高校各類檔案以件歸檔的實踐

摘要：文章分析了高校檔案的特點和各類檔案類目的演變過程，對目前各高校執行《歸檔文件整理規則》情況進行分析，并以鹽城師范學院為個案，論述了高校各類檔案以件歸檔的特點、方法、經驗及其利弊。關鍵詞：高校；檔案；以件歸檔；整理

《歸檔文件整理規則》(DA/T22——2000)是我國第一部關于歸檔文件整理工作的標準文件，對我國機關、團體、企事業單位檔案的現代化、規范化建設具有重要意義。但《規則》推行文件級整理，對立卷方法進行重大改革，主要是針對文書檔案而言。高校的檔案中，不僅有大量的文書檔案，還有各種類目的科技檔案和專門檔案。如何從高校檔案工作的實際出發，合理、準確地貫徹實施《規則》，是高校檔案部門和檔案工作人員面臨的一項重要課題。

1 高校檔案的特點及類目的演變

1.1 高校檔案的特點

高校檔案是高校各種門類檔案的總稱，隨著高等學校的建立而產生，隨著高等學校的發展而逐漸積累起來的，形成于高校一切實踐活動之中。由于高校各項活動的特殊性，無論在內容方面，還是在形成規律方面，除了具有一般檔案的原始記錄性、社會性等特點外，還有自身的特點。

1.1.1 多樣性。隨著我國高等教育事業的發展，高校檔案的種類不斷增加，內容愈來愈豐富。如在教學管理、教學實踐和教學研究活動中，形成了“教學類檔案”；在科學研究活動中，形成了“科研類檔案”等。高校檔案不僅來源于其各種組織機構，而且還來源于個人。在個人事務性活動中，也同樣形成大量的文件材料，如論文、論著、成果、手稿、手跡、信函、照片、汪書等。

1.1.2 客觀規律性。高校在教育活動中所形成的文件材料，其形成規律與其直接反映的教育活動規律相一致。高校任何客體活動過程都會產生相應的文件材料，如行政管理類文件材料，形成于高校貫徹教育方針、推行教育法令、評估教育質量、組織教學活動、擬定規章制度、審核教育經費等系列教育活動中，它客觀地反映了行政管理活動過程。因此形成的行政管理檔案，其形成規律與行政管理活動規律相一致。

1.1.3 周期性。高校各項活動的時間安排是以學年為單位的，這與其他企事業單位的活動時間有一定的區別。學年是高校的活動周期，每個學年的活動是有一定規律性的，如每年秋學期初的新生入學軍訓、春學期末的畢業典禮等。由于這一特點，教學檔案、行政檔案、黨群檔案的內容在時間上也呈現對應的周期性特點。

1.2 高校各類檔案類目的演變

新中國成立以來，我國高校檔案是以文書檔案為主，其他類目的檔案為輔。隨著高校各項活動的開展，檔案類目也在不斷增加，既有其他企事業單位的黨群、行政、科研、基建、產品、設備、財會等類目的檔案，又有高校特有的教學、學生等類目的檔案。

1.2.1 1982年12月25日，教育部印發的《高等學校科學技術檔案工作辦法》，把高校檔案分成兩大類：文書檔案和科技檔案。并且，明確規定科技檔案的歸檔范圍為教學類、科學研究類、基建類、設備類、產品生產類、科技外事類和出版物類。這樣，高校的檔案實際上劃分為八大類。

1.2.2 1989年10月10日，國家教育委員會廢止《高等學校科學技術檔案工作辦法》、《關于高等學校文書檔案保管期限的規定》這兩個文件，并在此基礎上頒布了6號令《普通高等學校檔案管理辦法》。6號令把高校檔案歸檔的范圍分為九大類，與《高等學校科學技術檔案工作辦法》相比，在歸檔范圍上最明顯的變化，一是把文書檔案更名為黨政管理檔案，二是增加了財會類。

1.2.3 1993年11月16日，國家教育委員會頒布《高等學校檔案實體分類法》，根據高等學校檔案產生的領域范疇，結合檔案記述的內容性質，確定為十個一級類目。與6號令相比，《分類法》在歸檔范圍上并沒有大的變化，只是將黨政管理類分成黨群和行政兩大類，其他個別類別的名稱在表述上稍有變化，內容上沒有實質性的改變。

1.2.4. 2008年8月20日，教育部和國家檔案局聯合頒布了27號令《高等學校檔案管理辦法》，這是在6號令的基礎上修訂而成，與6號令和《分類法》相比，27號令的歸檔范圍只是增加了學生類，其他并無實質性變化。從上述高校檔案歸檔范圍及其演變的情況來看，無論怎么變化，高校檔案大體上分成三個種類，一是文書檔案，二是科技檔案，三是專門檔案。

1.3 鹽城師范學院對檔案的實體分類

目前，全國各高校基本上是根據6號令和《分類法》對檔案實體進行分類的。個別高校在此基礎上增加了一些類別，如長春大學增加了房地產類，韓山師范學院增加了人物類。鹽城師范學院把各類紙質檔案分成十大類：黨群類、行政類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類。另外，又附設了聲像類和實物類。其中，聲像類是《分類法》中附設的，主要包括學校各項活動中形成的以及與本校有關的具有保存價值的錄音、錄像、照片、光盤等聲像材料。實物類是新設的，主要包括本校和校內各單位集體和個人受到市、省級以上的各種表彰獲得的獎狀、獎牌以及具有保存價值的各種畫冊、畢業證書、校徽以及反映學校歷史沿革的各種實體物件等。從嚴格意義上講，附設的聲像類和實物類并不是類別上的增加，而是從載體上劃分的。

2 高校各類檔案整理方法的現狀

2.1 高校各類檔案整理方法的現狀分析

根據《標準化法》“國家標準、行業標準分為強制性標準和推薦性標準”的規定，《歸檔文件整理規則》屬于推薦性標準。各地各部門根據檔案工作實踐的客觀發展需要決定是否執行《規則》。從目前來看，全國高校執行《規則》大致分為三種情況。

2.1.1 高校各類檔案全部執行《規則》要求，實行以件歸檔的整理方法。如昆明理工大學從2000年起，就全面實施《歸檔文件整理規則》，各類檔案均實行以件歸檔。另外，蘭州大學、海南大學、海南醫學院、揚州大學、常州工學院、內蒙古農業大學、合肥工業大學等高校也紛紛制定了《歸檔文件整理規則》實施細則(或辦法)，并明確規定實施細則(或辦法)適用于學校所有門類檔案。這一規定突破了《規則》原來的整理方法改革范圍，從文書檔案延伸到高校各種科技檔案和專門檔案。

2.1.2 高校文書檔案執行《規則》要求，實行以件歸檔的整理方法，其他檔案仍然以立卷為歸檔文件材料整理方法。2002年3月15日，甘肅高校檔案協會在蘭州大學榆中校區召開工作會議，要求2002年起全省高校執行新歸檔規則，首先在黨群、行政類檔案中全面推行。另外，東華理工大學《歸檔文件整理規定》提出：“歸檔文件是指黨政各職能部門在其活動中形成的辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件和電子文檔材料。”此外，南京大學、中國海洋大學、集美大學、西北師范大學、安徽師范大學等高校的黨政類文書檔案均按《歸檔文件整理規則》要求以“件”為單位進行整理、歸檔。

2.1.3 高校各類檔案尚未執行《規則》要求，仍以立卷為歸檔文件材料的整理方法。如復旦大學、同濟大學、華東師范大學、華東理工大學、貴州師范大學、燕山大學等高校均是如此。

2.2 鹽城師范學院各類檔案全面實行以件歸檔的背景

2.2.1 江蘇省推行“四化”檔案業務工作方針的需要。2003年2月9日，江蘇省檔案局決定在全省機關、企事業單位中貫徹“強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用”的檔案業務工作方針，簡便、高效、科學地開展本單位文件歸檔工作，推進全省檔案工作的現代化建設，制定了《江蘇省(歸檔文件整理規則)實施辦法》。省內各地方檔案行政主管部門要求屬地各機關、企事業單位參照執行。

2.2.2 高校檔案工作發展的需要。1999年的大學擴招，堪稱中國教育史上一件大事。高校學生人數的激增，并沒有使高校的教學人員和管理人員同步增加。許多高校的檔案工作中，除了收集、整理、統計、利用和保管等工作能正常開展外，檔案的宣傳、科研和檔案文獻的編纂等工作比較薄弱。2003年3月31日，鹽城師范學院組織檔案工作人員到揚州大學、南京大學、東南大學、復旦大學、華東師范大學和蘇州大學等高校檔案館參觀、考察，重點調研《歸檔文件整理規則》的實施情況，并在調研的基礎上，結合本校檔案工作的實際情況，決定在全校各類檔案中實行整理方法的改革，用以件歸檔的整理方法來替代立卷整理方法。

3 高校各類檔案以件歸檔的實施

2003年11月17日，鹽城師范學院正式出臺《(歸檔文件整理規則)實施細則》(試行)。《細則》分為五個部分，包括總則、整理原則、整理的組織工作、整理方法和附則。該《細則》結合學校的實際情況，對《歸檔文件整理規則》作了進一步細化。

3.1 以件歸檔的特點

3.1.1 擴大歸檔文件的類目。《規則》對“歸檔文件”的解釋是：

“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。”《細則》的解釋是：

“指本院在各項職能和業務活動中形成并辦理完畢的保存起來以便查考利用的各種紙質歷史記錄。”這就突破了“文書檔案”類目的范圍，延伸到高校其他類別檔案中。

3.1.2 補充專門檔案和科技檔案類目中件的確定。《規則》對文書檔案中的件的確定作了詳細說明，其他類目未能涉及。《細則》彌補了這個缺陷，對高校檔案中的財會類、基建類、科研類等“件”的確定都作了詳細補充。

3.1.3 保證高校各類檔案整理的質量。《規則》作為檔案行業標準，主要針對文書檔案而言。《細則》制定是以《規則》為依據并最大限度地簡化整理方法，如財會類檔案中一本憑證就確定為一件，保持原有裝訂方法。這種整理方法與文書檔案保持一致。如果文書檔案實行以件歸檔，其他類目的檔案以卷歸檔，既不統一，又有主觀隨意性，就很難保證檔案整理質量，不便于保管和利用。

3.1.4 體現高校檔案管理的性質。由于高校檔案具有多樣性、客觀規律性、周期性等特點，長期以來高校基本上采取了部門歸檔制度。如鹽城師范學院建立了檔案管理網絡，各部門、各二級學院有分管檔案工作的領導和專兼職檔案員。因此，在歸檔章編制方面，充分體現高校檔案管理的特點，與《規則》比，既有聯系，又有區別。《規則》歸檔章設置6個項目，包括全宗號、年度、機構(問題)、保管期限、室編件號、館編件號。《細則》保留了其中4個項目，把機構(問題)改為類目，室編件號改為部門件號，另增加盒號和總頁數兩個項目。

3.2 “件”的確定

在以件歸檔中，對“件”的確定主要依據以下兒個方面：第一，一份完整的文件為一件，如文件正本與定稿為一件、批復件與請示件為一件等。第二，根據文件形成的自然規律界定“件”，一份文件中包含的相對獨立的可檢索利用的內容多又相對獨立的，可將相對獨立部分界定為一件，如科研檔案中原始數據、教學檔案中招生名冊以及基建檔案中立項、開工、施工、竣工文件等，可根據文件材料的性質、階段性、區域性等特點來界定“件”。第三，檔案檢索中有關聯的多份文件組合成一件，如教學檔案中的學籍表，可把同一個班級學籍材料組合為一件，如科研檔案中的獲獎申報材料，可把申報表、科研成果、社會影Ⅱ向或實際效果證明、其他材料等界定為一件。第四，根據專門檔案和科技檔案的特點來界定“件”，如財務檔案中的一本會計憑證、一本會計賬簿、一冊會計報表等各為一件。第五，根據利用率界定件，如科研檔案中開題報告和試驗材料利用率較低，可以作為一件來處理；成果鑒定材料、證書、圖紙等分別作為一件處理。

3.3 裝訂方法

《細則》要求檔案裝訂要簡單易行，減少破壞。因此，鹽城師范學院檔案裝訂的方法是去除易銹蝕的金屬物，包括訂書釘、曲別針、大頭針等易氧化、腐蝕的裝訂用品，原則上采用不銹鋼訂書釘裝訂，對較薄文件采用專用糨糊粘貼，較厚文件采用三孔一線法裝訂；對短期保存的文件和裝訂成冊的書刊、圖表等可保持原裝訂方式不變。對教學檔案中學生成績表、新生錄取名冊等材料，每件加封面和封底后裝訂：

3.4 排列順序

以件為保管單位的各文種和稿本的排列順序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發件在前，被轉發件在后；回復性文件在前，報請性文件在后；結論性文件在前，依據性文件在后；文件處理單在前，正文在后；計算機及其網絡環境中形成的文件，定稿無須保存的，正文在前，發文稿紙在后等……

4 高校各類檔案以件歸檔經驗

4.1 繼續貫徹“便于保管和利用”的基本原則。《規則》中將歸檔文件整理原則概括為“遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用”。這與傳統的立卷原則是一致的。《規則》的實施簡化了歸檔文件整理程序，減少了工作量，提高了工作效率，順應了機關、企事業單位辦公自動化對文件材料歸檔管理的必然要求。在實際推行過程中，《規則》的實施使整理程序簡化，但并不是取消整理，或隨意整理。簡化的最終目標是將時間節省下來用在檔案收集、信息資源開發與利用等環節上。

4.2 運用計算機及檔案管理軟件輔助整理各類檔案。檔案整理的目的是為了便于查詢、利用。在傳統的立卷模式下，其實現方式是組織成不同的保管單位(案卷)，從而實現對文件實體的相對集中和系統化，增加檢索層次，為查詢利用提供檢索途徑。但以件歸檔依賴于一定的硬件和軟件，在計算機和檔案管理軟件支撐下才能提供高效、靈活、快捷的檢索功能，使檔案的利用得以實現。鹽城師范學院以件歸檔的整理方法能夠取得成功，一條根本的經驗就是投入大量經費購置硬件和軟件來支撐。

4.3 制訂科學、實用的高校檔案分類方案。《規則》把分類方法固定為年度、保管期限、機構(問題)三種，并可視具體情況組合及簡化分類層次，如采用“年度一機構(問題)一保管期限”等方法。鹽城師范學院檔案分類沿襲《高等學校檔案實體分類法》中案卷級的分類方法，一般分到二級類目，教學類、財會類分到三級類目，排列方式由傳統的案卷級“年度一類目一案卷號”轉變為文件級的“年度一類目一保管期限一件號”。這里的“類目”實際上與《規則》上講的“問題”是一致的，也就是按高校內部機構的職能性質分類。

4.4 正確理解“隨辦隨歸”的整理要求。對于高校各類檔案來說，不同類型檔案對“隨辦隨歸”的要求是不一樣的。如文書檔案由各部門、各二級學院的專兼職檔案員，對辦畢文件進行整理，使收集來的文件系統化。而專門檔案和科技檔案由于其專業性、多樣性、成套性和現實性等特點，要做到“隨辦隨歸”比較困難，如科研檔案在移交學校檔案館前保存在科研人員手中，教師的業務檔案在移交學校檔案館前保存在教師手中，部門專、兼職檔案員對這些檔案是無法“隨辦隨歸”的。無論是哪一種類型的檔案，

“隨辦隨歸”不是先來的先整理，而是先齊全的先整理。這說明按“事由原則”進行歸檔文件排列和編目編號，是以件歸檔整理不可違背的重要原則。

4.5 靈活掌握“件”的概念。以件歸檔的整理方法與原有的立卷方法相比較最根本的變化就是以“件”為整理單位，進行文件級整理。高校檔案中的黨群類、行政類和其他各類目檔案綜合部分的歸檔文件材料依據《規則》中規定的“件”的內涵界定比較容易，而界定教學類、科研類、基建類、出版類、財會類等檔案中非綜合管理性文件材料的“件”就復雜得多。如關于本科生優秀論文歸檔的材料有：學生畢業論文(設計)承諾書、選題報表、開題報告、任務書、中期檢查表、答辯記錄表、成績鑒定表、論文(設計)等，這8份材料并不是機械地按8件歸檔，而是以人計件，一人的8份材料為1件。

5 高校各類檔案以件歸檔的優點和存在問題

5.1 各類檔案以件歸檔的優點

立卷歸檔的改革已近10年，全國各地各單位取得了不少成功經驗。從實踐效果來看，以件歸檔有許多優點，主要表現在促進檔案工作現代化建設，簡化歸檔文件整理工作程序，提高工作效率，保證歸檔文件整理工作質量，優化檢索效果，方便用戶的利用，等等。鹽城師范學院實施以件歸檔除了具有上面所講的幾種優點外，還有以下兒個方面的優點。

5.1.1 促進高校其他類別檔案整理方式的改革。鹽城師范學院實行歸檔方式改革，最大的成功就是以點帶面，從文書檔案延伸到其他類別檔案，促進各類檔案整理方式改革全面開展。如2005年，鹽城師范學院在新校區建設之初，決定32萬平方米26個建設項目檔案全部按《規則》整理，實行以件歸檔。在2006年江蘇省檔案局組織的全省重點工程建設檔案執法檢查中，以件歸檔方式得到省檔案局領導充分肯定。

5.1.2 豐富和補充檔案教學內容。目前，全國高校檔案專業、文秘專業使用的《檔案管理學》教材內容已陳舊，《歸檔文件整理規則》、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等內容均未吸收進去。鹽城師范學院檔案工作人員在承擔本校文博與檔案、文秘兩個專業《檔案管理學》教學中，補充了《歸檔文件整理規則》中有關內容，不僅講授文書檔案以件歸檔的改革，而且還把本校在其他類目檔案中以件歸檔經驗補進去，調動了學生學習的積極性，很受學生的歡迎。

5.1.3 加強了檔案工作的對外交流。由于鹽城師范學院在江蘇省高校中實施《歸檔文件整理規則》比較早，南京工業大學、淮海工學院、鹽城市國土資源管理局等單位的同仁先后前往參觀、考察以件歸檔的檔案整理方法。特別是國土資源管理局負責管理的土地檔案屬于專門檔案，他們參觀后認為，以件歸檔，解決了人手不足的問題，而且分類更科學。通過交流，大家在各類檔案以件歸檔方面取得共識、加強了交流。

5.1.4 有利于各類檔案的統計。由于高校的檔案類目眾多，如果只對文書檔案實行以件歸檔，其他類目的檔案仍然以卷歸檔，會出現統計館藏數量時有多種統計單位，給統計工作帶來不便，各類檔案全面實行以件歸檔，就可以減少這方面矛盾。如每年上報的檔案工作年統表以及學校工作報告中都有檔案數量的問題，特別是對于高校，歸檔計量單位越多，大家就越搞不清，而各類紙質檔案全部以件歸檔，統計更方便、更簡捷，也更容易理解。

5.2 以件歸檔存在的問題

5.2.1 過分依賴計算機設備和檔案管理軟件。在檔案檢索過程中，一旦離開計算機和檔案管理軟件，快速查詢的工作就會大打折扣，依靠手工檢索，會因文件數量多而造成檢索困難。另外，如果計算機出現故障，也會直接影響到檔案的利用。

5.2.2 沒有合適的裝訂方法。以件歸檔后，文件裝訂有多種方法，比傳統的案卷裝訂要復雜得多，要考慮檔案厚薄、保管期限等多種因素選擇不同的裝訂方法。現有的一些方法中粘接、三孔一線等仍是手工裝訂，不銹鋼訂書釘裝訂又因硬度強易斷不能用于較薄的檔案，縫紉機縫又會因針線過密損壞檔案，無酸紙封套不適用于較厚的文件，用塑料夾又容易斷裂。

5.2.3 增加了管理工作的難度。以件歸檔的檔案利用者借閱歸還后上架比較麻煩，會出現插錯現象，有的單位用“代檔板”放在原有位置上解決這一問題，效果也不太理想。另外，庫房清點工作量也加大。在檔案移交和接收時，核對工作量也加大。

5.2.4 在“件”的確定上仍有模糊認識。實際操作中，對“件”的確定存在較大的差異，對成套的文件處理，過分強調一事一文的特點，忽視文件之間的有機聯系。個別檔案人員在其他類目的檔案“件”的確定上，簡單地以“件”代“卷”，混淆件與卷的概念，沒有真正理解“件”的內涵和劃件的意義。

6 結語

各類檔案以件歸檔是高校檔案整理工作改革的一次有益嘗試，其整理方法將在實踐中得到進一步完善與優化，存在問題也會逐步減少。在執行《歸檔文件整理規則》過程中，各單位、各部門不能死板教條，要大膽實踐、大膽創新，要結合實際情況，制定切實可行的實施細則，不斷完善歸檔文件整理工作方案，使檔案整理工作改革能夠順利進行。

(作者單位：鹽城師范學院摘自《檔案界》網站)