標準規(guī)定的“批示域”功能，從多年的公文處理工作實踐看，該區(qū)域設計以取消為宜。

行政上行公文眉首部分設計空白區(qū)域供收文機關領導批示使用，主要源于過去一些領導習慣在文件上直接批示的做法。原來文件上沒有設計專門的批示區(qū)域，結(jié)果一些領導在文件首頁的最上端批示，有時形成批示文字寫不完或?qū)懙锰窟吜钊丝床磺宓那闆r。設計專門的批示區(qū)域后，較好地解決了這個問題。同時，領導直接在文件上批示，使文件和代表單位核心處理意見的領導批示處于一體，便于文件承辦人對文件的使用與處理。然而，從這個文件格式標準頒布以來的公文處理實踐來看，設置“批示域”也導致了不少問題。

首先是，絕大部分公文處理工作正規(guī)的單位都設有專門的文件處理單，用于記載和推動文件處理工作。文書人員在收到文件后，往往會先將該單粘貼在文件首頁前，然后再將文件送請領導批示等。因文件處理單上設有專門的領導批示欄，領導在該處批示，結(jié)果造成收到的上行文件空留的批示域未被使用的情況。這里的未被使用，并不能認定為領導實際批示的位置有錯，因為文件處理單本來就是用來記載文件處理情況的，假如體現(xiàn)單位處理文件的核心意見的領導批示不在其上，那么該單子的價值就會大打折扣。另外，文件處理單上的除文件基本信息外的三個核心欄目：擬辦意見、領導批示和辦理情況是一個邏輯整體，如果領導批示放在文件原件上，就使該單子在顯示一個工作人員的文件處理請示或建議意見(擬辦意見)之后接著顯示另一個工作人員的文件辦理情況記載，從而使人對文件的處理過程和權(quán)力分配產(chǎn)生疑惑，同時對擬辦意見不見領導表態(tài)發(fā)生疑問。而假如擬辦意見和辦理情況顯示的思想不一致，則會使人感到莫名其妙。

如果將領導批示放在文件原件上，還會導致另一種情況，即破壞原文件的美觀。機關收到的正式上行公文絕大部分是打印文字，各部分的設計莊重、美觀，而假若領導在上面直接批示，肯定是用傳統(tǒng)的手寫方式，這種手寫體文字放在打印文本上無疑對原文件風格是一種破壞。如果有時幾個領導同在上面批示，字體風格不一，則對原文件的文面風格破壞更大。

其次，從公文格式審美的角度考慮，一般文件以首頁眉首與主體部分的紅色反線為界，從視覺上感受眉首與主體部分各自占整個頁面的長度比例。按國家現(xiàn)行的規(guī)定文件使用A4型紙，整個紙長297mm，反線以上眉首部分天頭(上白邊)約37mm，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣25mm，發(fā)文機關標識約高22mm，發(fā)文字號用3號字，字高加上與發(fā)文機關標識間的行距約10mm，發(fā)文字號下邊緣至紅色反線間距4mm，合計眉首部分總高度約98ram，約占首頁整個紙高的33％(0.33)。紅色反線以下剩余版心區(qū)高度約164mm，加下白邊高度約35mm，視覺主體部分總高度約199mm，約占首頁整個紙高的67％(0.67)。眉首與主體部分的分界線位于整個紙高的約0.67處，接近黃金分割線0.618處，給人以較好的視覺美感。而且由于是上邊頭部短，下邊主體長，使人覺得自然、穩(wěn)重。行政上行文的首頁格式?jīng)]計卻是另外一種狀況。仍以紅色反線為界，從視覺上感受眉首與主體部分各自占整個頁面的長度比例。行政上行公文眉首雖然除發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣的高度為80mm，不同于一般文件的25mm外，其他部分高度與一般文件相同。但這一處的差別，卻使這種格式的二者比例與一般文件的二者比例相比，發(fā)生了很大變化。視覺眉首部分總高度比一般文件的98mm多55ram，約為153mm，約占首頁整個紙高的51.5％(0.515)。視覺主體部分總高度相應比一般文件的199mm少55mm，約144mm，約占首頁整個紙高的48.48％(0.4848)。這樣的比例給人的感覺一是像在接近中間處將一個幅面分為兩部分，缺少了整體感；二是上部長，下部短，有頭重腳輕之嫌。

最后，從文頭形式類型來看，現(xiàn)行行政上行公文的眉首部分，雖然其構(gòu)成與一般文件文頭沒有多大差別，但由于前述的發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣的距離與一般文件的相應部分相比差別較大，所以它實際上形成了一種文頭形式，需要一般單位單獨備用，這無疑增加了一般單位文書工作的麻煩。

綜合以上三方面所述，現(xiàn)行行政上行公文眉首部分的“批示域”設計應予取消。取消這個設計，可能會影響到個別領導在公文原件上端批示的習慣，但習慣是可以改變的，何況這個改變可避免上述三個弊端。關于文件承辦人對領導批示意見的閱看，因前述文件處理單直接粘貼在文件首頁前邊，與文件合為一體，領導人批示從文件首頁上端移至文件處理單上后，對他并無實質(zhì)性影響。從標準本身的設計來說，它已經(jīng)試行了十幾年，社會進步了，大部分單位的文書工作更趨正規(guī)，人們的審美意識進一步增強，管理工作更講究便捷、效率，根據(jù)這種新形勢修改原有設計是一種正常而自然的事。