對企業大型慶典活動的總結與思考

董四全

摘 要:企業大型慶典活動是企業根據自身經營發展的要求,所組織開展的向社會各界展示企業形象的一種組織行為。在大型慶典活動的組織工作中,要注意體現慶典的特色,安排好慶典的具體內容,注意力應重點放在出席者的確定、來賓的接待、環境的布置、慶典的程序以及慶典活動細節銜接等方面。

關鍵詞:慶典活動 策劃組織 資源投入 經驗建議

中圖分類號:F270 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)11-260-02

黃河龍口水利樞紐首臺機組并網發電慶典儀式已于2009年9月18日在龍口現場成功舉行。來參加龍口樞紐首臺機組并網發電慶典儀式的來賓,對此次慶典活動的策劃組織和整體效果給予了較高的評價。筆者通過親身參與此次活動的組織實施,對企業大型慶典活動的組織有一些收獲和思考。

企業大型慶典活動是企業根據自身經營發展的要求,所組織開展的向社會各界展示企業形象的一種組織行為。慶典活動的規模與氣氛代表著企業自身的風范與實力。要成功籌備組織慶典活動,取決于以下幾個方面:

一、慶典活動的成功組織,必須得到企業領導的高度重視

慶典一經決定舉行,即成立對此全權負責的慶典籌備組織機構。成員通常應由企業主要領導、具體承辦部門負責人及相關人員組成。慶典籌備組織機構人員組成的高層化,可以確保為慶典活動提供強有力的組織和資源保障。在慶典籌備組織機構內,應根據慶典活動具體工作需要,下設若干專項工作小組,在會務組織、現場接待、文秘宣傳、現場布置、車輛交通、安全保衛、財務等各方面分工負責,銜接到位。各工作組應明確負責人、組成人員和工作職責分工,各組之間加強溝通協調,積極主動開展各項準備工作,將慶典活動可能涉及的各種情況考慮周全,責任落實到人,分工合作,密切配合,保證慶典活動圓滿成功。

二、慶典活動的成功組織,必須要有一個全面、具體、操作性強的慶典活動總體策劃

慶典策劃時要注意以下幾個方面:

1.要體現出慶典的特色:慶典是慶祝活動的一種形式,要求每一項具體活動都盡可能組織得熱烈、歡快而隆重,不論是舉行慶典的具體場合、慶典進行過程中的某個具體場面,還是全體出席者的情緒、表現,都要體現出紅火、熱鬧、歡快、喜悅的氣氛。這樣慶典的宗旨——塑造企業良好形象,展示企業雄厚實力和美好的發展前景,展示企業員工的良好精神面貌和干部隊伍的凝聚力、戰斗力,擴大企業在社會各界的影響力,才能夠真正地得以貫徹落實。

2.要安排好慶典的具體內容。慶典所具有的熱烈、歡快、隆重的特色,應當在其具體內容的安排上,得到全面的體現。從慶典活動組織者的角度來考慮,慶典的內容安排,至少要注意出席者的確定、來賓的接待、環境的布置以及慶典的程序等四大問題。

(1)精心確定好慶典的出席人員名單。確定慶典的出席者名單時,始終應當以慶典的宗旨為指導思想。慶典的出席者通常應包括如下人士:一是上級領導。上級主管部門和地方黨政領導,大都對企業的發展給予過關心、指導和幫助。邀請他們參加,主要是為了表示感激之心。二是企業主要合作單位的領導,請他們來一方面是表示感謝,一起分享成功的喜悅;另一方面也是為了加深彼此聯系,溝通情況,聯絡感情,奠定今后進一步合作的良好基礎。三是新聞媒體。主動與他們合作,將有助于媒體公正地介紹企業發展成就,進而有助于社會各界加深對本企業的了解和認同,擴大企業的影響力。四是所在地相關單位。請他們參加本單位的慶典,會使對方進一步了解、尊重、支持本企業工作,或是給予更多的方便。五是本企業員工。員工是企業的主人,企業每一項成就的取得,都離不開他們的兢兢業業和努力奮斗。以上名單一經確定,就應盡早發出邀請。鑒于慶典的出席人員甚多,牽涉面極廣,故不到萬不得已,均不許將慶典取消、改期或延期。

(2)精心安排好來賓的接待工作。通過主辦方熱心細致的接待工作,使來賓感受到主人真摯的尊重與敬意,從而使每位來賓都能心情舒暢。

慶典的接待小組,原則上應由年輕、精干、身材與形象較好、口頭表達能力和應變能力較強的對口接待部門負責人和青年員工組成。接待小組成員的具體工作有以下幾項:來賓的迎送,來賓的引導,來賓的陪同,來賓的招待。凡應邀出席慶典的來賓,絕大多數人對本單位都是關心和友好的。因此,當他們光臨時,主人沒有任何理由不讓他們受到熱烈而且合乎禮儀的接待。

(3)精心布置好慶典儀式的現場。舉行慶典儀式的現場,是慶典活動的中心地點。對它的安排布置是否恰如其分,往往會直接關系到慶典留給全體出席者的印象的好壞。慶典會場選擇時,需要通盤考慮的主要問題有:一是地點的選擇。在選擇具體地點時,應結合慶典的規模、影響力以及本單位的實際情況來決定。慶典活動舉行場地確定后,應提前組織進行考察,結合慶典設備用品的數量、大小及參加活動的人員數量,必須考慮到治安、交通、環保、消防等方面的不利因素,做好應急防范準備。同時慶典會場臨時水源、電源的設置要合理,保障安全。二是環境的美化。在反對鋪張浪費的同時,應當量力而行,美化慶典舉行現場的環境,烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛。三是場地的大小。在選擇舉行慶祝儀式的現場時,現場的大小應與出席者人數的多少成正比。四是音響的準備。在舉行慶典之前,務必要把音響準備好。尤其是供來賓們講話時使用的麥克風和傳聲設備,在關鍵時刻,絕不允許出現問題,讓主持人手忙腳亂。在慶典舉行前后,播放一些喜慶、歡快的樂曲。對于播放的樂曲,應先期進行審查。五是要充分考慮季節和天氣因素,做好相應的應急預案準備。

(4)精心擬訂好慶典的具體程序。擬訂慶典的程序時,有兩條原則必須堅持:第一,時間宜短不宜長。慶典儀式應以一個小時為限,一方面確保其效果良好,同時也是對全體出席來賓的尊重。第二,程序宜少不宜多。

三、慶典活動的成功組織,關鍵在于將策劃付諸于實施

1.選擇好專業禮儀公司。組織大型慶典活動,一般來講,主辦方往往存在慶典活動經驗不足的情況。考慮慶典活動的前期籌備心理壓力比較大,加之開業慶典過程中還要照應領導和來賓,對開業慶典活動的全程管理不具備相應條件。為使慶典活動達到預期的效果,起到其應有的作用,避免活動的脫節,應該將慶典活動的全過程交給有豐富經驗、實力雄厚、信譽良好的專業禮儀服務公司來完成,可使主辦方節約不少精力,專注于會務組織和來賓接待方面。禮儀公司確定后,應及時和禮儀公司溝通交流慶典活動的組織安排和進展情況,最大化地發揮禮儀公司的專業作用,充分尊重和傾聽禮儀公司專業人員的咨詢經驗,確保慶典活動組織專業,細節銜接到位。

2.加強與地方政府和公安部門的協調。應提前一周左右將慶典計劃報地方政府和公安部門審批,最好當面接洽,表示企業對慶典活動的重視和對對方的尊重,爭取對方的支持。在活動結束后,對地方政府、公安和交通主管部門的主要負責人應及時予以回訪,表示感謝,增進友誼,以便形成長期的合作關系。

3.慶典活動組織中,應調動本企業范圍內的人、財、物資源,選擇能辦事、會辦事、辦實事,組織協調和執行力強的人員參與到慶典活動組織工作中,尤其是要盡早確定慶典活動的總協調人和各工作組負責人。人員明確后,應強調組織紀律,做到組織下達的指令清晰而明確,信息溝通順暢而統一,工作人員令行禁止。

4.慶典活動前期籌備中涉及方方面面的事情比較多,慶典籌備組織機構應每日召開會議,及時溝通情況,研究布置相關工作,明確細節銜接方面的原則和要求,落實慶典議程、會場布置、現場音響、電源(含備用電源)、天氣狀況、防雨預案、安全保衛、交通和車輛安排等方面的細節安排和銜接,做好各項應急預案,明確會場秩序維護和發生緊急情況時的疏散順序。在慶典活動前2～3天提前組織檢查落實和預案演練,便于具體工作人員執行。

5.慶典活動的新聞宣傳工作應提前安排到位。在確定了邀請的新聞單位后,安排新聞記者提前進場熟悉本單位情況,選擇好現場拍攝機位,組織好新聞通稿,做好現場采訪安排,確保達到預期的宣傳效果。

6.選擇合適禮品和宣傳用品。慶典活動確定后,應立即研究布置慶典活動預算和禮品采購,安排專人考察落實禮品采購工作,確保在慶典活動舉行前一周全部采購到位。

7.教育本單位的全體員工以主人翁的身份熱情待客,有求必應,主動相助。接待貴賓時,需由本單位主要負責人親自出面。

(作者單位:黃河萬家寨水利樞紐有限公司 山西太原 030002)(責編:若佳)