綠色涌動辦公室

越來越多的企業(yè)都把“綠色辦公”納入到自己的管理體系中。在追求環(huán)保的同時，更實實在在地發(fā)現(xiàn)，一直居高不下的辦公成本被迅速降了下來。

走進辦公室，不再會因空調制造的低溫感到不寒而栗;打開郵箱，接收到的E-mail末端有一句溫馨的提示:“出于環(huán)保的考慮，請謹慎考慮是否打印本郵件”;從網上預訂機票，系統(tǒng)自動計算出了這次飛行產生的碳排量#8943;#8943;

綠色風潮正從生產領域和消費領域蔓延到管理領域。綠色辦公，不僅僅是企業(yè)節(jié)約成本的需要，也是生活觀念和工作方式的轉變。在不同的辦公室里，“綠色”正以千姿百態(tài)呈現(xiàn)在職場人士面前，讓人體會到陣陣涼意。

殼牌公司的辦公室里，有很多非常生動的小貼士:電腦上貼著“辛苦一天了，好累啊，請讓我休息休息吧”，提醒員工不用電腦的時候要記得關上，打印機、復印機旁邊則貼著“別忘了我的另一面”，提醒人們雙面打印。

惠普公司辦公室的電腦里都安裝了一個通過第三方認證的安全小插件，通過免費下載并安裝這個小插件，可以了解自己關閉電腦的行為所節(jié)約的電力，從而調動人們踐行節(jié)能的積極性。

英美煙草公司的辦公室里活躍著一支由員工組成的志愿者隊伍。他們定期給員工做電子版的有關綠色辦公的員工內部通訊，告訴大家如何養(yǎng)殖綠色植物，介紹如何降低碳排放，為大家提供環(huán)保方面的知識及小竅門。

2009年7月，位于上海的綠色環(huán)保NGO組織“珍古道爾研究會”開始了第七批“根與芽綠色辦公室評估”。參與的企業(yè)里出現(xiàn)了更多的民營企業(yè)和大型國企。此前，他們已經為聯(lián)邦快遞、微軟亞洲等120余家跨國公司在中國的辦事處進行了綠色評估。

節(jié)約的觀念靠公司制度、靠老板要求，員工很容易產生抵觸。同樣的話從學生和專家嘴里說出來，大家就認同了。再加上一些喜聞樂見的小游戲，員工們很自然地就能參與進來。

辦公室來了綠色志愿者

高先生是上海一家中小規(guī)模物流公司的老板。去年春天，他去一家外企洽談，因為這家大客戶最近的業(yè)務量極劇萎縮。客戶告訴他，聽從了“上海根與芽”的建議，他們現(xiàn)在普遍使用E-mail和MSN傳送文件?？蛻暨€希望高先生能為他們提供送達周期增加一天，但資費下降一半的市內快遞業(yè)務。“我們的很多信件并不需要當天就送到，因此你們也沒有必要用汽車來送件?！?/p>

降低成本，一直也是困擾高先生的大難題。在利潤率極低的快遞業(yè)，油價的上漲能使得公司的所有收益歸零。同行們都在議論，利潤只有通過節(jié)約來實現(xiàn)了。盡管他在公司的會議上反復強調節(jié)約的重要性，也試圖身體力行地來給同事們做出榜樣，但剛剛走進辦公室就聽到下屬們的議論:“高老板太摳了。”

“根與芽”能提供降低成本的方案，還是免費服務。高先生邀請他們也到自己的公司來看看。

去年5月20日，“根與芽”向高先生分布在上海各區(qū)域的6個辦公室派去了大學生志愿者。仔細地觀察了辦公室的各項辦公設備后，志愿者又找到員工調查。簡要的三五個問題，如“是否自帶水杯”、“洗手后是否用紙擦手”，只需要回答“是”或者“不是”。 后來幾個學生又一起訪談了公司負責行政事務的員工。因為這家公司的能耗主要產生在運輸環(huán)節(jié)，他們還對運送環(huán)節(jié)進行了了解。

幾天之后“根與芽”的專家就和志愿者們將分析的結果帶回到公司。1238平方米的辦公區(qū)，平均每平方米每月耗電63.6元人民幣;50位行政人員，平均每周耗費紙張600張;快遞員平均每人每年的碳排量為10253公斤。“根與芽”還肯定了這家公司使用電子辦公系統(tǒng)、為員工配備微波爐和電冰箱等做法，同時提出了垃圾分類處理、雙面雙頁省墨打印、廁所安裝干手機等建議。

專家們還為員工們舉辦了一場小規(guī)模的知識講座，志愿者們和員工們做起了環(huán)保小游戲。 “根與芽”還留給公司一張“環(huán)保地圖”。高先生一邊介紹，一邊拿出一堆綠色地圖圖標，不僅有綠色植物、紙杯、水龍頭，還有辦公用品回收、雙面打印、循環(huán)使用。員工們需要做的就是每天把這些圖標填入地圖中的相應位置。這張綠色地圖成為持續(xù)的環(huán)保培訓。

“節(jié)約的觀念靠公司制度、靠老板要求，員工很容易產生抵觸。同樣的話從學生和專家嘴里說出來，大家就認同了。再加上一些喜聞樂見的小游戲，員工們很自然地就能參與進來。”高先生對《商界時尚》的記者說，“‘根與芽’的項目很具有吸引力，不用付出任何資金與人力，只需接受幾個志愿者的訪談，就可以完成。同時，企業(yè)可以拿到一份適合自己機構的節(jié)能環(huán)保意見。更讓人信服的是，能用數(shù)據(jù)直觀地體現(xiàn)出來。”

至于運送過程中產生的巨大的碳排量，高先生對幾個郵件交換中心的位置進行了調整。原先六個中心之間都由汽車往返運送郵件，而現(xiàn)在除了浦東、浦西以及城際三個中心之間由汽車穿梭，其余的中心之間也改由自行車運送。

2009年5月13日，高先生和他的公司接受了“根與芽”的回訪。1000平方米的辦公區(qū)，平均每平方米每月耗電30.5元人民幣;45位行政人員，平均每周耗費紙張450張;快遞員平均每人每年的碳排量為7464.05公斤。

更多地使用自行車進行運送后，普通郵件的運送周期平均延長了三個小時，但運費降低了20%，承攬的業(yè)務有了30%的增加。更重要的是運輸成本下降了85%，公司辦公成本同期下降了8%左右，“根與芽”為高先生“節(jié)約”出了自企業(yè)創(chuàng)辦以來最高的年利潤。

綠色改造需要持續(xù)改進

不同于辦公室經常遇到的事務性工作，綠色辦公室的創(chuàng)建沒有可操作性的實施細則。每個辦公室都是在尋找自己的“綠色辦公室”模式。

在北京的英國使館文化處，是一個頗具知名度的“綠色辦公室”。專家在評估了這里之后，作出了“幾乎無可挑剔”的評價，而且還把這里作為在北京的“綠色辦公室”的樣板。

文化處對自己的綠色辦公室實施計劃剛剛進行了升級，其中包括影響公眾都參與到這項工作中。記聽說本刊記者要介紹這里的經驗，文化處行政經理李紅利，也是綠色行動的主要實施者，爽快地接受了采訪。在公共接待區(qū)，她向記者出示了一張用環(huán)保紙印制的名片。然后推開了通往辦公區(qū)的大門。此前，這里從不向媒體開放。

一排三個燈槽只裝上了兩盞節(jié)能燈，所有的窗簾都拉開盡量采用自然光;盡管使用的是功率強大的中央空調，但屋內溫度并不低，所有的員工即便是外交人員也穿著寬松，有的甚至拖著拖鞋;每個人都使用自己購買的水杯，即便是遞給記者的涼白開也是用玻璃杯盛放。所有這些看似簡單卻不易堅持的行為已成為這里的辦公時尚。這一切，都源自于英國文化協(xié)會一年多前在全球所有分支機構推廣的綠色辦公項目。

“當初，總部就是給我來了這樣一個指令，但什么是綠色辦公室，怎樣改造辦公室，并沒有講。這好比領導讓你完成一件事情，但并不告訴你怎么辦，而且還需要100多人一起來辦才行?！崩罴t利告訴《商界時尚》，剛剛接到這項任務時，她滿腦子都是迷茫。

好在辦事處的負責人，文化參贊白瓊娜女士是綠色辦公室的積極推動者。在她的鼓勵下，全辦事處150人按照平時業(yè)務的分工成立了六個“綠色小組”，每個月分別提出對綠色辦公室的建議?；厥针姵亍⑸儆脗髡鏅C和打印機、把單面復印紙裝訂成會議記錄本等看似微不足道的建議匯總到李紅利這里。

綠色辦公室就是這樣一點一點改造來的。為了鼓勵大家都參與到環(huán)保中來，一個月中的優(yōu)秀小組或優(yōu)秀個人都會被評為“綠色大使”，并受到白瓊娜的當面嘉獎——一個水杯大小的盆栽?！熬G色大使”的喜悅絕不亞于少先隊員們得到了“小紅花”。

當然并非所有的好建議都能實施。比如，有同事建議建立中水和飲用水分離制度，但這項舉措的實施有賴于整個城市供水體制的改造。有同事建議，在全辦公室現(xiàn)有電路的基礎上再加裝一個總開關，這樣最后一個離開辦公室的員工能確保全辦公區(qū)斷電;還有同事建議辦公室加裝隔熱墻壁，以減少空調的使用量，但這些工程會影響到正常的辦公，工程本身也會造成浪費。這些建議當初都得到了同事們的首肯，但最終只能束之高閣。

除了要組織小組長們對每項節(jié)能措施進行評估，李紅利還要對每項措施的實施效果進行跟蹤。她的辦公桌上有一本節(jié)能的臺賬本，這個賬本詳細記錄了每個措施的效果。去年7月相比前年同期，用電量下降27%，用紙量下降18%。然而，用水量卻有了3%的增長。原來辦事處曾在洗手間加裝過自動感應的水龍頭，以減少每次的出水量。但因為預設的出水量無法滿足各種需求，多次排水反而造成了更大的浪費。這套系統(tǒng)在兩個月后就卸下來了。

為了持續(xù)地降低辦公室的能源消耗，李紅利和她的同事們像福爾摩斯一樣不斷地尋找身邊浪費的死角，想出各種辦法來改進，周而復始。比如盡量使用MSN和E-mail傳送文件，少使用快遞;多使用鋼筆少使用圓珠筆;公務用車盡量安排小排量汽車等等。因為飛機飛行會產生巨量的碳排放，公司員工全年飛機出行的總里程也在控制中。

一年多下來，同事們都感到了黔驢技窮，臺賬本上辦公室能耗數(shù)據(jù)也停止了持續(xù)下滑的勢頭。為了找出新點子，李紅利甚至找來了《綠色飯店標準》和ISO14000標準，希望能從中獲得啟發(fā)。

“因為這項工作，我的工作量顯然增加了不少。為了不浪費單位的用電，我經常還要把這些工作帶回家中。但我們還是很有成就感。我們的很多做法得到了總部的認可，并在全球的其他辦公室推廣，這對于整個辦事處來說都是不小的榮譽?！崩罴t利告訴記者，“綠色環(huán)保的觀念已經不只是辦公室內部的事情了。同事們在家里、在上班的路上，也會注意節(jié)能降耗?！北本┦姓岢鎏栒佟懊恐苌匍_一天車”，她的同事做到了百分之百響應;后來北京交通實行“限行”，他們很多人就“每周再少開一天”。