小議數字化檔案管理

當今世界已經進入到網絡信息時代，傳統的檔案管理受到了前所未有的沖擊和發展機遇。作為人類記憶的檔案的形式及其管理模式的轉變成為檔案界關注的焦點，檔案工作者們也在檔案工作實踐中不斷摸索數字化的檔案管理方法。

一、數字化檔案管理的內容

數字化檔案管理的內容主要包括傳統檔案的數字化及原生數字檔案的保存。在數字化時代，檔案管理工作面臨著兩大任務：傳統檔案的數字化及數字檔案保存的長期性。

檔案的發展主要經歷了三個發展時期：一是實物、紙質文件時代，從幾千年前伴隨文字的出現，檔案就出現了。直到紙張的發明，人類的檔案工作也越來越規范：二是檔案目錄計算機輔助管理時代，通過計算機對檔案目錄的檢索。加快了紙質檔案調閱的速度和管理：三是檔案內容掃描數字化處理儲存時代，即當前的傳統檔案數字化。

在未來的檔案管理工作中，原生性數字檔案將會是檔案管理的重要部分，所以對于電子文件的處理及其長期保存是數字化檔案管理的重要內容。2005年4月1日起施行的《中華人民共和國電子簽名法》是實現電子文件管理法制化的法律保障。也是認可電子文件法律效力的基本依據。該法第十四條規定：可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。這為電子文件的普及應用提供了必要的技術保障，數字檔案的數量將迅速增加，因此，原生數字檔案管理是未來檔案管理的中心內容。

二、數字化檔案管理的意義

數字化檔案管理是檔案事業信息化的標志之一，數字化檔案管理順應時代要求，在信息社會中占有重要地位，具有重要意義。

數字檔案管理改變了傳統的檔案管理方式，與信息社會相適應。傳統的檔案查閱必須到檔案保管現場，查找檔案內容費時費力，直接導致了社會對檔案利用不足。隨著數字化檔案的出現，人類記錄信息、傳達信息、留存信息的方式發生了革命，數字化檔案管理肩負著整理和保存人類新類型信息的責任。

數字化檔案管理縮短了二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。檔案信息成果可多份拷貝，擴大社會影響，拓寬服務范圍，極大地提高了檔案管理和使用效率，提高了檔案部門的社會地位。

加強檔案信息化建設是檔案工作適應社會信息化的必然趨勢，是加速檔案管理現代化的客觀要求。數字化檔案管理是真正意義上的檔案事業現代化，促進了電子文件的使用，有利于政府信息公開和電子政務等信息活動的展開，使檔案工作與信息高速公路順利接軌。

三、數字化檔案管理存在的問題

部分領導和檔案工作人員對檔案數字化建設的重要性和必要性認識不清。部分領導缺乏宏觀規劃和管理，對檔案數字化建設的總體思路和目標不明確，資源共建與共享意識不強。檔案工作人員過分依賴于傳統的管理體制和管理方式。缺乏開拓創新精神。對檔案信息化建設不屑一顧，使檔案數字化建設僅僅停留在計算機硬件配置和目錄輸入的起步工作上。

檔案數字化管理的經費不足嚴重制約著數字化檔案管理的進行。數字化檔案管理經費不足直接導致檔案設施老化，數字檔案保護不得當，阻礙了數字化檔案管理的發展。數字化檔案建設和管理是一項投入高、回報周期長的工程。經費短缺、資金不足一直困擾著數字檔案管理者。

數字化檔案管理工作系統還不健全。作為新興事物的數字化檔案，還沒有為社會所有部門接受，因此檔案文件的產生與檔案管理環節脫節，給數字檔案管理工作增加了負擔。即使檔案產生時考慮到數字檔案歸檔環節，但由于業務能力所限。也很難將檔案產生與數字檔案管理很好地銜接。

數字檔案工作者的業務能力有待提高。目前，絕大部分檔案工作者是從學習管理傳統檔案開始的，因此對于數字檔案管理并不熟悉。檔案工作者的專業背景復雜，年齡和文化知識結構不合理等都制約了數字化檔案管理工作的開展。部分檔案工作者缺乏開創進取精神，無心致力于數字化檔案管理。

四、數字化檔案管理的幾點建議

首先要轉變思想。提高對數字化檔案管理的認識高度。社會是不斷發展的，各社會實體的檔案管理也要緊跟時代，數字化檔案是檔案管理的重點。數字檔案的產生給檔案資源建設、管理和服務帶來了新的挑戰，同時也為檔案管理帶來了極大的機遇，無論是檔案工作人員還是部門領導者都應抓住機遇，促進本部門檔案工作在數字化進程中的發展，從思想上重視數字化檔案管理。

數字檔案館的建立是數字檔案管理的必然要求。數字化檔案館是利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式。隨著計算機網絡運行速度的大幅度提高，網絡的進一步延伸，數字化技術的日新月異，數字檔案館的優勢將會越來越明顯。數字檔案館是傳統檔案館的發展，是以傳統檔案館為基礎的，傳統檔案的某些管理方法、經驗和原則將會在數字檔案館的管理系統中得以體現。數字檔案館的館藏內容。即各種數據庫的內容，將完全包括傳統檔案館原有館藏內容，而且數字檔案館能有效地實現檔案信息的集中與共享。數字檔案館更加注重提供檔案的使用。通過檔案網站的建設，以主頁的方式提供相關檔案服務、開展檔案宣傳。

迅速培養數字化檔案管理者。把好人才人口關，注意引進招聘有專業知識、專業技術的檔案人才充實檔案隊伍。對原有員工進行在崗培訓。使其快速適應數字化檔案管理。注重人才的使用。敢于大膽使用具有專業理論知識和技術的年輕干部。同時要穩定檔案工作隊伍，檔案工作連續性強，特別是基礎業務和規章制度的建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗，才能逐漸適應和逐步完善。數字信息時代。社會飛速發展，檔案部門工作人員知識老化快、新技術知識貧乏，對現有工作人員的繼續教育是一項刻不容緩的工作。

以計算機和網絡為核心的數字化時代深刻地影響了社會生活的各個方面，作為人類記憶的檔案和檔案管理也受到了沖擊，檔案管理的模式正在從傳統的實體管理向數字化檔案管理邁進，檔案工作者要加強數字化檔案管理的學習。