市政工程設計檔案管理研究

市政工程設計單位生產的設計產品是設計人員運用基礎資料、先進技術、科研成果、實踐經驗進行集體創作的綜合技術成果、技術文件、技術圖紙等。從工程設計的全過程看，設計產品是為工程建設和技術改造服務而創作的中間產品，是編制建設計劃、財政撥（貸）款、設備材料訂貨加工、現場施工、建造安裝、生產準備、竣工驗收等諸項工作的依據條件，同時也是設計單位數量最大、價值最高、使用頻繁的資源儲備即工程設計檔案。工程設計檔案真實地反映了設計實踐活動的歷史過程，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點。充分認識和掌握它的各種特點，對加強市政工程設計檔案管理工作并充分發揮其作用十分重要。

一、工程設計檔案的主要特性

（一）組成的成套性

設計單位是以一個獨立的工程項目作為設計工作對象，各專業的設計人員按照設計程序開展設計工作，形成具體設計文件材料整體，從而決定了設計檔案的成套性。一項工程設計最終組成一套完整、準確、系統的檔案，其中的圖紙、文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程設計檔案的收集、配套整理、保管和開發利用等管理工作，按照工程項目將設計文件材料收集齊全歸納、有頭有尾、完整無缺，如實地反映一項工程各個設計階段、各種設計專業技術活動的歷史過程，維護其歷史全貌；不同項目的圖紙文件一般不能混淆在一起，按項目完整、系統地保存。

（二）形成的階段性

根據設計工作的基本程序，一項工程一般都要經過設計準備前期階段、初步設計階段、施工圖設計階段和配合現場施工安裝階段，前后不同階段的設計文件之間，既有密不可分的有機聯系，又有明顯的嚴格的階段區分，因此，每個設計階段各個專業的設計文件分別組成各自互相聯系的有機整體，并決定設計文件材料形成的階段性。

（三）內容的專業性

一項工程設計是由多種專業和設計人員按不同專業分別開展具體的設計作業，又相互配合共同完成的，因此，一項工程的設計文件材料其形成過程是多學科、多專業聯合集體創作的過程。因此，工程設計檔案在分類、編號、編制檢索工具時，都要考慮設計文件材料的專業性，以及專業間的聯系特點。不同專業的技術文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、編號的結構層次時，要考慮圖紙文件所屬專業與工程項目與設計階段之間的隸屬關系，比如齊齊哈爾市政工程設計研究院主要有給排水、道路橋梁、工業民用建筑等專業工程設計，對于檔案人員管理就要熟悉本院各個專業的特點，掌握必要的專業知識，才能更好地管理本院工程設計檔案。

（四）修改補充的多變性

工程設計圖紙文件是設計人員科學技術構思的產品，在施工過程中經常出現設計變更，需要對設計文件進行必要的修改和補充。設計圖紙文件的這種頻繁的變更修改是不可避免的，這是工程檔案有別于其他一些檔案重要特點。當設計變更時，必須按照有關規定及時修改原底圖或補充繪制新圖，并相應地做好施工現場和庫存藍圖的修改工作，做到底圖和藍圖一致，圖紙與施工安裝現場一致。做好設計變更材料與該工程設計技術文件材料的配套整理，使工程設計檔案準確、完整。

（五）使用的通用性

設計是一項繼承性和創造性很強的工作，一般都是在繼承和借鑒前人設計成果的基礎上進行創造，往往是量大、面廣、共性多、通用性強，使有關圖紙文件具有廣為復用的條件，這也就決定了工程設計檔案通用性的特點。借鑒套用其中一部分甚至全部圖紙文件，這樣大大避免了重復勞動，縮短了設計周期，可加快設計速度，為整個工程建設贏得時間，提高工程效率。

（六）數量的浩繁性

工程建設產品本身具有整體性的特點，內容繁多，它們千差萬別，各自有它獨特的結構、形式和要求，并相應形成多種多樣獨立設計的圖紙文件。因而設計單位在設計技術活動中形成的圖紙文件必然具有數量大、遞增快的特點。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫房；要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等設備及裝具；現在已經采用自動檢索及光盤技術等現代化管理手段，提高了貯存密度和檢索效益。

（七）效益的社會性

工程設計檔案，是為工程項目的建設提供設計圖紙文件，作為施工的必要條件，也是可供開發利用的設計技術資源，對內可參考復用，對外可供技術轉讓和交流。為此保存工程設計檔案完全是為滿足生產建設的需要向社會提供服務的。設計檔案的這一特點，在檔案管理中必須克服技術封鎖、保護主義。面向社會技術市場及時準確方便有效地提供檔案資料，讓工程設計檔案最大限度充分發揮經濟社會效益。

（八）使用價值的時效性

工程設計檔案用于工程項目第一次實現使用價值后，還會若干次地被利用，因而說它具有長期使用價值。工程設計檔案按其使用價值有它的活躍到衰減規律。即其利用價值和它保管的時間成反比例。這說明工程設計檔案的使用價值不是無限期地保持不變，而是具有一定的時效性。

綜上所述，工程設計檔案的特點是由設計單位的性質和設計活動的規律所決定的。認識并掌握設計檔案的這些特點，有利于不斷改進管理方法和提高服務質量，以便最大限度地發揮工程設計檔案的作用。

二、工程設計檔案管理發展趨勢

檔案管理信息化。只有實現檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。檔案信息化，可一次投入，多次產出，遠程服務，資源共享，提高檔案信息利用的時效性。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，數據只需一次錄入可以多次利用，可在檔案管理內部進行數據共享，提高工作效率。

檢索查詢便捷化。傳統的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發，提高工作效率和競爭力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而成為設計研究院內部的信息中心。

原工程設計檔案管理是用記賬式管理的，只記錄卷冊信息用于各種檔案類型的帳目、卡片以提供工程設計人員的查詢、檢索，檔案信息的管理只停留在檔案室內部執行，管理的只是紙質檔案，計算機所生成的圖形文件及文字類工程文件均未收集。將紙質檔案信息轉化為數字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動的有生命力的資源，要實現這一點，必須依靠網絡，必須配備統一的管理設備。

檔案信息化在檔案管理活動中全面應用現代化信息技術，對檔案信息資源進行了處置、管理和提供利用服務的工作。具體可以理解為檔案信息實現“三化”：一是檔案信息數字化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用一體化；三是檔案信息網絡化。檔案信息實現“三化”是企業現代化的重要標志，是檔案管理發展的必然趨勢，而檔案是各種有價值信息的核心，它不只是對各種資料、數據、文件和信息的儲存和記錄，而且要對歸檔的大量信息進行分類、組織和整編，以便于更好的利用。所以，電子檔案管理系統是企業信息管理系統的重要組成部分，也是目前信息管理系統當中的薄弱環節。作為設計單位工程設計所帶來的大量電子文件都具有可參考的再利用價值，對這些文件的存儲管理和網上利用已成為信息管理所急需解決的問題。

(責任編輯：黃荔)