醫院檔案信息化建設的現狀與對策

[關鍵詞] 醫院檔案; 信息化; 對策

[中圖分類號] R197.323 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673-9701(2010)01-87-02

醫院檔案是醫院的原始性記錄，是醫院在醫療活動中形成的、具有保存價值的原始記錄資料。我們知道，隨著現代科學技術的發展，醫院的信息化建設得以迅速發展，醫院信息系統在醫院管理中的應用已經越來越廣泛，其作用也越來越大，但醫院的檔案信息化建設還相對的滯后，嚴重地影響和制約了醫院檔案資源的開發和利用工作。如何使醫院的檔案管理工作適應信息時代的發展，這是我們當前亟待解決的問題。

1 現階段醫院檔案信息化建設的現狀

1.1 對醫院檔案信息化建設重視不夠或認識不到位

毋庸諱言，醫院的中心工作是醫療，在醫院的管理工作中重視醫療而輕視檔案的觀念較為普遍[1]。目前在國內的醫院中，計算機應用已經成為不可缺少的一部分，從最簡單的管理信息系統(MIS)和財務系統到完善的醫院信息系統(HIS)、影像存檔和通訊系統(PACS)、放射科信息系統(RIS)、實驗室信息系統(LIS)以及局域網管理、辦公自動化等，都已開始在醫院實施和運行。但一些領導還是不能充分認識檔案信息化建設的作用和迫切性，致使在醫院的信息化建設中未將檔案信息化建設納入同步考慮和同步實施。

1.2 檔案管理軟件系統開發相對落后

目前，檔案管理軟件的開發速度和水平還明顯落后于計算機硬件技術的發展，尤其是醫院檔案管理軟件方面更為欠缺。多年來，單版機計算機檔案管理在各醫院檔案綜合管理中發揮了不可磨滅的功績，改變了傳統的手工登記、著錄、匯編、檢索，在檔案的利用上使檢索的途徑多種化，便于查找和利用，實現了檔案管理上質的飛躍。隨著檔案的快速增長和對檔案信息利用需求的增加，單版機計算機檔案管理，已不適應形勢的發展，與醫院的信息系統無法連接，缺乏可兼容性和可擴張性，急需升級更新。

1.3 檔案管理標準化程度低

檔案管理標準化是保證歸檔信息有效利用的關鍵。標準化程度低影響了醫院檔案信息化建設的進程，造成了低水平的重復建設;從現在階段來說，醫院收費系統、統計系統、病歷病案系統、檢驗系統、影像檢查系統等部門系統不全一致，規格不一，不能通用，也與檔案管理系統存在著接口、存貯檔案數據方式不同和無法交換等問題，檔案信息資源無法實現共享。在各醫院的信息網絡建設中，檔案信息系統和網絡建設各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差。沒有統一的規范和標準，醫院內部的數據分析不能夠統一，不能實現檔案信息共享的要求，就談不上是檔案信息化管理。

1.4 醫院檔案管理格局混亂

目前，醫院檔案管理是一個多部門管理檔案的格局。比如醫院的綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、財務檔案等，隸屬行政辦公室管理，而醫療文書檔案、各種檢查影像等又分屬其他醫務部門管理。管理部門采用的工作方式、管理方式不同，在管理職責上也不明確，也沒有納入醫院的綜合目標管理考核，這樣多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。

1.5 檔案專業人員整體素質有待提高

目前醫院現有的檔案專業人員，一方面是知識結構單一，尤其是計算機網絡技術的應用能力較低，知識面窄;另一方面是缺乏專職的檔案信息管理人員，現有人員工作不安心，主動性和創新性不夠，不適合現代化的檔案管理要求。檔案人員除了要有檔案專業知識外，還必須具備良好的計算機運用操作能力和網絡知識，只有這樣才能更好的服務。

2 醫院檔案信息化建設的對策思考

檔案信息化建設就是在檔案管理活動中全面地應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供檔案的利用服務。實現檔案信息化建設無疑就是檔案工作的一場革命，是傳統檔案走向現代檔案的一個重要標志[2]。筆者認為應該從以下幾個方面進一步加強。

2.1 高度重視是檔案信息化建設關鍵

只有實現檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限。檔案管理是醫院現代化管理的組成部分，雖然只是醫療業務的輔助部分，但卻是醫院領導決策的重要依據。因此，一是醫院各級人員要根據《檔案法》和《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，增強對檔案管理重要性的認識，特別是提高醫院領導干部的檔案管理意識。二是要爭取醫院領導支持，作為檔案室這種邊緣部門來說，多向領導匯報檔案工作中的成績及存在的困難，爭取領導重視關心支持檔案建設，只有領導重視和支持，通過檔案管理人員的努力，醫院檔案信息化建設才能完全實現。

2.2 加快醫院檔案信息化基礎設施

檔案信息化基礎設施是檔案信息資源建設以及各項檔案應用系統建設的基礎和前提，關系著檔案信息化建設的成敗和整體水平。檔案信息化基礎設施建設整體規劃包含了檔案信息化建設的整個硬件平臺和網絡。要想實現醫院檔案管理的現代化，就必須滿足辦公條件，保證辦公資金，如配備掃描儀、數碼相機、刻錄機等，為檔案管理工作提供便利的條件，使檔案資料不僅有文字、照片，甚至有光盤，利于永久保存。

同樣，先進的檔案管理軟件是實現檔案信息化管理不可缺少的工具之一。首先要選用經過國家鑒定的正規軟件，在此基礎上要進行第二次開發，建立適合醫院管理的軟件系統，又可與醫院的行政辦公系統相接，實現文件形成、報送、接收、分類編目、整理等全過程的計算機管理。

2.3 實行醫院檔案信息一體化管理

醫院運作和管理的過程是一個獲得信息、處理信息、利用信息的過程，醫院作為一個綜合的管理系統，檔案管理系統就是一個信息資源子系統。但醫院現行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理，相互之間也缺乏必要的協調和聯系。因此，建議將檔案管理這個子信息資源融入醫院整體信息化工作中，這樣就不但可以節約人力、物力和財力，而且還能夠提供更多的綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫。醫院實行信息、檔案管理一體化，建立一個結構合理、功能齊全、高效的信息中心，就可適應當前醫院加快信息現代化建設的需要[3]。

2.4 整合資源，促進檔案信息化建設

檔案信息化建設的核心問題是檔案信息資源建設，沒有可提供利用的檔案信息資源為基礎，檔案信息化的速度與效率均無從談起。醫院檔案信息資源包含電子病歷、財務數據、收費系統、輔助科室檢查數據、影像檢查數據庫、病案、統計等多部門或者其中數個部門的電子數據庫，因此必須整合信息資源，在保證數據安全保密前提下實行統一管理、資源共享。在整合信息資源的基礎上構筑一個檔案信息查詢平臺[4]，使檔案查詢更加便利，并且不受時間、空間限制，實現網絡查詢、遠程查詢，變實物檔案室為虛擬電子檔案室等。

2.5 加強醫院信息檔案的規范化管理

由于醫院信息量大，且內容繁雜，部門之間仍然各立門戶，它們不僅檔案信息資源分散，且信息編制不統一，不可能做到準確、有效、迅速地為醫院管理服務，因此要實行集中統一檔案管理。這樣才有利于醫院檔案工作實行規范化、標準化、科學化管理，有利于檔案信息資源的綜合開發利用，有利于快捷地向決策層、管理層提供檔案信息，便于對外信息聯網，資源共享，用最少的人力、物力提供最佳服務，充分發揮其整體效益，是檔案管理工作發展的方向和必然趨勢。

2.6 以人為本，建立一支高素質的檔案隊伍

檔案工作人員自身的素質與檔案信息化建設密切相關。因此，一是要重視檔案工作人員的素質培養，為廣大的檔案工作人員提供良好的學習條件，安排他們接受有關計算機技術、網絡技術、數字化技術、信息管理技術和現代管理技術等知識的培訓;二是要制定信息化建設的中長期規劃和短期目標，吸引和培養醫院檔案管理專業型人才，做好人才儲備工作，打好檔案管理工作的基礎。三是要關心和愛護檔案工作人員，從職稱晉升、工資待遇、評優等方面給予與醫院主系列專業人員同等的待遇和機會，讓他們安心工作。四是作為檔案工作者，也要順應時代的潮流，努力學習和掌握信息管理知識。現在檔案事業面臨的挑戰非常緊迫，電子檔案的出現、信息技術的應用、新型檔案載體的保管等等，都亟待檔案工作者去認識、去解決問題，把它們與實際工作聯系起來，更好地為醫療工作服務。

[參考文獻]

[1] 許冬. 淺議醫院檔案管理的現狀與對策[J]. 醫學信息學，2008，21(3):338-339.

[2] 竇麗娟. 關于檔案信息化建設的幾點建議[J]. 沈陽工程學院學報，2007， 3(1):97-99.

[3] 趙霞. 醫院檔案管理中的問題與對策[J]. 中華現代醫院管理雜志，2006，4(12):15-16.

[4] 劉偉. 淺談綜合性醫院檔案管理創新[J]. 新疆醫學，2007，37(3):185- 186.

(收稿日期:2009-07-16)