高校檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理之我見

摘 要： 本文探討了如何實(shí)現(xiàn)高等學(xué)校檔案實(shí)體分類及業(yè)務(wù)建設(shè)各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，并就如何促進(jìn)整體發(fā)展規(guī)化，有效地提高管理水平，更快、更好地實(shí)現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化提出了相關(guān)對策與建議。

關(guān)鍵詞： 高校檔案管理 標(biāo)準(zhǔn)化 規(guī)范化

隨著現(xiàn)代化社會(huì)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高校的各項(xiàng)管理已走向現(xiàn)代化，檔案管理也面臨著新的發(fā)展方向。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，高校檔案管理作為檔案事業(yè)與為教學(xué)服務(wù)工作的一部分，更應(yīng)加快現(xiàn)代化進(jìn)程。高校檔案管理工作多年來由于沒有一個(gè)統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案整理過程比較混亂。《高校檔案實(shí)體分類法》給高校檔案管理注入了生機(jī)和活力，解決了長期以來沒有一個(gè)適合高校檔案工作特點(diǎn)的科學(xué)分類標(biāo)準(zhǔn)問題，打破了傳統(tǒng)檔案管理工作的模式，提出了科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式。國家教委辦公廳編著的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》自推行以來，對高校檔案工作確實(shí)起到了一定的推動(dòng)作用。實(shí)踐證明，它具有明顯的可操作性，使檔案工作步入了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的軌道，將檔案事業(yè)引入了社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展的軌道，促進(jìn)了高校檔案的科學(xué)管理。

一、實(shí)行高校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的目的和意義

以實(shí)施《高校學(xué)校檔案實(shí)體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》為主要內(nèi)容的高等學(xué)校檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的主要目的是：

（一）為了適應(yīng)高等學(xué)校檔案工作發(fā)展的需要。多年來，特別是改革開放以來，高等學(xué)校檔案工作有了很大的發(fā)展，檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化也越來越為檔案界所認(rèn)識(shí)和重視，檔案門類由單一發(fā)展到多門類，數(shù)量越來越多，檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)越來越高，工作范圍越來越大，越來越復(fù)雜。總之，無論在速度規(guī)模方面，還是在檔案工作內(nèi)涵、質(zhì)量、效益、方法、管理的科學(xué)程度等方面都上了新臺(tái)階。但是，由于沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在高等學(xué)校檔案工作的概念、原則、技術(shù)方法、工程、程序、操作模式、檔號(hào)編制標(biāo)識(shí)等方面基本上還是各行其是，各搞一套。

（二）為了適用科學(xué)管理和檔案工作現(xiàn)代化的需要。《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化管理?xiàng)l例》指出：“標(biāo)準(zhǔn)化是現(xiàn)代化的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分。沒有標(biāo)準(zhǔn)化，就沒有專業(yè)化，就沒有現(xiàn)代化，就沒有高質(zhì)量，搞速度。”

高校檔案工作的發(fā)展，組織由分散到綜合，結(jié)構(gòu)由單一向多重，由封閉向開放，功能由保管向利用轉(zhuǎn)變，檢索由收購向計(jì)算機(jī)過渡，要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化，就必須有相應(yīng)的基礎(chǔ)。沒有標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化的實(shí)施，就不能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和自動(dòng)化，也難以實(shí)現(xiàn)真正的科學(xué)管理。

(三)為了便于對檔案部門進(jìn)行監(jiān)督，提高檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)的需要。過去，高校檔案工作在培訓(xùn)、指導(dǎo)、檢查監(jiān)督方面沒有一個(gè)統(tǒng)一的要求，大都按照國家地方或者其他行業(yè)的要求去做，要么比較原則，要么主要從地方機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的實(shí)際出發(fā)所擬定，不完全符合高校的實(shí)際情況，而實(shí)行“高等學(xué)校檔案工作規(guī)范”的目的，就是要克服上述不足，使之有一個(gè)客觀的可供使用和操作性較強(qiáng)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，從而不斷提高檔案干部隊(duì)伍的素質(zhì)。

二、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的前提

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案管理的有力措施和可靠保證，我校根據(jù)學(xué)校的現(xiàn)狀和需要，建立了檔案管理制度，完善了檔案管理規(guī)章制度，制定了《檔案管理人員守則》、《檔案保密制度》、《借閱檔案守則》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案室安全制度》，此外還編制了檔案分類方案和保管期限表，使學(xué)校的檔案工作有章可循，保證了檔案的質(zhì)量。

在標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理過程中，檔案管理要有目標(biāo)、有程序、有措施，資料要完整，檔案要落實(shí)，檔案工作現(xiàn)代化就必須建立在先進(jìn)技術(shù)、嚴(yán)密分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上。檔案的形成必須由收集、整理、歸檔、登記、移交、傳遞等一系列環(huán)節(jié)組成。如果檢索工具各搞一套，符號(hào)、代碼混亂，標(biāo)引著錄方法格式不一，內(nèi)容平行重復(fù)，使用計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)是無法實(shí)現(xiàn)的，那么計(jì)算機(jī)也好，縮微設(shè)備也好，其優(yōu)越性就難以發(fā)揮出來，所以，現(xiàn)代化必須以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化為基礎(chǔ)。現(xiàn)代化程度越高，越要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，反過來又會(huì)促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。

（一）標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是提高高校檔案工作科學(xué)管理水平的重要手段。科學(xué)管理包括檔案機(jī)構(gòu)的高效化、管理工作計(jì)劃性、管理方法科學(xué)化、管理技術(shù)現(xiàn)代化，而這些都是以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化為基礎(chǔ)的。為使學(xué)校檔案工作在共同語言、衡量準(zhǔn)則、比較的基礎(chǔ)、評(píng)估依據(jù)等方面有一個(gè)統(tǒng)一的要求，避免無規(guī)可循，克服各行其是的弊端，國家教委制定了《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，從而結(jié)束了長期以來高校在檔案實(shí)體分類和業(yè)務(wù)建設(shè)諸環(huán)節(jié)不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)、各行其是的局面。《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》一書把高校檔案劃分成黨群、行政、教學(xué)、科研、財(cái)會(huì)、基建、設(shè)備、產(chǎn)品、外事、出版十大門類，擬定了永久、長期和短期等，解決了很長時(shí)間沒有一個(gè)適合高校工作特點(diǎn)的科學(xué)分類標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范的問題，促進(jìn)了高校檔案工作特點(diǎn)的科學(xué)分類標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，促進(jìn)了高校檔案工作的科學(xué)管理，加強(qiáng)了整體業(yè)務(wù)建設(shè)的深化。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化還要求檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。面對二十一世紀(jì)檔案工作的未來，為適當(dāng)檔案崗位發(fā)展的需要，就必須拓寬知識(shí)面。傳統(tǒng)的檔案管理對檔案人員素質(zhì)的要求是掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案工作技能為主，掌握扎實(shí)的理論知識(shí)。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理人員還必須不斷更新觀念，更新知識(shí)，掌握現(xiàn)代管理水平和現(xiàn)代化技術(shù)，不斷提高自身的綜合素質(zhì)，以適應(yīng)新的信息環(huán)境。我校專職檔案員有綜合檔案兩名、人事檔案一名、學(xué)術(shù)檔案一名、財(cái)會(huì)檔案一名、基建檔案一名等，另外，我校每個(gè)系、處、室還有二十幾名兼職檔案員。高校檔案現(xiàn)代化管理需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，在改善檔案管理?xiàng)l件和工作的同時(shí)，我們更應(yīng)強(qiáng)化業(yè)務(wù)，提高能力。為此，應(yīng)培養(yǎng)一專多能的人才，要有計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)掌握相應(yīng)的建設(shè)知識(shí)及信息存儲(chǔ)技術(shù)。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化對檔案人員的素質(zhì)要求要比傳統(tǒng)檔案管理高得多，因此，目前，就應(yīng)有目的、有計(jì)劃地培養(yǎng)復(fù)合型人才，使其既有管理知識(shí)，也有科學(xué)知識(shí)。隨著社會(huì)的進(jìn)步，科技的創(chuàng)新，每一個(gè)檔案管理人員都必須努力培養(yǎng)自身具有更深層次、更改的綜合素質(zhì)，這也是信息時(shí)代標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求賦予檔案人員的歷史使命。

高校檔案管理工作現(xiàn)代化，就是把先進(jìn)的管理和科學(xué)發(fā)展觀應(yīng)用于檔案管理以達(dá)到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，既是檔案服務(wù)于工作和實(shí)現(xiàn)四個(gè)現(xiàn)代化的需要，也是由檔案工作的特點(diǎn)所決定的。

總之，就目前來說，各個(gè)高校檔案工作處于由傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)向現(xiàn)代化管理的過渡時(shí)期，檔案的現(xiàn)代化管理還僅僅處于基礎(chǔ)建設(shè)、硬件投入、技術(shù)籌備和培訓(xùn)階段，對實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，現(xiàn)代化的緊迫性認(rèn)識(shí)不夠，資金短缺等問題還嚴(yán)重存在。面對高新技術(shù)的飛速發(fā)展和信息高速公路的開通應(yīng)用，檔案工作者應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，推廣現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，研制開放檔案管理軟件，使檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化網(wǎng)絡(luò)化，這是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。