信息化背景下高校檔案管理的思考

摘 要: 本文從目前高校檔案管理工作中存在的問題出發(fā)，對信息化背景下高校檔案管理工作進(jìn)行了思考，并從優(yōu)化高校檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，進(jìn)行高校檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)及提高高校檔案信息化管理隊(duì)伍素質(zhì)四個(gè)方面進(jìn)行了論述。

關(guān)鍵詞: 信息化 高校檔案管理 存在問題 思考

檔案工作是一項(xiàng)社會(huì)性的信息服務(wù)工作，它不是為了管理檔案，而是為了開發(fā)利用檔案并使其在社會(huì)生活中實(shí)現(xiàn)價(jià)值，這是檔案工作的根本目的，也是推動(dòng)檔案工作發(fā)展進(jìn)步的內(nèi)在動(dòng)力。當(dāng)今世界的高等教育發(fā)展已進(jìn)入一個(gè)以信息技術(shù)應(yīng)用為核心的嶄新階段，在這樣的信息化大背景下，高校的檔案管理必須主動(dòng)適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展需要，積極提高高校檔案的信息化管理水體，從而保證高校的各項(xiàng)管理能夠健康快速地運(yùn)行。

一、高校檔案管理工作存在的問題

1.思想觀念落后。

高校檔案工作是高校信息資源現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和重要的組成部分，因此，高校檔案工作的內(nèi)容與形式需要不斷創(chuàng)新，不斷發(fā)展。但有些領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的必要性和重要性認(rèn)識不夠到位，還沒有充分認(rèn)識到檔案在推進(jìn)整個(gè)學(xué)校發(fā)展中的重要作用，認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)附帶工作，做好做壞無關(guān)緊要，對學(xué)校的影響不大，因而在行動(dòng)上表現(xiàn)出對檔案工作的重視不夠，沒有對學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展進(jìn)行規(guī)劃和總結(jié)，對檔案工作的支持力度不夠，沒有養(yǎng)成利用檔案開展各項(xiàng)工作的習(xí)慣。另外，受傳統(tǒng)思想和體制的影響，檔案部門只重視對檔案的整理、編目、接待查閱等基礎(chǔ)的檔案管理工作，對如何優(yōu)化館藏、提升服務(wù)功能等方面沒有具體的目標(biāo)和措施。再者，檔案人員素質(zhì)較低，一些學(xué)校把檔案管理崗位視作“照顧”崗位，安排“老、弱、病、殘”及“關(guān)系”人員到檔案管理崗位上從事“輕便”工作，而且不重視對檔案人員的繼續(xù)教育、知識更新。

2.工作量大，效率低下。

檔案管理是十分繁重和瑣碎的工作。由于大多數(shù)的檔案都是紙質(zhì)的檔案，無論是分類還是校對，都要耗費(fèi)大量的人力資源和時(shí)間，效率很低，而且容易遺漏、出差錯(cuò)。

3.基礎(chǔ)設(shè)施條件差，裝備現(xiàn)代化程度低。

由于資金不足，缺乏相應(yīng)的信息化設(shè)備，造成我國許多高校檔案管理工作仍處于手工操作的階段，大大制約了檔案工作的發(fā)展。還有一些高校雖然配備計(jì)算機(jī)來管理檔案，但仍然完全或大部分使用人工進(jìn)行檔案管理，現(xiàn)代化的設(shè)備只是個(gè)擺設(shè)。再者，有的高校和有關(guān)軟件公司雖已開發(fā)出了若干檔案管理的計(jì)算機(jī)軟件，但由于開發(fā)檔案管理軟件的人員有些是專門從事計(jì)算機(jī)工作的，對檔案管理和分類標(biāo)準(zhǔn)不熟悉，開發(fā)出來的軟件檔案管理涵蓋面不全，實(shí)用性比較差。

4.資源共享問題。

學(xué)校的人事檔案、學(xué)生檔案等分別處于不同的職能部門，往往由于分別統(tǒng)計(jì)和校對各自的信息，缺乏應(yīng)有的信息共享，存在信息反復(fù)收集的問題。

5.高校合并帶來的問題。

近年，國內(nèi)許多高校經(jīng)歷過幾所學(xué)校的合并，由此帶來檔案管理的一系列問題。主要有:原學(xué)校的檔案流失;原有的整理標(biāo)準(zhǔn)不一致，導(dǎo)致重新整理歸類困難;原來學(xué)校的檔案管理人員轉(zhuǎn)崗導(dǎo)致檔案的交接困難等。

二、信息化背景下實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理的幾點(diǎn)思考

1.高校檔案管理模式的優(yōu)化。

高校檔案的管理模式，分為納入管理模式與非納入管理模式兩種。納入管理模式就是將高校各部門的檔案劃歸給本校檔案館，由本校檔案部門實(shí)行檔案業(yè)務(wù)管理。非納入管理模式的表現(xiàn)復(fù)雜多樣，類別不同的各部門檔案在高校中的管理模式也是有著不同差別的。例如:高校的人事檔案由單位組織部門或人事部門進(jìn)行管理，學(xué)生檔案由學(xué)生處或教務(wù)處管理等。非納入模式可分進(jìn)行相對集中管理和按歸口部門分散管理模式。

高校檔案納入管理模式和非納入管理模式相比，其優(yōu)點(diǎn)在于精簡機(jī)構(gòu)和人員，充分利用檔案部門現(xiàn)有的保管場所和管理設(shè)備，較容易實(shí)現(xiàn)各部門檔案信息和其它檔案信息資源共享。而采用檔案納入管理后，對于收集材料中存在的某些缺點(diǎn)和難點(diǎn)，則可以從其他相關(guān)等大類檔案中查找補(bǔ)充，直接而又方便。檔案部門工作人員在進(jìn)行編研時(shí)，可以使編研的成果在縱向和橫向上得到強(qiáng)化。但這需要在檔案庫房有統(tǒng)籌的安排，檔案人員要有合理分工等條件作為保障。這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的真正增值，方便檔案信息資源的互補(bǔ)和共享，有利于各類檔案的保管和利用。

2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。

檔案信息的數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的一項(xiàng)重要途徑，檔案的特點(diǎn)和利用特點(diǎn)要求我們更新思維，采用科學(xué)的方法，促進(jìn)檔案信息數(shù)字化，從而更好地為高校發(fā)展服務(wù)。

由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪Α⒇?cái)力，因此，要考慮對現(xiàn)有館藏檔案的鑒定，沒必要也不可能對全部館藏檔案都進(jìn)行數(shù)字化處理，因?yàn)轲^藏檔案中真正具有長期和永久保存價(jià)值、且利用率很高的檔案的數(shù)量是有限的。因此，檔案部門要組織力量加大對現(xiàn)有館藏檔案的鑒定力度，對館藏檔案中保管期限為長期或永久的、并且利用率較高的、利用能產(chǎn)生廣泛的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，而對那些利用價(jià)值不是很廣泛、利用率不高的檔案暫時(shí)不予考慮，從而保證數(shù)字化檔案信息資源開發(fā)利用的效益。

另外，在檔案信息的數(shù)字化的過程中要根據(jù)高校的實(shí)際和檔案利用的需要，循序漸進(jìn)地進(jìn)行檔案信息數(shù)字化:(1)在對傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化上，可以分兩步走，第一步先實(shí)現(xiàn)館藏目錄數(shù)字化，編制電子目錄檢索工具，實(shí)現(xiàn)目錄級數(shù)字化管理與檢索利用。第二步，有條件的檔案館可以有步驟地實(shí)現(xiàn)檔案全文信息數(shù)字化。(2)要考慮館藏檔案的利用率，將利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。(3)要考慮館藏特色。(4)要考慮本校的需求。(5)對電子文件的接收要權(quán)衡費(fèi)用與價(jià)值。

檔案信息的數(shù)字化工作面廣量大，耗時(shí)耗財(cái)，必須十分講究數(shù)字化工作的效益。應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)的檔案信息數(shù)字化方案，這包括選擇最優(yōu)的工作流程、最合理的技術(shù)手段和最適宜的數(shù)字化加工設(shè)施等。因此，在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的過程中，一定要把握好檔案數(shù)字化處理的度，通過對數(shù)字化處理的成本、所需費(fèi)用與檔案開發(fā)利用的價(jià)值、效益進(jìn)行權(quán)衡，避免不必要的浪費(fèi)，減少日后的管理成本。如果不進(jìn)行成本、效益分析，檔案數(shù)字化建設(shè)所產(chǎn)生的價(jià)值就等于或小于建設(shè)所需費(fèi)用，檔案數(shù)字化建設(shè)就沒有任何意義，甚至是一種浪費(fèi)。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)中，要講究成本觀念和效益觀念。

3.高校檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。

所謂標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范就如在信息化的高速公路上要時(shí)刻遵守的“交通規(guī)則”，這些規(guī)則對于能夠保障計(jì)算機(jī)管理的檔案信息內(nèi)容和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全暢通，具有非常重要的意義和作用。要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首先要統(tǒng)一輸入格式、統(tǒng)一項(xiàng)目、統(tǒng)一代碼符號、統(tǒng)一代碼轉(zhuǎn)換規(guī)則。檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一就是進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，是信息化建設(shè)中的必要條件。因此，在檔案信息化建設(shè)過程中，制定與推行相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范尤為重要。檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理分三部分內(nèi)容:(1)管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包括計(jì)算機(jī)使用中的安全規(guī)定制度及其標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字檔案信息其資源是否具有合法性等。(2)業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這是對電子文件、檔案業(yè)務(wù)處理的規(guī)范，包含電子文件、檔案的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范，還包括與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源標(biāo)識、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式、對象數(shù)據(jù)格式等標(biāo)準(zhǔn)。(3)技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，包括電子文件、檔案的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。

4.提高高校檔案信息化管理隊(duì)伍的素質(zhì)。

實(shí)現(xiàn)信息化管理的關(guān)鍵是加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，建設(shè)一支高素質(zhì)的信息化管理隊(duì)伍。我國高校檔案信息化管理不僅需要懂檔案業(yè)務(wù)的檔案專業(yè)人才，而且需要熟悉信息技術(shù)的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，以及融合兩者的復(fù)合型人才。高校檔案信息化管理隊(duì)伍的素質(zhì)要求應(yīng)包括以下幾個(gè)方面:

(1)具有良好的政策水平和思想政治素質(zhì)，這是檔案管理者做好檔案工作的重要保證。檔案工作既具體又細(xì)致，檔案要求完整、真實(shí)、系統(tǒng)、安全，因此，檔案管理人員要有較強(qiáng)的工作責(zé)任心。檔案工作是一項(xiàng)很具體、瑣碎、平凡的工作，只有那些具有高度敬業(yè)和無私奉獻(xiàn)精神的人，才能踏踏實(shí)實(shí)地做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，默默無聞、無怨無悔地在紙山字海里穿梭，因此，人事檔案管理人員要有正確的榮辱觀和苦樂觀，思想上以勤奮工作為榮，工作上以高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)、高要求、高目標(biāo)要求自己，堅(jiān)定信念，自覺主動(dòng)地用職業(yè)行為和道德行為規(guī)范約束自己，有高度的事業(yè)心和責(zé)任感，在工作中發(fā)展自我，完善自我。

(2)培養(yǎng)信息化管理理念和團(tuán)結(jié)協(xié)作的精神，這是做好高校檔案管理的關(guān)鍵。首先，檔案人員要與時(shí)俱進(jìn)，樹立檔案管理的信息服務(wù)觀念。“看攤守?cái)偂钡儒e(cuò)誤思想極大地影響了檔案管理工作的發(fā)展和改革。高校檔案管理者要不斷強(qiáng)化創(chuàng)新意識，改變傳統(tǒng)老化觀念，牢固樹立起檔案信息服務(wù)思想和觀念，形成“信息檔案、信息服務(wù)”的管理理念。其次，檔案管理人員要加強(qiáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作，互相配合，相互彌補(bǔ)技術(shù)技能上的不足，齊心協(xié)力做好檔案管理工作。

(3)掌握現(xiàn)代管理技術(shù)和方法，這是高校檔案管理工作進(jìn)一步完善的保障。高等學(xué)校檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性和學(xué)術(shù)性都較強(qiáng)的智力勞動(dòng)，其運(yùn)作的技術(shù)、方法有其自身的特點(diǎn)。要求管理工作人員不僅要熟悉業(yè)務(wù)，而且要不斷學(xué)習(xí)提高，緊跟形勢的變化。

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