計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在企業(yè)檔案資源管理中的應(yīng)用與思考

隨著企業(yè)基礎(chǔ)管理模式的深刻變革，檔案作為一項(xiàng)資源，無(wú)疑有了重大的飛躍。傳統(tǒng)的檔案管理把精力放在員工檔案、保存管理等事務(wù)性工作上，顯然無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代對(duì)企業(yè)管理的新要求。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和人才競(jìng)爭(zhēng)的加劇，越來(lái)越多的中國(guó)企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案資源管理信息化的重要性。

一、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中的作用分析

1.信息化拓展了檔案資源的開(kāi)發(fā)范圍。

傳統(tǒng)的檔案資源管理由于受到信息傳送技術(shù)的限制，企業(yè)檔案資源開(kāi)發(fā)的對(duì)象主要針對(duì)企業(yè)已經(jīng)擁有的資源或者小范圍內(nèi)的資源。但是，如果在檔案資源管理中引入信息化管理系統(tǒng)，將幫助企業(yè)突破時(shí)間與空間限制，隨時(shí)隨地可開(kāi)展檔案資源的管理工作或提供服務(wù)。

2.信息化使檔案資源管理系統(tǒng)化。

信息化技術(shù)不但可以增加數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的容量和可靠性，而且可以使檔案資源管理更加系統(tǒng)化。一套好的信息化系統(tǒng)能夠包含全部檔案資源管理的內(nèi)容和所有信息，覆蓋現(xiàn)代檔案資源管理的所有范疇，它還可以與財(cái)務(wù)、生產(chǎn)等系統(tǒng)高度地集成在一起，保證了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。

3.信息化促進(jìn)企業(yè)管理精細(xì)化。

在檔案資源中引入信息化技術(shù)，能夠滿足企業(yè)日益嚴(yán)格的精細(xì)化管理要求。把各類(lèi)檔案資源信息以電子數(shù)據(jù)的形式保存起來(lái)，可以隨時(shí)查詢(xún)。企業(yè)檔案資源管理從“服務(wù)性質(zhì)”轉(zhuǎn)為“戰(zhàn)略性質(zhì)”，這對(duì)企業(yè)的發(fā)展以及檔案資源管理行業(yè)本身的發(fā)展都大有裨益。

二、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在企業(yè)檔案資源管理中的應(yīng)用

1.企業(yè)檔案管理中的信息化建設(shè)需進(jìn)一步加強(qiáng)。

相對(duì)中小型企業(yè)，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在國(guó)有大型企業(yè)集團(tuán)檔案資源管理中的應(yīng)用要求更為緊迫，意義更為重大。但大部分企業(yè)把注意力和資金投入在與生產(chǎn)緊密相關(guān)的模塊上。看似與生產(chǎn)不直接關(guān)聯(lián)的檔案資源管理模塊建設(shè)相對(duì)滯后。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案館的地位正在發(fā)生變化，信息技術(shù)的發(fā)展，更是為檔案館的發(fā)展提供了條件和機(jī)會(huì)。如燕化公司2009年專(zhuān)業(yè)化重組期間，專(zhuān)門(mén)成立了檔案管理中心，完成了《數(shù)字化檔案館整體規(guī)劃》、《數(shù)字化檔案館實(shí)施方案》，檔案管理工作的重要性日益凸顯。

2.信息化建設(shè)是檔案資源管理的必然要求和重要內(nèi)容。

在項(xiàng)目負(fù)責(zé)制的大背景下，所有資源圍繞項(xiàng)目而配置，作為原生信息資源——科研項(xiàng)目檔案要真正發(fā)揮其在科學(xué)研究工作中的作用，就必須認(rèn)真思考如何改進(jìn)現(xiàn)有服務(wù)方式，緊緊圍繞項(xiàng)目需要開(kāi)展方方面面的工作，特別是信息化工作。項(xiàng)目檔案信息化水平過(guò)低，將直接導(dǎo)致檔案收集、整理與編目、加工利用、庫(kù)房管理及鑒定與銷(xiāo)毀等檔案業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)在信息化大潮面前舉步維艱。因此，只有全面建立包括所有檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的檔案信息全文管理系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，才是信息時(shí)代項(xiàng)目檔案管理工作的根本出路。

3.企業(yè)檔案資源體系有待進(jìn)行系統(tǒng)梳理。

當(dāng)前，企業(yè)迫切需要系統(tǒng)化梳理檔案資源管理體系，要在研究管理體系的基礎(chǔ)上，全面梳理企業(yè)的所有檔案資源業(yè)務(wù)，以平穩(wěn)地實(shí)現(xiàn)管理在軟件中的落地。如大多數(shù)石化企業(yè)科研項(xiàng)目的研究周期比較長(zhǎng)，時(shí)間跨度大。一般而言，一個(gè)科研項(xiàng)目的研究活動(dòng)少則數(shù)月，多則數(shù)年甚至更長(zhǎng)，而科研項(xiàng)目原始記錄將伴隨著科研活動(dòng)的進(jìn)行不斷產(chǎn)生;科研原始記錄產(chǎn)生主體多而且分散。不少項(xiàng)目是由若干人組成項(xiàng)目組，在不同的崗位上從事同一個(gè)項(xiàng)目的研究，零星地產(chǎn)生各種原始記錄。科研原始記錄產(chǎn)生的分散性特點(diǎn)，客觀上導(dǎo)致了對(duì)其進(jìn)行規(guī)范管理和完整系統(tǒng)歸檔的重重困難。另外，有的科研人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，不了解科研原始記錄作為科研項(xiàng)目檔案的組成部分，最終應(yīng)歸檔保存;他們片面地認(rèn)為:原始記錄是自己從事科研工作的心血，自存自用最方便也最安全，因此理應(yīng)由自己保存。這種認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，也從一定程度上加大了原始記錄歸檔工作的難度。

4.電子文件的收集需要加強(qiáng)。

在當(dāng)前辦公自動(dòng)化及科研手段自動(dòng)化迅猛發(fā)展的情況下，不論是辦公文件、科研原始記錄還是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)原始記錄，都將更多地以電子文件的形式出現(xiàn)。因?yàn)闆](méi)有針對(duì)原文管理的檔案信息系統(tǒng)，電子文件的收集工作比較吃力;如果僅僅是仿照手工管理模式開(kāi)展電子文件的收集，很難保證其原始性、完整性和準(zhǔn)確性及若干年后的可讀性，后續(xù)管理工作更是無(wú)從談起。

以燕山分公司研究院為例，為適應(yīng)信息化發(fā)展的要求，并真正實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案信息化，應(yīng)在未來(lái)幾年著力建設(shè)一個(gè)檔案信息資源豐富、現(xiàn)代化水平較高的科技檔案管理體系，形成涵蓋研究院所有重要生產(chǎn)、研究領(lǐng)域的規(guī)范化的信息應(yīng)用系統(tǒng)。在文件的采集方面，其子系統(tǒng)應(yīng)包括:在各業(yè)務(wù)部門(mén)獨(dú)立的管理系統(tǒng)中、在ERP和OA系統(tǒng)中嵌入的電子文件歸檔模塊;在科研項(xiàng)目組現(xiàn)代化科學(xué)研究的操作系統(tǒng)中嵌入的電子文件歸檔模塊等等。業(yè)務(wù)部門(mén)辦文結(jié)束、項(xiàng)目組科學(xué)研究工作結(jié)束后，只需按系統(tǒng)操作規(guī)程點(diǎn)擊歸檔模塊，就可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)歸檔。在管理制度上，可以明確規(guī)定:電子文件歸檔保存是業(yè)務(wù)部門(mén)辦文結(jié)束或技術(shù)人員科研工作結(jié)束的惟一標(biāo)志。唯有如此，才能給研究院所有的信息流一個(gè)完整意義上的終點(diǎn)，并在真正意義上實(shí)現(xiàn)文檔一體化。該系統(tǒng)應(yīng)具有完善的檔案信息網(wǎng)絡(luò)采集、實(shí)時(shí)處理、及時(shí)反饋功能，并實(shí)現(xiàn)科技檔案信息按使用者權(quán)限在網(wǎng)上實(shí)時(shí)共享。

5.檔案加工和利用效率亟需提高。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案材料初級(jí)加工過(guò)程中，容易損毀甚至有可能造成其文獻(xiàn)價(jià)值的破壞;而紙質(zhì)檔案的高級(jí)加工——編研周期一般比較長(zhǎng)。至于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查找，由于檔案材料形成時(shí)間跨度長(zhǎng)，種類(lèi)繁雜，要在浩如煙海的檔案材料中尋找所需的檔案信息，僅靠人工檢索和調(diào)閱，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足信息時(shí)代利用者的需求，很難適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。

三、檔案信息化需要主動(dòng)出擊，進(jìn)行文件全生命周期的管理

現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，為充分開(kāi)發(fā)利用館藏檔案信息服務(wù)，創(chuàng)造了必要的條件。變被動(dòng)為主動(dòng)，抓住機(jī)遇，用信息化手段提供更好的服務(wù)，才能夠讓檔案館永葆活力。目前，檔案館對(duì)文件的形成、格式是否符合檔案歸檔提出的新要求正是主動(dòng)行為的一個(gè)表現(xiàn)。首先，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用使科技檔案的整理和編研周期迅速縮短。通過(guò)整理和編研，可以使科技檔案信息內(nèi)容進(jìn)一步系統(tǒng)化和優(yōu)化，信息密度和傳遞速度大大提高，以及時(shí)、準(zhǔn)確地為經(jīng)濟(jì)技術(shù)決策提供可靠的依據(jù)。其次，在提供利用方面，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，可以方便快捷地滿足利用者對(duì)科技檔案信息的需求。研究院未來(lái)的檔案信息管理系統(tǒng)中，可以包括在局域網(wǎng)上建立的用戶介面友好的查詢(xún)子系統(tǒng)。對(duì)于燕山分公司研究院外部用戶，可引導(dǎo)其按權(quán)限瀏覽本站點(diǎn)信息，并為用戶方便地索取檔案信息提供技術(shù)保證，以期擴(kuò)大社會(huì)影響并提高知名度。對(duì)于研究院內(nèi)部用戶，根據(jù)用戶權(quán)限，以數(shù)字化的形式通過(guò)局域網(wǎng)傳輸為各業(yè)務(wù)部門(mén)提供必要、及時(shí)、可靠、大量的基礎(chǔ)性原生科技信息。滿足各部門(mén)日常工作自動(dòng)化過(guò)程的信息需求，為各部門(mén)開(kāi)發(fā)利用提供基礎(chǔ)條件，充分實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，并為整個(gè)研究院的信息化工作發(fā)揮基礎(chǔ)性的支撐作用。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案占用空間相對(duì)較大，因此用于擴(kuò)展檔案庫(kù)房空間和購(gòu)買(mǎi)檔案裝具的投資會(huì)隨著時(shí)間的積累而不斷增大。而且珍貴的紙質(zhì)歷史檔案，隨著時(shí)間的推移和利用次數(shù)的不斷增加，會(huì)出現(xiàn)破損現(xiàn)象。因此，對(duì)檔案的存儲(chǔ)條件和利用方式會(huì)提出較高的要求，如檔案館應(yīng)保持一定的溫度和濕度，珍貴歷史檔案只能以復(fù)印件形式利用等等。現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)于節(jié)約人、財(cái)、物力，以及對(duì)館藏歷史檔案的保護(hù)等都具有重要意義。

新時(shí)期，無(wú)論從應(yīng)對(duì)外部變化還是推動(dòng)內(nèi)部管理，企業(yè)對(duì)檔案資源管理提出了更高的要求，企業(yè)要提高檔案資源管理和開(kāi)發(fā)水平，就必須重視并大力推進(jìn)檔案資源管理的信息化建設(shè)。只有建立起一套行之有效的檔案資源信息化管理機(jī)制，企業(yè)才能從容地在未來(lái)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取勝。

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作者單位:北京市燕山石化公司