如何做好高校教學秘書工作

林仙芝

摘要:教學秘書的工作直接影響著高校的教學管理工作,文章對如何做好高校教學秘書進行了簡要的闡述。

關鍵字:教學秘書;素質;能力

中圖分類號:G642文獻標識碼:A文章編號:1003-2851(2009)10-0076-01

教學秘書是我系教學基層管理者,是系主任實施教學管理的助手,主要協助管理教學方面的常規事務,保證教學工作的正常運轉。如何做好高校教學秘書的工作對高校的發展至關重要。怎樣才能做好高校教學秘書的工作呢?

一、具備良好的職業道德素質

(一)教學秘書必須具備強烈的責任心和愛崗敬業的工作精神。教學秘書工作范圍廣、內容多、責任大,而且工作要求非常細致,稍有疏忽,就可能導致差錯。如課程安排、學生選課、考務工作及發放教師課時津貼等,這些工作既有簡單的、機械的體力勞動,又有復雜的、高智能的腦力勞動;既有常規性,又有繁雜性。這就要求教學秘書要有高度的責任心,對教學管理工作忠誠、熱愛,工作的時候必須一絲不茍,要細心再細心,如果沒有較強的敬業意識是無法勝任的。

(二)不辭勞苦,任勞任怨。教學秘書的工作主要是服務性工作,為領導、教師和學生服務,不僅工作瑣碎、任務繁重,有時會遇到這樣那樣的困難,在工作中出現費力不討好、遭人誤解的情況。這就需要教學秘書任勞任怨,拿出甘于奉獻,甘為人梯的精神,讓自己的價值,在默默無聞的平凡事業中體現出來。

(三)平等待人,團結協作。教學秘書人員處于領導身邊,待人處事一定要誠實守信、正直公正、實事求是。對待領導要擺正自己的位置,平時工作嚴守本分,不擅權越位,遇事多請示,多匯報,尊重領導的意見;對待教師要態度謙虛、平易近人,多和教師溝通,了解他們的思想動態,努力營造理解、信任的氛圍;對待學生,要一視同仁,充分聽取學生的意見,熱情服務。

二、不斷提高自身的業務能力

(一)溝通和協調能力。教學秘書的協調工作最重要的是協調人際關系,穿針引線于教學有關的職能部門、教師與學生之間,在教學管理中難免會發生矛盾,教學秘書應該找準自己定位,發揮潤滑劑和傳送帶的作用,切實做到不利于團結的話不說,偏激片面和無事生非的話不傳,盡量讓部門的人員互相理解支持、融洽共事,營造一個和諧相處、團結協作的集體,保證良好的教學秩序。

(二)計算機操作能力。現代教學管理必須運用先進的教學管理軟件,教學秘書必須能夠熟練地使用計算機進行日常工作的文檔、表格處理,應用網絡和教學管理系統軟件實現辦公自動化管理。這不但能使工作效率和水準得到提高,使教學管理更加的科學化和規范化,而且也能減輕管理中的部分工作量,也為師生和各級教學管理部門提供了快捷優質的服務。教學秘書在平時要不斷地加強計算機的操作處理水平,不但要提高速度,還要做到準確,才能在日常繁雜的工作中提高效率。

(三)語言組織能力和寫作能力。教學秘書工作中需要撰寫教務文書,如發布教學通知、通報教學情況,撰寫工作計劃和總結,聘請院系外的專家教授等,上情下達,下情上達,都需要較強的書面和口頭表達能力,而且行文要力求規范得體,言簡意賅,觀點明確,條理分明。因此,教學秘書在工作中要不斷地學習:要多聽,與自己工作接近、閱歷相似的秘書交朋友,借鑒成功的經驗,吸收失誤的教訓;要多讀,讀更多的書,黨報黨刊的調研文章、國際國內有政治影響的新思想、新觀念,都要擠時間盡量去讀,抓住要點,掌握實質;要多寫,時評敘事,寫景抒情,一情一景,一事一議,都能幫助高校秘書掌握寫作規律,積累寫作經驗;要勤練腦,想更多的事,動更多的腦筋,讓自己的思維更加靈活敏捷。

三、加強心理素質能力的培養

教學秘書工作是一項繁瑣勞累的工作,在工作中,教學秘書主要處于配角和服務性的地位,取得的工作成績主要體現為教學工作的正常運轉,但不會引起領導和別人的關注,更難得到及時的表揚和肯定,但如果工作中稍有疏忽,則可能影響到諸多方面,甚至導致教學事故,并很快遭到來自多方面的誤解、埋怨和批評。因此這讓許多的教學秘書對自身的職業缺少自豪感,有時還會產生心理不平衡,情緒不穩定,自制力弱,在工作中性情急燥,不善控制等,這樣慢慢地就會形成與他人交際關系的緊張,更會影響工作效率。

因此,教學秘書在心理素質方面的培養可以采用以下方法:

(一)正確認知自己的職業性質。教學秘書就是服務于師生,因此在工作的過程中,要注意擺正自己的心態,正確對待自己的人生價值,要不計較個人貢獻的大小和得失,客觀評價自己,認識到教學秘書這個崗位,我們只要熱愛它,同樣也可以做出成績。

(二)學會控制不良情緒。作為教學秘書,經常與不同個性、不同人格和能力的同事打交道,難免會遇到挫折沖突,因此要加強自身人格魅力的修養,遇事盡量做到樂觀向上,不感情用事,不隨意鬧意見。可以用積極的自我暗示來調整自己的必理活動,或冷靜思考接受他人說法,或把心理壓力說出來,寫出來以緩解不良情緒帶來的心理壓力。

參考文獻

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