高校檔案人員職業生涯管理對策

目前，在國內外各種不同的組織機構運行過程中，職業生涯規劃正成為一種趨勢，許多高校在檔案館員職業生涯的開發與管理方面做了一些有益的嘗試和探索。但無論在管理理念上，還是實現途徑上，高校檔案館員在職業生涯的開發與管理上才剛剛起步。筆者認為，目前檔案館員職業生涯管理中存在的問題。包括以下幾個方面:

一、認識存在偏見，人才難以穩定

雖然說檔案館對全校師生的教育、學習、科研都起著不可替代的作用。但是長期以來，由于有關部門對檔案館員的重要性認識不足，致使檔案館員們無法發揮自己的才干。雖然近年來引進了不少了解現代信息技術又精通檔案業務的復合型人才，但是這部分人能夠在檔案館長期工作下去的并不多，既使留下來的對檔案館工作的熱情也不高。筆者調查了河南省41所高校，其中多數檔案館員反映認為自己的工作不被重視，看不到自己工作的價值，這樣就會導致一些新接收的大學畢業生或中青年骨干人員把檔案館當做“跳板”，來館不久就想方設法離開。換另外一種工作。因此，這是高校檔案館員職業生涯管理中的存在的一個不能忽視的問題。

二、提供繼續教育的機會較少，培訓效果不佳

據美國工程學會調查，一個大學畢業生所學的專業知識5年后就有30%無使用價值，10年后所學專業知識100%成為陳舊知識，可見，一個人一生中絕大多數知識是在工作實踐中自學或參加各種專業技術培訓獲得。目前，高校中選送留學、進修、研討等，都幾乎限于高校師資方面，對檔案館專業人員接受繼續教育的機會很少，接收高層培訓機會更少，這樣許多有潛力的檔案館員的職業生涯發展，可能就會因此改變或者延誤。

三、職業發展空間較狹窄，職業發展道路較單一

多年以來，學校在檔案館員的職業發展道路上最主要的只有館員系列的職稱評聘，即從初級職稱一直向較高級職稱發展這樣一種的單一模式。缺乏職業生涯的概念。檔案館員的職業發展模式基本上可分為兩類，一個是職務，一個是職稱，但在行政職務上，由于管理層人數是有限的，如在我們學院檔案館，每個部門設一個部主任，能夠從部門主任升到館長級別的人更是非常有限，現在又有年齡限制。行政層次越高，相應的領導職務越少。不能滿足檔案館員職務晉升的需求，導致檔案館員晉升機會減少、發展空間不足，許多優秀館員受職位限制缺少晉升機會，工作積極性受到挫傷。而在業務職稱上，目前，國內檔案館共設有四級職稱:助理館員、館員、副研究館員、研究館員。一般情況下，大學畢業生一年后就可轉正為助理館員，5年后可晉升為館員，如果研究能力、工作業績和人際關系方面不出現大的問題，大約36-40歲就可晉升為副研究館員，而研究館員由于要求高學歷(部分高校要求研究生以上文憑才可晉升研究館員)，研究成果要達到一定數量、級別。所以研究館員對于多數檔案館員來說就可望而不可及了。如果職稱或職務都不能達到自己所理想所要求的，那么他們工作積極性能維持多久呢?這在一定程度上縮小了檔案館員職業發展空間、影響其職業生涯發展，職業生涯前景渺茫。

四、高校檔案人員普遍缺乏職業成就感

依據馬斯洛需要層次理論，人在滿足低層需要后就會產生更高一層的需要。檔案館員工作除了要取得報酬外，更希望能從工作中獲得發展機會，更希望自己的工作業績得到社會和他人的認可，以提高自身的價值和能力，在工作中獲得成就感的體驗和愉悅，這將會產生深刻而持久的工作動力。一個人在自己的職業生涯中，以工作的安全感為基礎，在這基礎上。得到社會的首肯，并能夠進一步晉升，在自己的工作中得到滿足和快樂，這是人的更高層次的需求。但是因為檔案館員社會地位較低，致使檔案館的工作得不到應有的注意和尊重:單一的檔案館發展道路，并沒有給館員充分施展個性和能力的職業空間:缺乏挑戰性的工作也使得館員體驗不到事業的成就感，因此。檔案館員們的工作熱情就會慢慢喪失。

高校檔案館員職業生涯管理存在的問題是由社會、學校和個人等多方面因素引起的。單從學校角度而言，筆者認為，改變現狀需要從以下幾方面加以努力:

五、構建完善的高校檔案人員職業生涯的制度體系

在學校管理層真正重視的基礎上，對相關職能進行確認，目前，我國缺乏檔案館員職業資格認證制度，當教師要有教師資格證，當醫生要有醫師資格證，而進檔案館工作往往不是主動選擇檔案館職業的，有些是隨調的，找不到對口的崗位，一些教師和退休人員的子女也被優先安排在檔案館，而不論他們是否受過高等教育等等，職業準入的混亂造成檔案館員的素質得不到保證。因此，對高校檔案館來說，制度的完善顯得尤為重要。

(一)結合實際完善崗位設置，改進職稱評聘機制

為了保證檔案館事業健康穩定的發展，高校檔案館組織按照學校發展的要求，積極推進檔案館機構改革，合理地設置館員專業技術職務崗位。崗位設置是職稱評聘的一項重要工作，也是開發利用和合理配置人力資源的依據。結合各所高校的實際情況。依據各檔案館的性質、工作需求按需設崗，不可論資排輩進行崗位設置，在各個崗位聘任時，要嚴格考核、擇優聘任。這樣將會使檔案館員上升的空間層次增多，對館員將是個良好的激勵。

(二)多種培訓方式

1.根據不同崗位設計培訓不同的培訓內容

對于助理館員來說要進行計算機操作以及本職工作的軟件操作和熟練過程培訓:對于館員應不僅要熟悉各種檔案館管理軟件的操作，而且還應掌握局域網知識:而對副研究館員及以上職稱的檔案館員，就要把有計算機專長，并已熟悉檔案業務的館員送到更高的高等學府深造。高校檔案館組織可根據檔案館員不同崗位，舉辦各種類型的學術講座，或聘請有關專家，講授檔案學前沿問題，講授新的技術等各種形式培訓，以提高館員的整體素質。此外，可結合高校檔案館員實際情況制定培訓計劃，真正做到因人施教。

2.根據不同職業生涯發展階段設計培訓內容

檔案館應根據不同職業階段的職業特征、需求和職業發展任務有計劃、有針對性地進行管理、開發，這樣才能有效地促進檔案館員順利穿越職業通道。

依據對職業生涯發展的理解，我們可以把職業生涯劃分為3個階段:一是初期階段。年齡大約是進入檔案館工作到30歲這一期間，這一階段檔案館員和檔案館之間的關系處于磨合之中，穩定性較低、流失率高。二是中期階段。年齡大約在30至50歲之間，這是一個時間長、富于變化，既有可能取得事業成功，又有可能陷入職業生涯危機的寬闊地帶，這一時期的檔案館員正是能力最強、工作富有成效、不斷創造佳績階段。三是后期階段。年齡處在50歲至退休年齡之間。由于體力、精力開始衰退，職業生涯后期的檔案館員對職業發展需求降低，原有的工作熱情已減弱。根據這一發展過程，我們對培訓對象分別制定相應的培訓內容。總之，每個階段的培訓內容都應從促進館員的長遠發展考慮，從而形成館員職業生涯的發展。

(三)建立健全布滿活力的激勵機制

人的需要要多層次的，不僅有物質方面的需要，而且有精神方面的需要。美國哈佛大學組織行為學教授詹姆斯通過對2000多名員工進行測試后發現，國外的心理專家做過這樣的研究，在缺乏激勵的環境下，員工的潛能只發揮出20%-30%。但是在適宜的激勵環境下，同樣的員工都可發揮出其潛能的80%-90%，甚至更高。所以要讓館員發揮潛能，減少職業生涯中的職業懈怠，就要有合理的激勵手段和策略。

1.適當的壓力激勵

目前，許多人都認為高校檔案館是一個比較清閑的地方，沒有什么壓力的，甚至有的館員也有這樣的看法，工作機會競爭的激烈和就業的壓力對其構不成多大威脅，在檔案館崗位設置上也極其不合理。忙閑不均，致使有些人工作中無事閑聊，不思進取，這樣就會極大地挫傷愛崗敬業、踏實肯干館員的工作積極性。

只有壓力才會產生動力，適當的壓力會產生意想不到的效果，所以，應該讓其領悟到工作懈怠就會面臨可能被淘汰的后果，讓其改善工作不思進取的局面。同時，也要加大對工作中的積極肯干、愛崗敬業的館員的獎勵，營造出一種積極進取的、和諧的工作氛圍，使他們能夠看到自己工作的價值。產生一種成就感和對樹立做好本職工作的信心。

2.環境激勵

由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業懈怠隨之而生。因此有計劃地安排檔案館員定期或不定期地進行培訓或輪流在不同的崗位或不同地點工作。環境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感。并且崗位的變換，有利于讓員工全面而系統地掌握專業知識和技能，對于檔案館職業和員工是一種雙贏的安排。

3.建立情感激勵機制

擁有一支愛崗敬業的檔案人員隊伍是高校發展的根本保證，學校管理者應該注重情感上的投入，通過尊重、信任、關心檔案人員，并與他們進行有效的溝通。彼此之間建立起一種互相信任、關心、互相支持融洽的氛圍，以激發檔案人員的工作熱情。使他們愉快地為實現自己的人生目標，積極主動地工作，使高校檔案館健康快速、可持續地發展。