ＰＰＴ常見錯誤案例解析之文字處理

簡化文字是一個看似簡單卻非常重要的步驟。試想，受眾花同樣時間看一個PPT，在保證看懂內(nèi)容的情況下，文字越少，那么花在每個文字上的時間就越多，記憶就越深刻。

我已經(jīng)連續(xù)寫了數(shù)期關(guān)于PPT錯誤案例的文章，關(guān)于目錄、圖片和圖表，也許有的讀者認為，好的PPT就是圖片漂亮，制作精美。可是，從筆者多年企業(yè)咨詢經(jīng)驗來看，好的PPT最關(guān)鍵的部分是文字內(nèi)容。沒錯!只有內(nèi)容有條理、邏輯清晰，才可以讓PPT更有可讀性，起到傳遞關(guān)鍵信息的作用。我們今天的主要任務就是學習了解PPT文字的技巧，排除一些常見文字處理錯誤。

先來做一個小練習，大家可以想想左下圖這個案例有什么問題，如何改動才可以更一目了然。背景：這是一個財務部門給新員工關(guān)于財務規(guī)定的培訓，但是放在PPT上顯得雜亂，不容易被記憶，我們要做的就是讓它變得更加有邏輯，容易記憶。

好了，發(fā)現(xiàn)這張Slide的問題了嗎?

我們對Slide作了一些簡單的修改。通過對比修改前后，我們將一起來發(fā)現(xiàn)文字處理的秘訣。

看了改動的Slide，不知大家是否產(chǎn)生一些共鳴，找到了文字處理的秘訣呢?

我們來一一分析。

文字處理規(guī)律1并列的內(nèi)容要用回車隔開并加入列表符號

對于有并列關(guān)系的句子。如“對象應僅限于醫(yī)療機構(gòu)、基金會或其他慈善或教育機構(gòu)”，當中包含了三個并列的短句，所以我們應該把這句拆分成3個小點，這樣更容易幫助記憶。

文字處理規(guī)律2不必要的輔助性詞語不要出現(xiàn)在Slide上

Slide不是Word文章，文字越多，可讀性就越差，而且PowerPoint講究的就是Point而不是Power Sentence，因此“對象應僅限于醫(yī)療機構(gòu)、基金會或其他慈善或教育機構(gòu)”這句話中的“應僅限于”可以去掉，再如“嚴禁向任何個人提供捐贈”可以改寫成“嚴禁向個人捐贈”，“任何”和“提供”都是可有可無的內(nèi)容，在這里完全可以刪除。

簡化文字是一個看似簡單卻非常重要的步驟。試想，受眾花同樣時間看一個PPT，在保證看懂內(nèi)容的情況下，文字越少，那么花在每個文字上的時間就越多，記憶就越深刻。

文字處理規(guī)律3為有規(guī)律的文字作歸類處理

在這段文字中有兩個“嚴禁”，但是分別處于不同的段落，我在課堂上讓學員做這個練習時，很少有同學想到將“嚴禁向任何個人提供捐贈”、“任何現(xiàn)金捐贈被嚴格禁止”整合成“嚴禁捐贈個人／現(xiàn)金”，但這樣的整合方法很簡單，效果很明顯。

文字處理規(guī)律4用符號更容易幫助說明問題

大家都在馬路上看到交通標志，基本都是由符號和數(shù)字構(gòu)成的，這樣做的目的是讓大家更加容易理解，因此在我們修改的PPT中大家可以清楚地看到，我們用了符號“x”來表示“嚴禁”完成的事情，在Microsoft PPT中，微軟提供了非常豐富的符號給我們選用，這些符號和普通文字一樣，可以放大、縮小、改顏色，非常好用。具體的位置是在菜單的“插入”-“符號”中選擇字體類型“Wingdings”即可。

文字處理規(guī)律5要學會按照重點拆分頁面

如修正過的案例，一張Slide被拆分成了兩張，第一張放財務規(guī)范要則。第二張放“嚴禁”和“必須做”的內(nèi)容，然后把文字大小調(diào)整到視覺比較舒服的程度，看起來是兩張Slide，可是實際演示的效果要好于一張密密麻麻的Slide，更容易讓人記憶。

總結(jié)

以筆者的PPT制作經(jīng)驗，再復雜、再花哨的PPT都離不開文字，而優(yōu)秀的文字處理可以大幅提高PPT的可讀性，下面是一些最佳實踐供大家參考，希望可以幫助大家提高PPT的技能。

花費在文字處理上的時間應該不少于花在圖片和圖形處理上的時間

每頁的文字應該在15秒內(nèi)可以快讀完

每頁上的文字應該可以體現(xiàn)一個重點

不要試圖把不同主題的內(nèi)容放在一張Slide上