利用學生人事檔案服務大學生就業的新思路

摘要:高校學生人事檔案含有豐富的人才資源信息，是國家人事檔案的重要組成部分，在大學生就業中起著舉足輕重的作用。隨著經濟體制和分配制度改革的不斷深化，大學畢業生就業已經由過去的國家統配制度轉向面向社會，進入市場，納入雙向選擇、自主擇業的軌道，學生人事檔案在就業中的作用發生了微妙的變化，致使學生檔案在高校、學生、用人單位等層面上遭受冷落。本文試圖就在大學生就業中更好地發揮學生人事檔案的作用的思路作些探討，以期引起社會的關注。

關鍵詞:學生人事檔案;問題;就業;作用;新思路

中圖分類號:G641 文獻標志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)25—0250—02

發端于1999年我國普通高校的擴招，使中國高等教育在較短的時間內實現了歷史性的跨越，邁入了高等教育大眾化的門檻。同時，隨著職業教育的大力發展，高等教育大眾化進程的加快和終身教育體系的構建，入學機會逐漸增多，高校和考生的選擇權在擴大，一座人才培養的“立交橋”已經架起。4年后，首批大學擴招畢業生走向社會，我國迎來了第一個畢業生就業高峰。從2003年起，大學生畢業人數年年遞增，212萬、280萬、338萬、413萬，2007年全國普通高校畢業生人數達到495萬人。隨著畢業生數量增大，層次增多，在全社會勞動力供求矛盾突出、就業崗位增幅有限的情況下，畢業生就業工作面臨著更大的困難和壓力。短期內適合大學生的就業機會與畢業人數的平衡很難達到。“市場導向、政府調控、學校推薦、學生與用人單位雙向選擇”的就業機制，使大學生人事檔案的功能也發生了某些變化，造成了滯留在原學校的學生檔案數量逐年上升。作為踏入工作崗位“準入證”的個人檔案，今天卻受到如此冷落，給大學生今后的人生道路造成的潛在危害不容忽視。

一、學生人事檔案的作用分析

高校學生人事檔案含有豐富的人才資源信息，是國家人事檔案的重要組成部分，是學生成長過程中政治表現、道德修養、學業成績、個人經歷、經濟狀況、個人誠信及學校與社會獎懲等系列情況的匯集，體現了學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐活動的真實歷史記錄，是大學生就業及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據。

(一)人事檔案在人事管理和人才開發工作中的重要作用

人事檔案在人事管理中主要有兩項基本功能，一是職工個人信息的儲存庫，二是人事部門為職工提供人事服務的基礎性資料。

(1)根據人事檔案提供的信息，可以對本單位的各類人員知人善任，因人而異，因才而宜，使其學以致用，各盡所能，為每一個有專長有才能的人提供機遇或配置適宜的崗位;可以及時發現新人，避免埋沒人才或浪費人才。(2)根據人事檔案提供的信息，可以促進本單位內部之間人才合理流動、合理配置，避免人才閑置，協調各種人才之間的關系，形成優化的人才結構。(3)根據人事檔案提供的信息，可以針對每個人的個性特點、個性成因，有的放矢地開展思想政治工作，避免空洞無物的說教，從而有效的調動人才干事創業的積極性。(4)人事檔案可以為人才的培養和選拔提供數量、規模、程度等方面的動態信息，使培養和選拔工作具有可靠的依據，保持旺盛的活力，形成良好的持久的人才輩出的環境。

(二)人事檔案對個人前途的作用

人事檔案是一個人的“社會身份證明”，是學生人權的一部分，學生要像愛惜自己身體的一部分一樣愛惜自己的人事檔案。

(1)在國有企業、事業單位等體制內就業，畢業生要面對轉正定級、評定職稱等傳統的晉升問題，檔案是最有力的依據。(2)畢業生將來要面對工作流動，沒有檔案，不但在原單位的工齡不能計算進來，而且以前的經歷、評價、身份等歷史將不復存在，勢必會造成一定損失。(3)畢業生在個人辦理各種社會保險、繼續深造、考公務員、婚育等事關個人切身利益的問題時，都要用到檔案。

二、在大學生就業工作中發揮學生人事檔案作用的新思路

1.提高大學生檔案管理的制度化、規范化水平。高校學生檔案內容豐富，形式多樣，是學生各項活動的真實記錄。規范學生檔案管理，確保學生檔案的真實性，是當前學生檔案管理的首要任務。高校大學生檔案管理的制度化，就是要有一套切實可行的大學生檔案管理制度，同時還要對制度的執行情況進行嚴格的考核，做到獎罰分明。大學生檔案管理的規范化，就是統一業務規范。檔案分類應根據大學生學籍管理規定，做到大類基本一致，小類適當靈活，類目層次劃分要明確。檔案案卷形式要統一，填寫項目要一致。要避免文件材料的重復歸檔和遺漏，確保各種文件材料的完整、準確和系統。學生檔案管理部門要及時有效地反饋檔案管理的情況和提供利用各種信息，為學校的人才培養服務。高校也可以對兩年擇業期滿仍然未就業的畢業生實行人事代理，予以保留人事關系，負責檔案管理，工齡可連續計算，勞動保險金可自愿繳納。這樣，即減輕了學校或用人單位的負擔，又保護了畢業生的合法權益，同時也解決了畢業生檔案只存不管的缺陷。

2.加強對高校學生人事檔案信息資源的開發利用，實現大學生檔案管理的信息化。大學生檔案管理的信息化，就是指用現代技術對檔案信息進行加工處理和傳輸。加強高校學生人事檔案的信息化建設，科學系統地分析研究和利用學生檔案資源，可以更好的發揮檔案作用，為用人單位提供最捷徑、最準確的畢業生檔案信息，為解決學校“出口”難問題提供更準確的資料。首先要重視基礎工作，抓好數據庫建設，做好數據的采集、錄入、審核、修改和補充等工作，保證數據庫數據的真實完整。同時注意電子檔案與原始檔案要相互結合，互相補充。加強就業信息網建設，建立學生就業信息資源數據庫，建立便捷的信息傳輸渠道，為學生和用人單位構建大容量、高效率、寬輻射的就業信息傳輸服務平臺，實現政策查詢、咨詢指導、招聘信息發布和網上求職的服務功能。在信息化就業已經成為就業主渠道的今天，通過互聯網求職率大大提高，在相對有形的人才市場容量飽和的狀況下，用網絡信息化手段提高就業率則顯現出很大的發展空間。

3.加強畢業生檔案意識的教育和指導。高校必須積極開展畢業生檔案工作，特別是做好大學畢業生離校前后的政策咨詢、職業指導、求職推薦、職業資格培訓、勞動保障事務代理的各項就業服務工作，有針對性地做好畢業生的就業教育，引導學生把個人價值和社會需要相結合，樹立“先就業、后擇業、再創業”的思想。同時通過就業指導引導學生提高檔案意識，重視檔案價值。畢業未就業的大學生可以采取如下三種方法管理自己的檔案:

(1)把檔案轉至生源地，由所在地級市的人事局接收。這種方式比較適合準備在生源地范圍內就業的畢業生和暫時不想就業的畢業生。其優點是在生源地就業后辦理手續簡單方便，其缺點則是兩年內如離開生源地就業，需要重新辦理改派手續。(2)把檔案留在學校。2002年國家下發文件，允許畢業時尚未落實單位的畢業生戶口、檔案留校兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地。這種方式適合有就業愿望但尚未就業的畢業生，其優點是學校誠信度較高，代為保管戶口關系和檔案不收取額外費用。其缺點是畢業生檔案留校只是延長了擇業期，與學校沒有人事隸屬關系，涉及人事關系的證明都不能出具。(3)把檔案轉至就業代理或人才交流中心。這種方式比較適合準備考研、創業、靈活就業的畢業生，其優點是易于畢業生解決一些實際問題，其缺點則是由于畢業生與人才交流中心交流相對少，容易造成信息不暢。

4.用人單位有責任為畢業生解決包括人事檔案在內的人事問題。畢業生檔案是為用人單位提供畢業生在校基本情況的主要依據，畢業生進入人才市場參與“雙向選擇”，在被錄用前，用人單位往往要通過調閱畢業生檔案，了解畢業生的學業情況、專業特長、政治素質、社交能力以及存在的缺點和不足，做到人盡其才，擇優錄用。隨著我國經濟體制和勞動人事制度改革的不斷深化，到合資企業、外資企業、私營企業工作的人越來越多。畢業生到非公有制單位就業，既大大改善了非公有制單位的人員結構，又緩解了畢業生就業的社會壓力，特別是聘用制的實施使越來越多的“單位人”變為“社會人”。畢業生確定工作意向后，要與用人單位簽定就業協議書，并經單位上級人事主管部門蓋章后，再將協議書反饋到學校，學校才能將畢業生的人事檔案、戶口關系轉到單位或其上級人事主管部門。單位無上級人事主管部門的可在當地人才交流中心辦理“人事立戶”。所謂人事立戶即流動人員人事檔案的存放是以單位集體委托的方式進行。這種集體委托的存檔方式與傳統意義上流動人員委托存檔的區別在于克服了“人檔分離”的現象，用人單位既用人又管人，而管人主要是通過與人才交流中心合作管理檔案來完成的。

“國以人興，政以才治”，畢業生及時、充分就業是我國現代化建設事業的現實要求，也是中華民族生存發展的長遠需要。科學發展觀的本質和核心是“以人為本”，對就業工作來講就是“以畢業生為本”。雖然人事檔案的“決定性”作用在淡化，但是并不意味著對于個人就不重要了，尤其在我國現行的體制下，如養老保險、醫療保險、失業保險等國家強制推行的福利政策，職稱評定、各種政審等，仍然需要人事檔案。高等學校應該加強學生人事檔案的全程化管理，使學生檔案工作不斷朝著良性循環的方向發展，開創高等學校學生檔案工作的新局面，為高等學校教育改革，特別是大學生就業工作做出應有的貢獻。

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(責任編輯/ 王建國)