淺議如何做好科研機構的檔案管理工作

檔案是一種重要的信息資源，對經濟社會發(fā)展具有重要的意義。作為科研機構的檔案工作是科研機構建設與管理的不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量科研機構管理水平高低的重要標志之一。

隨著社會的進步和科技事業(yè)的發(fā)展，科研機構的檔案數(shù)量在迅猛增加，載體形式已由單一的紙質檔案發(fā)展到錄像、照片、光盤、硬盤等多種形式載體檔案。面對科技的不斷發(fā)展和對檔案資源利用服務的更高要求，以往的檔案管理方式已不能適應和滿足社會的發(fā)展需要。如何做好科研機構檔案管理工作，不斷開拓進取，在繼承中發(fā)展，充分發(fā)揮檔案信息資源在科研工作中的積極作用，是科研機構檔案管理面臨的任務，也是檔案管理者面臨的新課題。筆者認為要做好檔案管理工作應重視以下三方面工作。

一、實施檔案信息化建設

實施檔案信息化建設，提高檔案信息存儲能力，是加快檔案信息資源開發(fā)、提升科研機構檔案管理服務能力的基礎。也是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化的有效途徑。長期以來，部分科研機構一直處于傳統(tǒng)人工的運行模式管理檔案，這種管理模式存在著許多缺點，如效率低、保密性差、查找和更新維護困難，已經不能適應當今社會對檔案信息利用服務的快速高效、及時準確、全面系統(tǒng)的需求，而且對新型載體檔案及信息無法實現(xiàn)管理與利用。作為檔案信息化的一部分，應當把先進的計算機技術應用于檔案信息管理，其具有傳統(tǒng)人工管理所無法比擬的優(yōu)點，如錄入信息規(guī)范、存儲信息量大、保密性好、資源共享、工作效率高等。研究開發(fā)適合本單位檔案微機管理系統(tǒng)，建立相應的檔案數(shù)據(jù)庫，將信息化管理手段和技術應用于科研機構檔案管理的各個環(huán)節(jié)，進行管理創(chuàng)新，將會極大地提高檔案管理的工作效率和工作質量，適應當今信息時代所帶來的檔案載體形式多元化、電子文檔、視頻等新型載體檔案信息急劇增多、信息技術網絡化發(fā)展的變化，從而達到高效、及時、準確、全面系統(tǒng)地提供檔案信息服務，實現(xiàn)科研機構檔案管理由傳統(tǒng)手工管理向信息化管理模式的轉變。

二、加強檔案工作規(guī)范化標準化管理

隨著社會發(fā)展和科學技術日新月異的步伐，科研工作對檔案管理的規(guī)范化、標準化也提出了更高的要求。必須按照標準化、規(guī)范化的工作程序與方法，規(guī)范檔案工作，即檔案的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)，都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行，使檔案在完成的過程中滿足信息化管理的需要。各單位應結合本單位檔案特點和計算機管理需要，根據(jù)國家和行業(yè)有關檔案管理的政策、法規(guī)、標準、制度和措施來規(guī)范管理工作，制定科學適用的檔案管理辦法:要建立收集、整理、立卷、歸檔、管理、利用等一系列切實可行的管理制度，使檔案工作有法可依、有章可循。同時，要明確各有關人員的崗位工作職責，健全和完善檔案工作制度，為實現(xiàn)檔案信息化管理提供堅實的基礎和保證。

三、培養(yǎng)和造就一支高素質的檔案干部隊伍

檔案管理的最終目的在于利用。為了做好檔案信息的利用服務，更好地發(fā)揮檔案的作用，除了有豐富的信息資源和現(xiàn)代化管理手段外，人才是最關鍵的因素。檔案管理人員的綜合素質水平直接影響檔案工作的質量，要努力建設一支政治素養(yǎng)高，掌握計算機網絡技術等現(xiàn)代化管理手段，又精通檔案專業(yè)知識的檔案管理人才隊伍。檔案管理是一門專業(yè)性強的工作，科研機構的性質和檔案管理工作的特點，也決定了檔案管理人員不僅要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，樂于奉獻的工作精神，還要有基本的專業(yè)知識和扎實的檔案管理業(yè)務技能。在當今信息時代，隨著科學技術的發(fā)展，對檔案管理人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求。因此，檔案管理人員必須轉變觀念，樹立創(chuàng)新意識，豐富和擴大知識范圍。提高自身業(yè)務素質。同時，各單位要加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓，使他們系統(tǒng)地學習黨和國家制定的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)理論知識，使檔案人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的責任和義務，具有為歷史負責、為現(xiàn)實服務、為未來著想的責任感和使命感，以做好新時期的檔案工作為己任，珍檔敬業(yè)，開拓創(chuàng)新。努力拼搏，不斷推動檔案事業(yè)的發(fā)展。