ＰＰＴ常見錯誤案例解析之圖表篇

商業(yè)演示的圖表一般不需用到三維效果，簡潔的平面圖表更能幫助受眾將注意力集中到內(nèi)容而不是圖表本身。

下圖中這張Slide是筆者多年與客戶接觸遇到的經(jīng)典案例，大部分人在制作圖表時所遇到的問題基本都可以在這張Slide中體現(xiàn)出來。第一眼看上去，貌似沒有什么大問題，實際上它已經(jīng)把能錯的部分都做錯了。

在開始正文內(nèi)容之前，我想先讓各位讀者自己用紙和筆試著做一個小練習(xí)：請列舉至少4個需要改進(jìn)的部分。

問題一，也是最大的問題，就是這張Slide沒有Point

也就是說這張圖表看完后，沒有得到任何來自PPT制作者的觀點，既然是Performance Review，那么這個Performance到底是好還是不好，好在哪里不好在哪里，看的人無從得知。也許有的人會問，不是圖表已經(jīng)畫好了，你難道不會自己看嗎?好，姑且認(rèn)為你說的是對的，這張圖表的基本信息為2007年實際銷量沒有達(dá)標(biāo)，甚至還不如2008年的，我可以對這張圖有至少3種不同的解釋：

1、我可以說6月份的銷售額要高于5月份；

2、我也可以說6月份實際銷量最接近5月份；

3、我更可以說雖然5—6月達(dá)標(biāo)率已經(jīng)接近，但是YTD的達(dá)標(biāo)率仍然過低。

問題二，重要的數(shù)字沒有明顯標(biāo)識

我們可以從這張Slide中看到，雖然在圖表的左側(cè)有數(shù)字軸，但是用來標(biāo)識銷量的柱狀圖上卻沒有任何數(shù)字標(biāo)識。

問題三，Slide中各個元素排放的順序有明顯錯誤

正常人看Slide都是自上而下的順序，而我們可以注意到該Slide的圖例放在整個Slide的最下方。這也就意味著看圖例的人在瀏覽了整張之后，才能從屏幕最下方找到每個彩色柱子對應(yīng)的含義，這樣做顯然非常浪費時間。

問題四，立體的柱子略顯花哨

Excel提供的立體的圖形很有質(zhì)感，但是在商業(yè)報告中使用很有可能就顯得過于花哨，而重點內(nèi)容就顯得不夠突出了。

問題五，對說明圖表要點沒有幫助的內(nèi)容需要去掉

圖表默認(rèn)都有背景網(wǎng)格線，這些線去掉并不會影響圖表的使用，既然是這樣，那為什么要留在屏幕上呢?

按照這些問題，我們對這張Slide做一些修改，看看是不是會讓Slide看起來更加專業(yè)?

解決方案一

任何一張Slide都需要一個重點或者一個中心思想，而不是一個類似“YTD Performance Review”的空洞標(biāo)題——看似標(biāo)題，其實不包含任何實際的內(nèi)容。因此需要通過重點文字來引導(dǎo)受眾對你的Slide產(chǎn)生一個直觀感受。換一句話說，看一張Slide就像看一個新聞：首先標(biāo)題就已經(jīng)說明一部分問題了，如“上海房價單月漲幅高達(dá)30％”，而不是“上海房價分析”，因此好標(biāo)題可以幫助你的Slide成功一半。

解決方案二

把圖例放在圖表的上方符合大多數(shù)正常人的瀏覽習(xí)慣，可以方便地對照圖例來查看圖表，而不需要從上掃到下、再從下掃到上來查找顏色對應(yīng)的圖例。

解決方案三

重要的銷售數(shù)字可以直接放在圖形上方，清晰簡單，根本不需要有輔助的Y軸數(shù)字，既不美觀，也不便于查看。

解決方案四

圖表的目的是為了更好地說明問題，所以商業(yè)演示的圖表一般不需要用到三維效果，簡潔的平面圖表更能幫助受眾將注意力集中到內(nèi)容而不是圖表本身。

解決方案五

Simple is Best，簡潔為王，因此，在PPT制作過程中，凡是那些不能幫助說明重點的元素，直接刪除或者是弱化都會是一個好選擇。

總結(jié)

這期給我們的啟示主要有兩個：第一，每張Slide都需要有一個Key Message；第二，Simply is Best，簡潔為王。

作者簡介

沈悅(Michael)

上海得天咨詢效率培訓(xùn)師/首席顧問，微軟Office MVP(最有價值Office專家)

專業(yè)從事效率辦公培訓(xùn)/咨詢8年，有著豐富的幫助企業(yè)客戶提升辦公效率的培訓(xùn)及咨詢經(jīng)驗，2001年起被微軟中國特聘為office特約資深顧問。協(xié)助微軟完成Office多個版本的產(chǎn)品發(fā)布會、新聞會、企業(yè)效率辦公研討會、產(chǎn)品路演。Michael多年為可口可樂、中國移動、Adjdas、Philipg等多家知名公司進(jìn)行效率辦公內(nèi)訓(xùn)及咨詢。

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