不要忽視知識(shí)管理

如果某位關(guān)鍵員工突然離職，如何確保公司重要的客戶、項(xiàng)目或流程不會(huì)受到影響?

克里夫·斯密德(Cliff Smeed)及保羅·維斯特(Paul West)如今意識(shí)到了妥善處理公司歷史資料的重要性，這源于他們的切身教訓(xùn)。四年前，他們所在的公司發(fā)生了這樣一件事情：一名遠(yuǎn)程工作人員的筆記本電腦出現(xiàn)嚴(yán)重故障，硬盤毀壞，致使數(shù)據(jù)無法恢復(fù)，一個(gè)重要項(xiàng)目的所有資料因此全部丟失。后來，公司開除了這名員工，但斯密德認(rèn)為，開除一個(gè)人于事無補(bǔ)，公司還得一點(diǎn)一滴重新將這個(gè)項(xiàng)目的資料補(bǔ)充好。

因此，一年以后，他們兩人在圣地亞哥聯(lián)合創(chuàng)立了SharePoint360公司，便毫不令人意外了。作為微軟SharePoint協(xié)作軟件(編者注：該軟件可根據(jù)用戶需求，定制出滿足不同行業(yè)、不同需求的在線辦公自動(dòng)化及協(xié)作系統(tǒng))的認(rèn)證合作伙伴，該公司主要為世界500強(qiáng)公司、中小企業(yè)及政府機(jī)構(gòu)提供SharePoint業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)，為他們的重要公司資料、項(xiàng)目等“保駕護(hù)航”。該公司今年計(jì)劃完成500萬美元的銷售額。

知識(shí)管理的具體方法

缺乏有效的知識(shí)管理對(duì)公司帶來的巨大損耗，斯密德和維斯特始終銘記于心。如今，SharePoint360的34位員工，都通過一個(gè)統(tǒng)一的入口下載各種報(bào)告及公司信息，網(wǎng)絡(luò)協(xié)作逐漸成為公司文化的一部分。在員工們的上傳、下載、分工協(xié)作中，公司的資料也臻于完善、且妥善保存。維斯特說：“我們不會(huì)被工作所擺布，而是在記錄中逐一還原我們的工作。”

通過系統(tǒng)的協(xié)作軟件記錄并非惟一的途徑，每周例會(huì)及餐桌交談這些技術(shù)含量較低的員工交流方式，也是十分切實(shí)可行的。假若文件記錄對(duì)公司異常重要，那么讓員工將自己的工作進(jìn)展記錄下來，也不失為一種知識(shí)管理的好方法。比如，可以讓銷售人員定期寫下一些簡短的客戶商情報(bào)告，并將之歸檔，供后來者參考借鑒。

低迷時(shí)期更要重視知識(shí)管理

很多時(shí)候，我們只有在真正失去以后才會(huì)明白這些資料的重要性，尤其當(dāng)把持公司重要客戶或項(xiàng)目的員工離開以后，風(fēng)險(xiǎn)往往難以估算，一些專家稱損失“數(shù)以百萬計(jì)”。不幸的是，很多公司并未將對(duì)員工進(jìn)行知識(shí)管理提到日程上來。知識(shí)管理專家湯姆·達(dá)文波特(Tom Davenport)與別人合著有《運(yùn)營知識(shí)：工商企業(yè)的知識(shí)管理》一書，他建議道：“很多人認(rèn)為這是愚蠢的代價(jià)。如果你正打算裁員，尤其要注意這類問題。”

著有《知識(shí)流失：應(yīng)對(duì)勞動(dòng)力老齡化的威脅》一書的大衛(wèi)·德隆(David DeLong)洞察到了這樣一種悖論：在經(jīng)濟(jì)低迷時(shí)期進(jìn)行知識(shí)管理尤為重要，然而企業(yè)這方面的投入?yún)s似乎在縮減。“在經(jīng)濟(jì)上存活下來這樣一種先入為主的觀念，掩蓋了知識(shí)流失的風(fēng)險(xiǎn)。”根據(jù)人力資本管理研究機(jī)構(gòu)Institute for Corporate Productivity今年2月進(jìn)行的調(diào)研表明，僅僅20％的受訪公司認(rèn)為自己有效地進(jìn)行了知識(shí)管理。

當(dāng)經(jīng)濟(jì)大環(huán)境好轉(zhuǎn)之時(shí)，很多公司將會(huì)承受知識(shí)流失的代價(jià)。德隆預(yù)測道：“到時(shí)候，公司掌舵者將會(huì)突然意識(shí)到被忽視的那些員工及其知識(shí)資本的不可或缺性。”

所以，從現(xiàn)在開始，就借鑒前人的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行有效的知識(shí)管理吧，否則，你最終將接受深刻的教訓(xùn)。

(譯 寒雨)