論現代人力資源管理視角下的高校人事檔案管理

摘要:高校人事檔案管理引入現代人力資源管理理論具有重要的意義。現代人力資源管理視角下進一步高校人事檔案管理，就要以現代人力資源管理理論為指導，在管理模式、管理方式、管理方法、管理人員等方面下工夫。

關鍵詞:現代人力資源管理;高校;人事檔案管理

中圖分類號:G641 文獻標志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)25—0248—02

高校人事檔案是指記述和反映高校教職工個人經歷、德能勤績、工作表現的，以教職工個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄?，F代人力資源管理是現代管理理論在人事領域的重要發展。現代人力資源管理把能動的個人作為一種資源，并通過對其進行人力資源的開發、應用和維護，推動組織與個人目標的共同發展?，F代人力資源管理強調以人為本，把人才視為最有價值的資源。在高校人事檔案管理中引進現代人力資源管理的理論，加強高校人力資源的合理規劃、開發和使用，具有深遠的現實意義。

一、現代人力資源管理的特點

現代人力資源管理以人為本位，運用現代化的科學方法，對人力進行合理的培訓、組織和調配，使人力、物力經常保持最佳比例，同時對人的思想、心理和行為進行恰當的誘導、控制和協調，充分發揮人的主觀能動性，使人盡其才，事得其人，人事相宜，以實現組織目標的管理方法。其特點表現在以下方面:

1.動態性。現代人力資源管理側重以人為本位，以動態的、心理的、意識的調節和開發相結合，以人與事的系統優化，注重在發展中取得最佳的社會和經濟效益。

2.戰略性?，F代人力資源管理把人作為一種“資源”，注重產出和開發。在當代形勢下，人力資源是國內外競爭的最主要的資源。人力資源是謀求發展的最有前途的投資，因此成為現代管理中最具有戰略意義的核心內容 。

3.前瞻性。從發展的戰略角度看，在投資決策與預算方面并不是僅僅以短期內的“最省”為主要目標，而是謀求在可以預見的計劃期內投入產出的最佳值及最佳方式。人力資源管理也是更多地是以投資的目光看待，在吸引人才、培養人才及激勵士氣、開發潛能方面的投入，關注這些投入所產生的預期價值。

4.系統性。為提高人力資源的投入產出效益，人力資源管理部門有可能利用組織外的人力資源，作為系統加以規劃，制訂恰當的選拔、培養、任用、調配、激勵等政策，并實施全面、全程、全方位的系統管理，從而以最佳的人力資源配置和結構組合發揮最佳的整體效能。現代人力資源管理的內容包括:一是對人力資源外在要素的管理。就是根據人力和物力及其變化，對人力進行恰當的培訓、組織和協調，使二者經常保持最佳比例和有機的結合，使人和物都充分發揮出最佳效應。二是對人力資源內在要素的管理。主要是指采用現代化的科學方法，對人的思想、心理和行為進行有效的管理，充分發揮人的主觀能動性，以達到組織目標。

二、高校人事檔案管理所蘊含的人力資源價值

(一)高校人事檔案管理的特性

1.高校人事檔案管理的公開性和共享性。在現代人力資源管理中，高校人事檔案要發揮作用應在一定條件下本單位人力資源部門、各相關管理人員以及本人可以查閱自己的人事檔案，以使本單位和本人對人才的個人素質、培訓、獎勵、懲罰等情況都有一個系統性的認識和了解，發揮好其在現代人力資源管理中的輔助功能。

2.高校人事檔案管理內容的全面性與個性化。傳統的人事檔案的內容主要依據干部人事檔案的標準分為若干類。這種狀態已遠遠滿足不了現代人力資源管理工作對人事檔案的需求。高校人事檔案部門注重收集反映個人的綜合能力的材料，如業績考核、貢獻能力、職稱考評、發明、反映當事人業績、 能力、誠信等方面的材料，提高人事檔案在現代人力資源管理中的信息價值和數據支持作用。

3.高校人事檔案內容的真實性與動態性。高校人事檔案能比較客觀真實地反映當事人的思想、學習、工作、生活等方面的情況，具有一定的生命力。高校人事檔案內容每年或者每個學期都要不斷充實干部的檔案內容，使之處于動態的更新。

(二)高校人事檔案管理的價值

1.高校人事檔案是每位干部的成長表。高校人事檔案真實地記錄著每位教師和干部的經歷和德、智、體、能的表現，檔案內容豐富，情節具體。同時，人事檔案管理材料真實，時間準確。利用人事檔案有助于動態分析干部的人生軌跡，預測其發展潛力，為充分發揮人才的作用創造良好條件。高校人事干部要善于利用檔案，從檔案中發現一個教師和干部的閃光點，挖掘其潛能，預測其發展方向，從而達到識人、選人、用人的目的，這對高校的人力資源開發，選拔優秀人才工作具有重要的作用。

2.高校人事檔案是認識、評價和培養干部的重要憑證。高校人事檔案是一個人社會實踐活動的記錄，它形成于不同的歷史時期，客觀地記錄著一個人的成長歷程。因此在人才的選拔中，要將查閱檔案與實際考察有機結合，充分認識二者是辯證統一、缺一不可的，只有這樣才能對每個人的素質做出全面的、準確的評價。同時，高校人事檔案有助于單位了解人才的相關信息，進行科學管理，促進人才更好的發展。通過查閱檔案可以進一步了解干部的籍貫、住所、家庭成員、社會關系、崗位經歷、專業特長、技術狀況、健康狀況等信息，有利于人事部門合理使用人才。

3.高校人事檔案管理為全面促進人力資源開發服務。高校人事檔案所具有的真實性、完整性、動態性，決定了其在人力資源開發中的不可替代作用。同時，人事檔案管理工作的健全、規范和真實與否也直接影響著人力資源建立與開發的程度。

三、現代人力資源管理視角下進一步高校人事檔案管理探析

1.管理模式規范化。高校人事檔案管理必須緊跟社會發展的需要，實現管理的規范化、科學化。高校人事檔案管理部門和管檔人員應認真貫徹以人為本的科學發展理念，改變傳統的人事檔案管理的模式，立足于人事檔案的開發利用。根據學校中心工作和組織人事工作的需要，積極主動參與，不斷提高服務水平、服務質量、服務效率，使人事檔案管理工作主動適應高校事業發展和人才管理的需要。首先在收集干部基本情況的基礎上，按照《干部檔案工作條例》的要求做好經常性、定期的材料收集和補充工作，及時與各部門各院系聯系，要求他們定期送交檔案材料，及時追補和不斷充實新的資料;其次要不斷豐富人事檔案的內容和結構，隨著高校改革的不斷深化對于公開選拔，競爭上崗、擇優聘任、業績考核等材料都應及時補充。三是按照人事檔案工作的規律，處理好人事檔案工作中存在的管理手段和落后的問題。目前對個人信息的管理存在多種方式，戶籍管理信息、文憑學歷管理、個人單位表現記錄等在一定程度上都和人事檔案信息存在著重復交叉。有必要對其中一些信息管理進行融合，這樣既可以優化人事檔案信息也有利于國家人財物的節約。

2.管理方式系統化。高校人事檔案應實行全面動態管理，檔案新內容需著重表現一個人每一個階段的真實面貌，既要體現個人特色，如師德品行，又要反映專業技術水平， 如技術專長、 科研成果。高校人事檔案管理工作應該及時補充體現個人特色和時代發展的新內容;增加一些反映個人特色的內容，可以是誠信材料，如為人信用度， 學生滿意度，也可以是德、能、勤、績的考核材料，還應該將涉及本人的學歷材料、專業技術職稱材料、獎懲材料、黨團材料、工資情況等及時歸檔，實現真正意義上的全面動態管理，即通過查閱檔案，能夠準確反映當事人所有的信息，并能查到當事人某一階段的真實情況 。

3.管理方法信息化。高校檔案管理信息化，就是將現代計算機技術、信息技術、通信技術充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、 經濟效益和社會效益。因此，要盡快建立高校人事檔案數據庫，使高校人事檔案的管理實現數字化，充分發揮軟件的查詢、搜索、評價等功能，不斷擴大人事檔案信息的內涵，以確保高校在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，為高校發現人才、培養人才和使用人才奠定信息基礎。(1)建立全國性先進的、通用的、標準的人事檔案信息庫，實現信息資源數字化、管理流程自動化。(2)加快全文數據庫建設和網絡化管理體系建設。檔案管理部門可通過大型掃描儀把利用頻率高、易磨損、利用價值高的檔案材料傳輸到計算機中，建立全文數據庫。在數據庫建設的基礎上，按管理權限逐層逐級建立干部人事檔案局域網，通過局域網之間的相互聯結，實現干部人事檔案信息咨源的共享。(3)建立干部個人電子檔案系統和建立人事檔案信息網絡化管理系統。通過人事檔案管理系統，建立由單位和社會化相結合的人事檔案系統，組建起比較完善統一的國家人事檔案信息機構，逐級對人事檔案實行動態化管理和維護，做到人才流動到哪里，檔案信息系統就跟蹤到哪里。

4.管理理念服務化。要堅持“以人為本”的人力資源管理理念，進一步改進管理辦法，樹立檔案工作的服務觀念、時效觀念、價值觀念，拓展服務領域，更好的為高校的發展做出貢獻。圍繞高校人事工作的需要，積極主動做好人事檔案管理工作，努力開拓檔案利用的新途徑，及時、準確地為利用者提供檔案服務。

5.管理人員向專業化。在高校人事檔案管理人員中普遍存在著年齡老化，檔案管理人員多不對口的現象很普遍。高校人事檔案管理的經濟條件差，工一部分人員不愿意從事檔案管理工作。同時，高校人事檔案管理工作量大而煩瑣，檔案管理人員流動性大，隊伍不夠穩定等，對高校人事檔案事業的發展起了阻礙的作用。人事檔案管理人員，必須具有良好思想作風正派、辦事公道的職業道德，更要具備一定的政治理論知識、文化歷史知識、現代管理知識、計算機操作技能、人事管理知識和檔案業務知識。要按照中組部的要求配備專兼職人員。同時要加強專業管理人才的引進與培養，定期不定期地組織有關培訓研討班，或外出參觀學習，不斷提高其政治、業務素質，以適應知識結構不斷更新、信息處理能力不斷提高、知識面不斷拓寬的人事檔案工作環境和新要求。

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(責任編輯/ 王建國)