檔案的概念與種類

開欄語:根據2009年對欄目設置問卷調查的反饋，希望增加檔案教育培訓與解答基層檔案工作疑問欄目的建議，我們開設了檔案課堂這一專欄，希望通過這一欄目滿足檔案工作者對檔案知識的渴求，解答檔案工作中的一些疑問。如果您有疑問需要我們幫助解答或者有其他建議，歡迎來文或來電。我們的電子郵箱是bjdabjb@163.com，電話是85194662。

一、檔案的概念

檔案，什么是檔案呢?大家最熟悉的檔案莫過于人事檔案了，的確，人事檔案屬于檔案范疇，但它只是檔案家族中的一個小小部類。《中華人民共和國檔案法》在定義檔案概念時指出:“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”

很顯然，“檔案”這個概念的內涵是人類在社會實踐活動中直接形成的原始的歷史記錄，它的外延是具有這種屬性的各種形式的文件材料。

二、檔案的種類

檔案記錄了人類社會實踐的各個方面，種類眾多。對其進行科學的分類是實施科學管理的基礎。但分類是十分復雜的事情，有嚴格邏輯意義上的分類，也有非邏輯意義上的約定俗成的分類。標準不同、認識角度不同，分類的結果便不相同。例如可以根據產生和使用的領域不同，把檔案分成公務檔案和私人檔案，其中典型的公務檔案就是文書檔案，現在社會興起的家庭檔案則是私人檔案的一種。按照檔案的載體形式可以分為甲骨檔案、石刻檔案、金文檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質檔案、膠片檔案、磁帶檔案、磁盤檔案、光盤檔案等。

但在社會生活中，還有一種廣為流行、被普遍接受的檔案分類方法，即以內容為標準，將檔案分成文書檔案、科技檔案和專門檔案。

1.文書檔案

文書檔案也曾被稱為黨政檔案、行政檔案，是機關、團體、部隊、企業事業單位等在領導和行政管理活動中形成的檔案材料。例如國家行政機關發出和收到的命令、指示、請示、批復、報告、決議、通知等，在辦理完畢后歸檔保存，即為文書檔案。它具有涉及面廣、內容豐富、形式規范、記錄方式與制成材料多樣等特點，內容涉及國家、政黨、民族和社會生活的各個方面，是了解、研究國家社會政治、經濟和文化發展史，研究個體的機構、組織歷史的基本依據，也是目前國家綜合檔案館的館藏主體。

2.科技檔案

科技檔案的全稱為科學技術檔案，是由生產技術應用與管理、基本建設、科學研究活動中產生和使用的圖紙、圖表、文字材料、計算材料等科技文件材料轉化而成的檔案材料。這些檔案多集中在工廠、礦山、設計院、研究院和地質、測繪、水文、氣象、建筑等部門，是反映科學技術、經濟建設真實面貌的原始記錄，也是科學技術的重要存在形式之一。隨著國家科學研究、經濟建設的深入發展，科技檔案越來越受到重視。

3.專門檔案

專門檔案是指一些社會機構和組織在某些專門業務工作中形成的檔案材料。如人事檔案、會計檔案、工商檔案、稅務檔案、教學檔案、藝術檔案、訴訟檔案、審計檔案、統計檔案、專利檔案、外交檔案和軍事檔案等。由于社會分工細致，專門檔案種類繁多，難以盡數。

我們只有根據檔案的不同特點進行科學分類，才能根據其不同要求進行科學管理。我們將針對不同類別檔案的特點，對其整理要求進行詳細介紹。下一期，我們將介紹文書檔案的前身——公文的整理，敬請關注。