試論企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)

趙九軒

摘要:推進科技檔案信息化建設(shè)是科技檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢,要正確認識科技檔案信息化的內(nèi)在含義及作用,針對檔案信息化建設(shè)面臨的主要問題,加快科技檔案信息化規(guī)范的制訂和檔案資源的開發(fā),提高服務(wù)水平,保證檔案信息的安全,加強檔案信息人才隊伍建設(shè),推進科技檔案信息化。

關(guān)鍵詞:科技檔案 信息化 內(nèi)涵與作用 建設(shè)

中圖分類號:F270 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)11-251-02

在“以信息技術(shù)為先導(dǎo)的科學(xué)技術(shù)”迅猛發(fā)展的21世紀,信息化建設(shè)已成為衡量社會發(fā)展程度和科學(xué)技術(shù)水平的重要標志。推進科技檔案信息化建設(shè)是科技檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢,也是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的重要選擇。科技檔案信息化對于充分開發(fā)利用科技檔案信息資源,迅速、準確地為使用者提供所需的科技檔案信息,促進科學(xué)技術(shù)成果應(yīng)用與傳播的最大化,將起到積極的推動作用。

一、科技檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵與作用

科技檔案信息化是指綜合運用檔案管理學(xué)和信息科學(xué)的相關(guān)原理,以計算機數(shù)字化處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)等現(xiàn)代化高科技手段,對科技檔案信息資源進行處理、管理、開發(fā)和有效利用的科技檔案管理模式。科技檔案信息化建設(shè)的基本內(nèi)涵主要包括三個方面:一是檔案信息數(shù)字化;二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;三是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。科技檔案信息化的主要作用是:

1.提升了科研成果轉(zhuǎn)化的利用率。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展是連續(xù)的社會活動,科學(xué)研究離不開參考借鑒已有的科研成果。建立科技檔案信息資源共享體系,將科技檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化,使之得到有效利用,既體現(xiàn)了檔案“管理在于利用”的目的,同時也避免了科研的低水平重復(fù),提高了科研成果轉(zhuǎn)化率和產(chǎn)業(yè)化率,能夠產(chǎn)生了更廣泛的社會效果。

2.提高了檔案信息利用的時效性。人工檔案信息加工的模式,即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長,信息的時效性比較差,嚴重影響了科技檔案信息的應(yīng)用價值。科技檔案信息數(shù)字化,可直接將各類電子檔案信息采集、輸入系統(tǒng),對不同載體的檔案信息資源進行掃描、整合、縮微和數(shù)字化,利用電腦的功能完成信息加工工作程序,快捷地形成二次文獻。

3.增加了檔案信息的存儲量,實現(xiàn)了資源共享。一方面,現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展,特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用,存儲密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍,大大增加了科技檔案信息的存儲量;另一方面,檔案信息數(shù)字化可對豐富的館藏信息資源進行重組、整理和組織,將原始科技檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息,滿足授權(quán)范圍內(nèi)的檔案利用者在調(diào)閱時不受時間、地域的限制,實現(xiàn)真正意義上的資源共享。

二、科技檔案信息化建設(shè)面臨的問題

科技檔案信息化是一項全新的工作,在信息化建設(shè)的過程中將會遇到“數(shù)字信息存儲與利用、多媒體、網(wǎng)絡(luò)、用戶平臺、技術(shù)標準等技術(shù)問題。

1.檔案信息化標準規(guī)范滯后。目前,科技檔案數(shù)字化建設(shè)大都處在試驗和探索階段,但由于標準化推行不力,缺乏統(tǒng)一明確的業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標準,再加上計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性,在通用性、實用性等方面存在嚴重不足,缺乏技術(shù)支持、系統(tǒng)管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐,造成規(guī)劃要求不明確,軟件各異,兼容性差。數(shù)據(jù)庫的設(shè)計、修改不規(guī)范,數(shù)據(jù)標準難以共享,建成的科技檔案信息系統(tǒng)無法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟和科學(xué)發(fā)展的催化劑。

2.檔案信息資源缺乏有效整合。在信息化建設(shè)過程中,各個科技檔案部門之間缺乏有效的溝通機制和對檔案資源的組織協(xié)調(diào),缺少建立統(tǒng)一的信息網(wǎng)絡(luò)合作意識,不僅影響到科技檔案信息服務(wù)的水平和質(zhì)量,致使大量的能夠轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力并創(chuàng)造出經(jīng)濟效益的科技成果檔案無法發(fā)揮出整體效益,導(dǎo)致了低水平的重復(fù)開發(fā)和運作,同時也影響到科技檔案信息資源開發(fā)的程度、廣度和利用的效果。信息資源不足已經(jīng)成為制約科技檔案信息化深入發(fā)展的瓶頸。

3.檔案信息的安全保密管理面臨考驗。如何在科技檔案信息資源的開發(fā)利用與安全保密之間找到最佳的結(jié)合點,是對科技檔案信息化工作提出的一大課題。科技檔案的保密性在信息化過程中受到信息網(wǎng)絡(luò)使用的挑戰(zhàn),科技檔案信息系統(tǒng)也存在著安全問題;網(wǎng)絡(luò)上非法入侵的病毒和竊取、修改甚至偽造機密檔案數(shù)據(jù)等不安全因素,也使得檔案信息的安全保密受到嚴重威脅。安全保障技術(shù)更新遲緩,主要表現(xiàn)在:有效的信息安全保障技術(shù)得不到較好的普及應(yīng)用或者即使得到了應(yīng)用也得不到及時更新。

4.缺乏檔案信息化建設(shè)的人才基礎(chǔ)。科技檔案隊伍建設(shè)由于受到原有基礎(chǔ)、總體環(huán)境和工作條件等限制,信息化人才緊缺:一是信息檔案隊伍信息化素質(zhì)遠不能適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的需要。盡管目前檔案人員的信息化意識已大大加強,但由于缺乏系統(tǒng)的專業(yè)教育和專業(yè)技能訓(xùn)練,在技術(shù)基礎(chǔ)和操作技能方面十分欠缺;二是是信息化建設(shè)需要的具有信息技術(shù)背景的專業(yè)技術(shù)人才嚴重不足,系統(tǒng)開發(fā)、程序維護、咨詢服務(wù)和信息導(dǎo)航復(fù)合型人才十分匱乏,在很大程度上制約了檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度,影響到信息化整體效果。

三、加強科技檔案信息化建設(shè)的對策

1.加快檔案信息化標準規(guī)范的制定。標準規(guī)范是科技檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ),是檔案信息化建設(shè)的重要保障和不可或缺的必要條件。科技檔案信息化標準規(guī)范主要包括三大類:即對電子文件檔案信息進行管理的管理性標準規(guī)范、對檔案文件信息化處理的業(yè)務(wù)性標準規(guī)范和對電子文檔數(shù)據(jù)存儲、交換、加密系統(tǒng)軟硬件設(shè)施的技術(shù)性標準規(guī)范等。只有在建立上述有關(guān)標準規(guī)范的基礎(chǔ)上,才能使科技檔案信息化建設(shè)工作有序發(fā)展。因此,有關(guān)部門必須加大制定信息化標準規(guī)范的力度,盡快出臺相關(guān)的規(guī)范制度和標準。對已經(jīng)出臺的信息管理共用標準、紙質(zhì)文件檔案管理標準和電子文件管理專用標準及規(guī)范加以不斷的完善和改進,使科技檔案信息的收集、整理、存儲、傳送和發(fā)布程序真正做到有規(guī)章可循,有制度可依。

2.為信息化提供豐富的檔案資源。科技檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化的核心,也是檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)和前提。在科技檔案信息化建設(shè)過程中,一要加強檔案資源建設(shè)的宏觀規(guī)劃與協(xié)調(diào),注重科技檔案信息資源的開發(fā),根據(jù)科技檔案事業(yè)發(fā)展趨向及科研需求,加快建設(shè)一個完善的科技檔案信息資源開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng):二要快速、有效、有序、合法地開展館藏科技檔案信息資源數(shù)字化工作,大幅度提高檔案數(shù)據(jù)庫的信息量,實現(xiàn)公用信息平臺及開放目錄信息資源共享,提供開放科技檔案目錄網(wǎng)上查詢,提供部分科技檔案全文瀏覽服務(wù):三要加強科技檔案資源建設(shè)的理論研究,確立館藏科技檔案資源體系的建構(gòu)原則與模式,努力向社會提供深層次的分析研究性的信息,提高科技檔案信息服務(wù)水平。

3.建立檔案信息化的安全保密體系。信息化之后科技檔案主要是以電子文檔的形式存在,構(gòu)筑科技檔案信息安全保密體系就是保護電子檔案信息資源,防止未經(jīng)授權(quán)或者偶然因素對電子檔案信息資源的破壞、更改及非法利用,以實現(xiàn)科技檔案信息資源利用的安全性、保密性和完整性。保證科技檔案信息的安全,首先檔案管理人員必須增強保密意識,認真地對檔案信息做出鑒定,確定檔案的密級程度和開放范圍,嚴格審查,嚴格管理:其次,通過制定全面系統(tǒng)的管理制度,從系統(tǒng)建設(shè)、信息上網(wǎng)審批、密碼管理、涉密載體的保管、網(wǎng)絡(luò)的維護、檢查監(jiān)督、獎勵懲罰等多個方面進行網(wǎng)絡(luò)管理和運轉(zhuǎn)秩序的規(guī)范;第三,通過采用多種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段確保科技檔案信息安全可靠:對于敏感信息、秘密信息和重要數(shù)據(jù),必須與互聯(lián)網(wǎng)等公共信息實行物理隔離;利用訪問權(quán)限控制技術(shù)保證包括電子文件信息在內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)資源不被非法訪問和非法利用;通過防火墻、進行安全掃描入侵檢測等。總之,采用最新的信息安全保障措施,并對這些措施及時更新以保障檔案信息的安全性。

4.加強培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案信息化人才隊伍。科技檔案的信息化是一項技術(shù)性很強的工作,而檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵,一是盡快培養(yǎng)和造就一支適應(yīng)科技檔案信息化要求的分工合理、結(jié)構(gòu)科學(xué),形成由計算機科學(xué)知識的系統(tǒng)管理人員、基礎(chǔ)設(shè)計人員、系統(tǒng)操作人員、硬與軟件維護人員等檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)人才組成的科技檔案信息化人才隊伍;二是掌握檔案信息采集、分析、整合、研究和傳遞的能力及深度開發(fā)檔案信息資源能力的檔案信息資源開發(fā)研究人才;三是既懂檔案業(yè)務(wù)又具有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識的復(fù)合型專業(yè)人才。培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案人才既是當務(wù)之急,也是長遠任務(wù),必須制定一個總體的目標和規(guī)劃,采用多種形式進行。一方面,充分發(fā)揮高等院校設(shè)施齊全,師資力量雄厚,科研能力強的優(yōu)勢,采用引進、委培進修的方式培養(yǎng)高層次的科技檔案信息化人才;另一方面,加強科技檔案人員的在職培訓(xùn)。在職培訓(xùn)選擇的方式主要有以下幾種:崗位培訓(xùn),使檔案人員掌握最新專業(yè)成就與技術(shù)信息,更新和拓展知識面,全面提高專業(yè)水平與技能,以適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的中、長期需要;專項培訓(xùn),解決檔案人員知識老化,改善整體知識結(jié)構(gòu),彌補技能缺陷,交流業(yè)務(wù)經(jīng)驗,掌握信息化工作必需的業(yè)務(wù)知識技術(shù);超前培訓(xùn),使科技檔案人員跟蹤最新科技信息,了解和掌握未來崗位信息化所需要的業(yè)務(wù)條件、專業(yè)知識、操作技能,啟發(fā)創(chuàng)造力,使科技檔案人員的素質(zhì)構(gòu)成與科技檔案信息化的發(fā)展相協(xié)調(diào)。

(作者單位:中鐵十二局集團有限公司 山西太原 030006)(責編:鄭釗)