檔案管理在現代血站管理中的應用

隨著無償獻血工作不斷深入開展，對采供血機構管理工作提出了更高的要求。如何管理好檔案并充分利用檔案進一步推動無償獻血事業的發展、規范化管理，提高工作質量和社會效益，對于促進輸血事業的可持續發展及正確決策都起到不可估量的作用。

1 檔案管理的目的

1.1 有利于重要的技術資料保存利用和為領導者決策提供依據

血站業務檔案主要產生于血液的采集、檢驗、成分分離、儲存運輸等環節，非常翔實地記錄著每一天的采、供血量及血液的合格率、報廢率，具有真實性、原始性、唯一性和不可更改性，是重要的技術資料，這些信息資料為臨床輸血、篩查、醫學統計、血液研究奠定了堅實的基礎；為領導者下一步的工作決策、計劃指令等方面提供了科學依據。

1.2 有利于無償獻血的推廣和實施

根據《獻血法》規定的無償獻血、免費用血的原則，各地均制定了有關無償獻血者免費用血的具體規定，以鼓勵和調動社會公眾積極參與無償獻血。采供血業務檔案記載了獻血者個人詳細信息，從而為《獻血法》的順利實施提供可靠的保證，并通過對業務檔案資料的分析，及時了解采血量及獻血者分布等客觀情況，及時準確地為下一步工作計劃提供決策依據，進而合理制定獻血員招募工作目標，推動轄區獻血工作的開展。

1.3 是衡量采供血機構科學管理水平的重要標準

隨著輸血事業的發展，科學管理和有效利用檔案已成為采供血機構工作的重要環節。采供血機構的工作檔案詳細記載了采供血過程業務工作各個環節的大量信息。檔案的收集是否齊全完整、管理是否有章可循、歸檔是否科學有序，已經成為衡量采供血機構工作規范化管理的重要標準之一。

2 檔案的歸檔范圍

根據血站檔案工作實際情況，歸檔范圍分為10個方面：(1)黨群類；(2)行政管理類；(3)業務類；(4)科研類；(5)基本建設類；(6)設備儀器類；(7)會計類；(8)產品生產類；(9)聲像類；(10)實物類。

3 完善機構、建立健全管理制度，進行嚴格管理

按照《科技事業單位檔案管理國家一級標準及考核辦法》的要求，我單位著重從檔案工作管理體制、各項管理制度、檔案工作業務建設和檔案信息開發利用等方面入手。

3.1 建立與中心工作相適應的綜合檔案資料管理機構

3.1.1 成立了由贏站領導組成的檔案管理領導小組，設立了檔案管理辦公室和綜合檔案室，把檔案管理工作列入日常工作。

3.1.2 建立了血站、科室、個人三級管理網絡，設立了專職檔案員，科室負責人分管檔案工作，每個科室又配備一名兼職檔案員，實行分工負責，責任到人。

3.1.3 建立綜合檔案室，內設陳列閱覽室、檔案室、辦公室。配備了相應的檔案管理軟件和必要的設備。

3.2 加強對檔案管理人員的培訓

組織檔案管理人員學習《檔案法》、《科技事業單位檔案管理辦法》等法律法規；邀請省檔案局管理人員講授檔案業務及管理知識；組織檔案管理人員到先進單位培訓和學習，開闊視野、提高素質、豐富知識結構。

3.3 加強檔案宣傳工作的力度

大力宣傳原始檔案在法律上的證據意義和檔案管理工作的必要性，提高采供血機構工作人員對檔案價值的充分認識，自覺參與檔案管理工作，從而促進采供血機構整體檔案管理意識的形成和提高。

3.4 制度健全，嚴格管理

為了加強檔案的收集和管理工作，有效地保護和利用檔案，更好地為血站各項工作服務，結合血站的實際，制定了《檔案管理暫行辦法》，明確了檔案管理人員的職責，建立繼全了檔案管理各項規章制度。

4 研發適合本系統的檔案管理軟件

隨著檔案數字化的快速發展、科技的進步，有條件的采供血系統可以研發適合本系統的檔案管理軟件，建立統一中心數據庫，實現資源共享，提高檔案信息化和自動化管理水平，為本系統工作提供更優質高效的服務。

(作者單位：河南省紅十字血液中心

來稿日期：2009－10－16)