國外檔案鑒定實踐的共同特點

檔案鑒定作為決定檔案存毀命運的重要手段，在國外普遍受到高度重視。當前，檔案鑒定理論的內容不斷豐富和發展，檔案鑒定的實踐方法也在不斷進步和完善。筆者曾經撰文論述國外檔案鑒定理論的發展歷史及規律。在此擬根據一些代表性國家檔案鑒定的實踐方法，系統總結國外檔案鑒定在組織、程序、依據、標準制度和方法等方面的共同特點，以供參考。

一、 檔案鑒定的組織——嚴密

國外檔案鑒定的組織十分嚴密，大多設有專門的鑒定領導機構或指導機構，并且制定有鑒定的指導性法規和章程，為鑒定的實施提供有效的行政和法律保證。比較典型的國家有美國和俄羅斯。

美國國家檔案與文件署是聯邦檔案系統的指揮中心，也是文件和檔案鑒定的領導機構，負責組織和指導整個聯邦系統文件和檔案鑒定的實施。國家檔案與文件署依據《聯邦文件管理法》和《聯邦檔案法》，制定了鑒定的一系列指導性法規和章程，如有《聯邦文件處置手冊》、《永久性文件鑒定指南》等。此外，國家檔案與文件署還設立有專門的鑒定小組，負責制定和修改鑒定指南和標準，并審批文件形成機關報送的文件處置申請表。在國家檔案與文件署及其鑒定小組的指導和組織下，整個聯邦檔案系統的鑒定工作井然有序地展開。各州乃至其他機構的文件和檔案鑒定工作也大多仿照聯邦檔案機構的模式進行。

俄羅斯檔案鑒定的組織繼承了前蘇聯的傳統。俄羅斯設立有檔案鑒定委員會和檔案評審委員會負責組織檔案鑒定工作，二者的職責各有分工。鑒定委員會在各機關和各級各類國家檔案館設立，是低級的初審機構，負責組織具體的鑒定工作;評審委員會在檔案事業行政管理機構中設立，是高級的復審機構，負責對文件的挑選和銷毀實施監督。俄羅斯國家檔案局下設中央評審委員會，它是掌握檔案鑒定終審權的最高機構。

二、 檔案鑒定的程序——嚴格

國外檔案鑒定的程序十分嚴格，大多表現出分階段進行的共同特點。國外根據文件的運動階段，在文件進入檔案館之前就要求完成鑒定工作。在具體的鑒定程序中，一般注重嚴守兩個把關性環節。比較典型的國家主要是美國、英國和俄羅斯。

美國的檔案鑒定工作一般分為兩個階段——初級鑒定和終極鑒定，每個階段都有著嚴格的程序。初級鑒定由文件形成機關和文件中心組織開展，文件形成機關在文件現行效用結束后就對其進行價值鑒定。首先，對全部文件制作《文件調查統計表》，以國家檔案與文件署制定的《永久性文件鑒定指南》為根據，進行價值鑒定，挑選出符合《指南》要求的永久性文件，填寫《向國家檔案館移交文件申請表》，并將《申請表》和相應的《文件調查統計表》一并報送國家檔案與文件署審批。其次，根據國家檔案與文件署制定的《聯邦文件處置手冊》和《通用文件保管期限表》，對非永久性文件進行價值鑒定，確定需暫時保存的文件及其保管期限，提出對無保存價值文件的銷毀意見，填寫《文件處置申請表》，將《申請表》和相應的《文件調查統計表》報送國家檔案與文件署審批。第三，按照國家檔案與文件署的審批結果制定文件處置方案，對文件實施處置——具有永久價值的文件移交給國家檔案館;難以確定價值和保管期限的文件移交給文件中心，待保存一定時間后再作鑒定處理;將保管期限在6年以上的半現行文件移交文件中心保存，期滿后再作鑒定;將保管期限在6年以下的文件留在形成機關保存，期滿后予以銷毀;將已確定不具有保存價值的文件即時銷毀。文件中心的鑒定程序與形成機關大致相似。此外，終極鑒定由國家檔案與文件署組織開展。它在檔案鑒定上履行兩方面職能:一是制定和修改鑒定標準、鑒定指南等;二是審批文件形成機關和文件中心提交的移交申請表和處置申請表。其中第二項職能是其經常性的鑒定工作。美國檔案與文件署鑒定的對象主要是文件形成機關和文件中心提交的《移交申請表》、《處置申請表》和相應的《文件調查統計表》，只有在極少數特殊情況下，鑒定人員才抽查具體文件。具體程序是，鑒定小組成員在認真分析的基礎上，對形成機關和文件中心提出的各種申請表做出“批準、不批準、修改調整、暫不授權處置”等鑒定結論，并形成鑒定報告。鑒定報告和申請表經國家檔案與文件署署長簽批后，再送還文件形成機關和文件中心加以執行。

英國的檔案鑒定程序與美國類似，也分初審和復審兩個階段。初審是在文件失去現行效用5年后，由形成機關的文件管理人員進行鑒定。初審階段主要鑒定文件的行政價值，有留存價值的就送到海斯文件中心。復審是在文件失去現行效用25 年后，由文件中心的工作人員會同形成機關的文件管理人員鑒定。復審階段主要是評價文件的研究價值，目標是挑選出需要由國家檔案館永久保存的文件，無保存價值的文件就進行銷毀。

俄羅斯的檔案鑒定程序分為三個階段進行。第一階段在文件形成過程中由機關文書處理部門進行初步評價，劃定文件的保管期限。這些保管期限均被標注在文件一覽表和案卷目錄中。第二階段是由機關檔案室的鑒定人員按照文件保管期限，挑出已滿臨時保存期限的案卷予以銷毀，挑選出需要移交國家檔案保存的文件。這一階段的鑒定要求從審核機關主要部門的文件開始，而在每個部門范圍內，則從審核綜合性和領導性文件開始。第三階段是館藏流動的檔案館將具有永久保存價值的文件移交給館藏固定的檔案館永久保存。

三、 檔案鑒定的依據——操作性強

國外檔案鑒定的依據主要是文件保管期限表或文件處置表，是指標明文件保管期限的綜合性表冊，內容可能包含文件在現行機關的保管期限、在文件中心的保存期限以及文件處置的具體規定。國外的文件保管期限表或處置表盡管形式不盡相同，卻具有明顯的共性特征——規定清晰明確，操作性強。比較典型的是美國和英國。

美國聯邦檔案系統采用的文件保管期限表主要有兩種類型，一種是通用文件保管期限表，另一種是機關專用文件保管期限表。機關專用文件保管期限表是對通用文件保管期限表的補充。無論哪種類型的文件保管期限表，通常都是由形成機關擬定，需要送交國家檔案與文件署審查，該署簽批后，最后報經一個專門的文件檢查委員會批準，就可以成為一個法律文件充當鑒定的依據。美國的文件保管期限表一般每隔10 年進行修訂，規定十分具體、詳細。保管期限劃分得很細，包括1個月、3個月、6個月、1年、2年、3年、4年、5年、6年、7年、10年、15年、25年、56年、75年、100年、永久等十幾個等級。這樣就使文件保管期限表具有較好的可操作性。

英國采用的檔案鑒定依據在初審階段和復審階段略有差異。初審的鑒定依據一般是由國家檔案局批準的文件處置表，該表以文件系列為單位，確定了每一系列文件的保管期限和處置方法。文件處置表將文件首先分為永久保存、不定期保存、定期保存、銷毀四大類，永久文件將直接移交國家檔案館;不定期保存主要適用于那些一時難以確定其保管期限的文件;定期保存的文件，都會標明文件在形成機關保存的具體期限以及在文件中心保存的具體期限，期限規定的詳細程度與美國類似;銷毀文件則按規定程序執行。復審的鑒定依據是國家檔案局制定的《公共文件永久保存的選擇標準》，該標準主要是針對鑒定文件的研究價值，挑選出的文件轉化成為國家檔案館保存的永久文件，劃定文件的具體期限不再是重點了。

四、 檔案鑒定的標準——全面

國外檔案鑒定的標準大多規定得較為全面。歐美檔案學者指出，檔案鑒定的標準一般包括三個方面:一是獨一性，二是可用性，三是重要性。獨一性主要是指文件是否獨一無二;可用性主要是指文件的內容能夠為利用者讀取;重要性則包含了文件的形成時間、來源、內容、形式等因素。還有一些學者主張把費用也視為鑒定的重要標準之一。在具體的檔案鑒定實踐中，鑒定標準更為全面、復雜，比較典型的是美國和俄羅斯。

美國的檔案鑒定標準非常全面，國家檔案與文件署通常按照以下標準來鑒定文件是否具有檔案價值，從而需要永久保存。這些標準都不是孤立的，必須綜合考慮。它們包括:第一，文件的時間跨度，是指文件整體所體現的時間長度。第二，文件的來源，指的是文件形成機關的職能和活動以及文件形成的業務背景。第三，文件的獨特性。第四，文件的可用性，指的是文件能否切實利用，技術因素對文件的可用性有無影響，文件的物理狀態對文件的可用性有無影響，等等。第五，文件內容的重要性。第六，文件內容的完整性。第七，文件內容的關聯性。第八，文件的保存費用。第九，文件的數量。

俄羅斯的檔案鑒定標準沿用了前蘇聯的規定。俄羅斯將鑒定標準區分為基本標準和輔助標準。基本標準包括文件內容的重要性、文件來源的重要性、文件情報的重復性以及文件的形成時間和地點。文件內容的重要性取決于文件所記錄的人物、事件、活動、現象、事實等重要程度、完備程度和新穎程度。文件來源的重要性取決于文件形成機關或作者的聲望和作用。文件情報的重復性包括形式上的重復和分析綜合性的重復。文件的形成時間和地點也在鑒定中具有重要意義。此外，輔助標準包括:文件的手跡、文件的法律效力、文件的外部特點、文件的語言特點、文件的物理狀況等等。盡管基本標準與輔助標準的重要程度存在差別，但它們共同體現了俄羅斯鑒定標準的全面性特點。

五、 檔案鑒定的制度——明確

國外檔案鑒定的制度十分明確，盡管特點不盡一致，但目的都是確保鑒定的有效實行。比如俄羅斯采用的是統一管理制，其特點是在國家檔案局設立中央評審委員會，充當全國檔案鑒定工作的領導中心。在各個政府機關和各個基層國家檔案館內設有鑒定委員會負責文件的初審，在各個檔案事業管理機關和各個高層國家檔案館內設有評審委員會負責文件的復審，這樣就在全國范圍內組成了完整的檔案鑒定機構網，分工較為明確。又如法國實行的是派駐代表制，即由法國國家檔案館向政府各部派駐代表，幫助政府各部開展鑒定并做好向國家檔案館移交文件的準備。再如美國實行的是中心領導制，國家檔案與文件署成為聯邦檔案鑒定的指揮樞紐，負責組織美國聯邦政府機關開展文件鑒定。該署通過直接承擔終極鑒定的職責，有效確保了進館檔案的質量。還如英國實行的是授權制，由國家檔案局授權政府機關按規定期限對其產生的文件進行初審。

此外，國外檔案鑒定制度的共同特點之一還表現為各國的銷毀制度十分明確而嚴格。由德國檔案學者邁斯奈爾提出的“年齡鑒定論”而衍生出的禁毀年限在大多數國家已有明確規定。如英國規定為1660年，法國規定為1830年，意大利規定為1870年，美國規定為1861年，等等。上述禁毀年限的明確規定，有利于這些國家妥善保管和保護古老檔案。

國外檔案銷毀制度十分嚴格，大多規定最高檔案當局或其負責人掌握銷毀的審批權。一些國家規定最高檔案當局負責審批檔案的銷毀，比如美國是由國家檔案與文件署審批;印度規定不經國家檔案館的同意，任何人無權銷毀檔案;俄羅斯則由國家檔案局下的中央評審委員會充當檔案銷毀終審權的最高機構。還有很多國家規定最高檔案負責人掌握檔案銷毀的終審權，比如英國由國家檔案局長負責審批檔案的銷毀;馬來西亞規定未經國家檔案館館長批準，任何機構和人員都無權銷毀檔案;阿爾及利亞規定國家檔案局局長擁有檔案銷毀的終審權;喀麥隆規定未經文件所屬部門負責人和國家檔案與圖書管理局局長的雙重批準，任何人無權銷毀檔案。然而，意大利、坦桑尼亞等國家則把檔案銷毀的終審權交由全國檔案事業的上級主管機關負責人。意大利規定需要銷毀的文件清單經國家檔案總局局長審批后再提交給文化遺產和環境保護部部長，部長同意后才能正式銷毀;坦桑尼亞檔案法則規定檔案銷毀的終審權由主管檔案工作的國家文化青年部部長掌握。

各國銷毀檔案的方式大體相同。無密級的文件一般出售給造紙廠回收用作造紙原料;有密級的文件則區分密級分別加以焚燒、粉碎或化漿。近年來由于環保觀念的盛行，大多數國家放棄了焚燒的銷毀方式，采用了技術含量更高的銷毀方式。國外檔案銷毀也實施了監銷制度，特別是交由商業化的銷毀公司進行銷毀時，監銷制度更為嚴格。

六、 檔案鑒定的方法——雙重支點

國外檔案鑒定的方法正在經歷變革，由傳統的一元支點向雙重支點轉變。所謂一元支點，指的是內容鑒定，國外對傳統檔案的鑒定大多采取依據內容判定檔案價值的方法。當前大量產生的電子文件由于具有不同于傳統檔案的新特點，其鑒定方法發生變化，出現了雙重支點——內容鑒定與技術鑒定并重。這種做法在電子文件鑒定實踐起步較早的美國、加拿大、澳大利亞、英國、荷蘭等國家達成了共識。

電子文件的構成要素包括內容、背景與結構三個方面，對技術和系統有著明顯的依賴性。電子文件的新特點提升了技術鑒定的必要性，國外不少學者認為，電子文件技術鑒定的重要性有時甚至超過內容鑒定。電子文件的內容鑒定主要解答“哪些文件需要保存”的問題，而技術鑒定主要解答“這些文件應當保存多長時間”的問題。科學、全面地判斷電子文件的保存價值，既需要判斷電子文件信息內容的有用性，也需要判斷電子文件有用性是否具有實現的可能。電子文件的內容鑒定是核心，包括歸檔前鑒定和期滿鑒定。前者的任務是劃定文件的保管期限，時間設定在電子文件系統設計階段或是電子文件形成之初;后者的任務是檢查期滿文件是否有繼續保存的價值，給予相應的處置。電子文件的技術鑒定是保障，包括對電子文件信息真實性、完整性、可讀性分析以及對文件載體性能的檢測。技術鑒定根據電子文件保管環境的變換需要多次進行，第一次往往在文件歸檔前進行，以后每次遷移后一般都需要重新鑒定文件的技術狀況。

主要參考文獻:

1. 傅榮校著.檔案鑒定理論與實踐透視——基于效益和效率思路的研究.中國檔案出版社2007年.

2. 馮惠玲主編.電子文件管理教程.中國人民大學出版社2001年.

作者單位:中國人民大學信息資源管理學院