基于現代項目管理理論的公安IT項目管理研究

李笑燕 陳宗柏 謝克城 陳建勛

摘要:本文以現代項目管理理論為基礎,結合溫州公安科技管理工作的實踐與經驗,根據公安IT項目的特點,探索如何開展現代項目管理理論指導下的公安科技項目管理,以期對公安IT項目能保質保量地順利建設與實施起到一定的促進作用。

關鍵詞:現代項目管理;公安IT項目管理;研究

中圖分類號:G642 文獻標識碼:B

隨著公安工作進入信息化時代,全國上下興起了一股科技強警的浪潮。“金盾工程”一期建設的順利完成,有力地支撐了公安中心工作,為全面實現公安工作信息化奠定了堅實基礎。2004年以來,公安部科技部相繼開展了第一、二批科技強警示范城市建設,將公安科技工作水平推向了新的高度,向科技要警力、向科技要戰斗力已經成為一種共識。

現代項目管理理論和方法是各行各業提高管理水平的重要知識內容,但相關內容的應用與研究在公安科技項目管理中尚屬起步階段。為適應公安科技快速發展形勢的需要,開展現代項目管理理論在公安科技項目管理中的應用研究,并將項目生命周期理論運用到公安IT項目管理中的工作已刻不容緩。

1簡述現代項目管理基礎理論

1.1項目管理的概念

項目管理是指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和技術,使項目能夠實現或超過利益相關者的需要和期望。即把各種系統、資源和人員有效地結合在一起,采用規范化的管理流程,在規定的時間、成本和質量的目標范圍內完成項目。項目管理可以歸納為“做正確的項目,把項目做正確”兩件大事。

1.2現代項目管理的知識領域

美國項目管理學會 (Project Management Institution, PMI)把現代項目管理知識體系劃分為九大知識領域。這九大知識領域包括:項目綜合管理、項目時間管理、項目成本管理、項目范圍管理、項目質量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風險管理以及項目采購管理等。

1.3項目生命周期的各個階段

項目生命周期描述了項目從開始到結束所經歷的各個階段,一般包括項目啟動、項目計劃、項目實施、項目控制和項目收尾等,其中控制階段超越項目生命周期的其他階段(圖1)。項目生命周期中有兩個與時間相關的重要概念:檢查點、里程碑。其中檢查點是指在規定的時間間隔內對項目進行檢查,比較實際與計劃之間的差異,并根據差異進行調整。里程碑是指完成階段性工作的標志,每個階段結束時,都要進行評價,這些工作非常重要,決定項目是否繼續。

2通過案例分析公安IT項目管理問題

通過對現代項目管理理論的學習和理解,結合近年公安部門在眾多IT項目建設中暴露出來的一些問題,我們以某市公安局牽頭建設的“派出所綜合信息管理系統”(以下簡稱“派出所系統”)這一IT項目作為典型案例,以項目生命周期的5個階段為主線,對該系統建設中的各個過程進行分析,希望起到一定的借鑒作用。

2003年,為實現基層派出所管理的信息化和規范化,某市公安局啟動了派出所綜合信息系統的建設工作。基于當時基層派出所信息警務的現狀,確定派出所系統建設的目標是:建立派出所綜合錄入應用平臺,使派出所民警一次登錄即可辦理所涉及的全部業務,實現“一點錄入,多點應用”的信息應用模式,達到信息共享的目的。

2.1啟動階段

系統從啟動之初,專門組織相關業務處室人員赴外地某市公安局考察派出所系統建設應用情況,并決定以該派出所系統為基礎啟動某局派出所系統的建設。而治安部門作為主管派出所業務管理和工作指導的部門,也是本項目直接的利益相關者,卻沒有直接派人參與此項工作,從而給以后系統需求調研的充分性和確定性帶來了缺陷。日后的事實證明,領導重視固然重要,但沒有直接業務管理人員的積極參與,沒有明晰的系統需求,想要項目取得成功,完成既定的目標那是非常困難的。因為,技術只是系統的表現力,而業務才是系統的生命力。

2.2計劃階段

原項目計劃書中存在一些缺陷,考慮因素不全面,單純以為將原派出所系統進行簡要的修改后直接在某局使用即可,沒有充分考慮到本地公安派出所工作與大城市派出所工作的實際差異,致使項目進度安排不大合理;同時,由于業務需求的變化和不清晰,使得計劃書一改再改。

2.3實施階段

在實施階段,由于一些原先無法預見到的外部因素,如原采集的數據需要轉換到新系統數據庫,需原開發方提供原系統的數據結構信息,還需考慮與省級應用系統的融合性。

2.4控制階段

為了解決與省廳打防控主干應用系統的融合和適應公安新業務的變化,系統在2005年3月恢復啟動,此次的主要工作內容是改變系統的技術架構,從原來的客戶端/服務器(Client/Server,C/S)方式,改為瀏覽器/服務器方式(Browser/Server,B/S)來適應省廳打防控主干應用系統。對系統研發人員來說,改動工作量很大,代碼編寫工作幾乎是從頭再來。項目變動如此之大,造成原定的項目進度計劃基本失效,無法進行有效的控制。2005年初,經過半年多的努力,總算實現了與省廳打防控系統的融合,達到了省廳無縫銜接的要求。雖然將系統從C/S模式改為B/S確實方便了系統推廣使用,但是由于時間緊迫,系統升級后沒有經過全面測試,就倉促推廣試用,基層民警普遍反映升級后的系統不如原來的好用,并提出了一大堆的修改意見。

2.5收尾階段

到了收尾階段,系統仍然會不可避免的涉及到需求方面的變更,業務流程是隨時間而變化的,這也從另一個側面證明了需求變更是各方面的,且不可避免的。影響需求變更的主導因素是時間,次要因素是人員的更迭,包括用戶方和開發方兩方面的人員變化。由于該系統無法取得終端用戶即治安部門和基層派出所最終用戶的完全認可,該項目的最終驗收也就無從談起了。

3改進公安IT項目管理的幾點思考

公安IT項目管理作為公安科技管理不可分割的一部分,與傳統的項目管理既存在某些共性,又體現出全新的理念,主要表現在:巨大投入對管理效益層面帶來的壓力,對管理效果的要求更高;對各級管理者和全體民警的素質及能力提出了更高的要求;管理活動受到外部環境、內部條件等因素的制約更為明顯,特別是其科學性必定經受嚴峻考驗。所以,掌握工作規律,提高應用水平,開創公安IT項目管理的新局面,仍然是今后一個時期必須認真研究、慎重對待的重大課題。下面,筆者結合溫州市公安局實際工作,借鑒上海、南京等公安部門在科技項目管理中的成功經驗,就如何開展公安IT項目管理提出一些膚淺的認識。

3.1實行立項審核和專家論證制度

啟動階段是項目生命周期的第一個階段,項目是否支持主要業務目標是決定該項目獲得財政支持的關鍵因素,啟動IT項目時必須了解項目與組織目前和未來需求的關系,這一點至關重要。因此,針對本案例派出所系統,應該在啟動伊始,由業務歸口單位治安部門向科技處提出立項申請,提交包括項目背景、目的、利益相關者分析、初步需求文件和進度計劃等的立項申請書和可行性研究報告,并最好提供與系統相配套的應用機制。然后,由科技處負責先期進行審核,審核要依據部省市公安科技強警發展規劃、金盾工程總體設計方案等要求,以“資源共享、統籌考慮、避免重復建設”為原則,用協同的理念考慮信息資源的開發。一般應做到同一信息只錄入一次,這就要求在系統規劃上立意要高,不能站在部門、警種的角度,避免IT項目建設中的短視和短期行為,而是要站在整個公安工作的角度思考。項目審核通過后,組織專家進行必要性、可行性論證,通過評估項目的規模、范圍和風險等,以決定這些項目是否支持明確的公安業務目標,為領導的最終決策提供一個科學依據。

3.2引入項目跟蹤與監理機制

就IT項目而言,建議對于投資規模較大、技術較復雜的項目,可實行項目監理制,聘請專業的IT項目監理公司對項目的進展情況進行全過程跟蹤與監督,以確保預定的業務目標得以實現。監理不僅是項目完成時驗收的保障,也是控制階段的保障。除此之外,還要落實項目跟蹤機制,要求項目建設單位每月向科技部門遞交項目開發進度報告,科技處要指定人員定期對項目進行檢查,聽取項目建設單位的匯報,及時發現、糾正和協調解決項目開發中存在的問題,督促其按時完成開發任務,因為任何一項信息系統不可能在規劃和實施階段就十全十美,又一成不變。這就要求定期地進行跟蹤與監理,發現問題,及時解決,以適應新的環境變化和業務需求。通過項目跟蹤與監理,保證信息化過程的每個環節都處于可控之中,以規避信息化建設所帶來的風險。在本案例派出所項目監理公司的聘請上,筆者建議可通過招投標方式確定一家具有信息系統監理資格的有公安IT項目管理經驗的第三方IT監理公司,對派出所系統建設周期的全過程進行跟蹤與監理。

3.3加強項目溝通管理

信息化建設需要花費大量的錢,但不是花錢就可以辦成信息化的。原因很多,最重要的一點是軟件開發涉及到大量復雜的利益協調工作,這是一項最為困難的工作。與IT項目成功有關的三個主要因素是:用戶參與、主管層的支持和需求的清晰表述,所有這些因素都依賴于擁有良好的溝通技能。但在系統研發中一些主管人員卻沒有真正意識到協調與溝通的重要性,沒有充分估計到它的難度,所以很多公安信息化建設項目其實只是交給技術部門在推動。這反映了認識上的一些誤區:信息化建設主要是一個技術問題、設備問題,只要資金落實,交給技術人員辦就可以了。其實在項目管理中,經常用到的一種能力是溝通技能,失敗的溝通是導致項目失敗的主要原因。本案例在建設中之所以出現這些問題,主要原因也是在于溝通的失敗。作為系統開發牽頭單位與派出所業務歸口單位之間的溝通,用戶與開發商之間的溝通,需求調研人員與具體編程人員之間的溝通都有問題。當然讓溝通技能發揮作用,必須建立完善的溝通與協調機制,加強項目溝通管理。比如,在啟動時建立派出所系統建設團隊,由分管治安業務的局領導擔任組長,成員可由治安、信通和開發商組成,明確工作職責,定期召開例會,同共研討、解決系統在研發過程中存在的一系列問題。 3.4制定項目風險計劃

對IT項目進行風險評估,應從以下幾方面進行考慮。(1)項目技術風險,如采用的技術與現有軟硬件的適應關系等;(2)項目啟動階段的需求過程風險,如充分的調研以及準確的需求等;(3)項目實施開發階段的風險,如開發過程是否會因為某些潛在的因素而反復、是否符合標準等;(4)收尾維護階段的風險,如開發公司的人員流動頻繁等。派出所系統由于涉及多警種、多部門,重新研發必須考慮可能的風險,并制定項目風險計劃,列舉通常的系統風險因素以使風險識別更加明晰。

我們認為可從三個方面來評估項目風險:(1)考慮新舊系統之間的數據轉換問題。舊版系統采集了約180萬條基礎業務數據,這些業務信息不能因為系統升級而丟棄,在系統設計時必須考慮如何將這些數據導入到新系統中。(2)與省廳統一推廣應用的打防控系統、常住人口、暫住人口等已建系統的融合問題。派出所系統必須考慮與這些已建系統數據之間的銜接問題,達到系統之間靈活調用數據的目標。(3)必須考慮其他公安局已建的派出所系統對系統建設可能的沖擊。作為地市級公安機關應用的很多系統都是公安部、省廳組織研發并統一推廣使用的,對派出所系統來說這個風險也確確實實存在,上級部門一旦推廣,對系統的打擊將是致命的。

3.5強化項目驗收與效益評估

近年來,公安科技投入逐年增加,但仍不同程度地存在著資源配置不盡合理、資金損失和浪費的現象。按現行科技項目管理方法,科技項目只要通過專家的立項評審,都能得到財政資助,不論完成的科技成果質量高低,基本上都能通過驗收。所以,為確保項目質量,(1)要嚴把驗收關,落實驗收工作的各項規定。在組織專家驗收前,首先要做好系統功能與性能的驗收測試,測試必須由具有相應知識的測試人員根據需求說明書,依據實際運行環境,來設計測試方案和測試用例。測試通過后的項目,由科技處負責邀請專家成立驗收專家組,采取召開驗收會的形式對建設項目進行驗收,對建設項目的資料、設備、功能及各類指標進行核驗。未通過驗收的項目,要限期整改,整改完畢后組織復驗。(2)要強化項目中、后期建設管理,開展項目效益評估工作,出臺相應的項目評估指標,對項目的應用情況進行跟蹤檢查,對項目的投資效益、社會經濟效益等進行分析評估,為后續項目建設和其它相關項目建設奠定基礎。目前,社會上對科技建設的績效評估已經形成了一套比較成熟的系統,只是公安系統對此還比較陌生,但“他山之石,可以攻玉”,公安系統完全可以借鑒和引進。

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