以人為本,更新高校學生檔案管理理念

余文靜

[摘要]檔案工作是一項非常重要的工作。檔案雖然不是情報本身,卻是情報的載體,它在時間和空間上是積累和傳播情報的有效手段,是情報工作的物質基礎。隨著高等教育事業的不斷發展,在全國推行教育事業現代化、科學化的管理過程中,檔案工作的重要性逐漸顯現出來。

[關鍵詞]高校學生檔案 管理

高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分,是大學生在校期間學習、生活及各種社會實踐的真實記錄,是學生家庭社會關系、狀況的主要原始材料,也是大學生就業及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據,更是每個學生由學校走向社會的重要人生履歷。在目前就業競爭激烈的情況下,高校學生檔案作為畢業生的一項重要憑證,有著難以替代的作用。

學生檔案管理旨在對學生在校期間,以及在畢業生追蹤調查中所形成的各種材料進行整理、歸檔,提供學生檔案的查、借閱服務及畢業學生檔案的轉遞、管理等工作。隨著我國高校改革的不斷深入,如何不斷提高高校學生檔案管理水平,使之更好的為學生服務,成為當前高校學生檔案管理工作面臨的迫切問題。

一、健全收集與補充制度,不斷完善檔案內容

目前多數高校學生檔案的主要內容包括:學生名冊,新生登記表,新生錄檢表,學籍變更材料,各學期成績匯總表,所受獎懲材料,實習鑒定表,畢業登記表,領取畢業證書存根等。

1.建立高校學生信用檔案

要堅持建立健全收集與補充制度,凡能在不同的時間、不同的場合證明高校學生使用的材料都應納入信用檔案的歸檔范圍。如:個人基本信息、個人誠信信息、在校期間國家助學貸款的還貸情況等。學生在校期間,每位學生都應建立一份《誠信記錄》,學生如有失信行為,包括考試是否有作弊行為、勤工助學是否有不良表現、與他人交往是否有欺詐行為等與品行有關的記錄材料,學校都應記錄在冊,并設定分值量化考核。對學生的誠譽事跡,也應記錄下來,給予表彰獎勵。在管理中應把學生信用檔案和其學籍檔案集中一起保管,然后再統一進行匯總、分類,為用人單位等社會有關方面了解大學生的信用和信譽狀況提供咨詢、評估服務。建立高校學生信用檔案是培養大學生誠信意識的一種途徑。也可以讓更多的用人單位了解學生情況,拓寬檔案信息的利用渠道,不僅要在評優、獎懲及選干等方面發揮其作用,更要參加校外交流與合作,讓更多的用人單位了解學生情況,為學生就業提供擇優錄用的機會。

2.建立貧困生個人檔案

現在高校的貧困生較多,特別是下崗職工子女、農村貧困縣區子女,有的學生時刻面臨輟學的困境。面對這種情況,高校應建立貧困生個人檔案,動員社會力量,盡學校最大努力,關心、幫助他們,確保他們順利完成學業。

3.建立畢業生跟蹤檔案

過去,人才的培養和就業完全靠政府計劃調節,高校兩頭不問,只管教學。隨著社會的發展和各項制度的改革,特別是隨著這些年高校招生規模的不斷擴大,高校畢業生就業中的矛盾會越來越突出。對于高校來說,則必須適當根據市場需求來培養人才。為了使高校更好地了解市場、適應市場需求,我們必須進行社會調查、市場調查,而建立畢業生跟蹤檔案是一個很好的辦法。一是利用畢業生跟蹤檔案及時反饋信息,從而調整高校所設學科、專業和課程,改革教學內容和方法,使學校的辦學目標、管理體制、運行機制緊跟經濟、社會和教育市場的發展形勢;二是利用畢業生跟蹤檔案,請在社會上作出突出貢獻的優秀畢業生回校傳經送寶,把他們的信息、經驗帶回學校,開闊在校學生眼界,為提高在校生的社會適應能力和綜合競爭力打下基礎。

二、主動服務,充分發揮學生檔案的作用

實踐證明,學生檔案能夠為正確總結過去的教學工作、不斷調整和充實教學內容、完善考試評分標準、了解學生整體情況等提供客觀可靠的數據。在教育教學不斷深化的形勢下,運用學生檔案作為輔助或直接的教材來培養教育學生,能為教學工作提供幫助。

1.檔案管理者在工作中應充分發揮主觀能動性,主動深入院系教學第一線了解存在的問題及檔案需求動向,認真當好利用者的參謀,變被動服務為主動服務。如:將每年各學科的學生成績匯集成冊,提供給新教師,讓剛走上工作崗位的教師了解所任教學科的過去幾年學生成績以及學生掌握知識的信息。平時將有用的信息有針對性地提供給各任課教師,以便讓年輕教師盡快了解學生,駕馭教材,以最快的速度適應教學。對剛參加工作的輔導員來說,常常需要了解先前學生情況資料,以熟悉學生情況作為借鑒經驗、制定班級發展計劃的參考。高校檔案管理部門應主動匯總所管理學生受獎勵及處分情況、班級在學校所處的地位等信息,提供給輔導員,使輔導員了解他人管理學生的成功方法與經驗,從而增強自己的工作才干。根據社會對人才的需求以及學校教學改革的進程,確定檔案工作重點。如:通過對各院系學生知識水平以及不同階段學習情況的有關數據進行統計匯總,向領導提出調整考試標準方案的建議,為領導決策服務,發揮參謀和助手的作用。

2.我們可以利用學生檔案,積極探討對學生進行德育教育的新途徑。高校檔案管理部門可以把每學年國家獎學金、勵志獎學金、學校特等獎學金以及國家級“三好學生”、“優秀學生干部”、省市級“三好學生”、“優秀學生干部”等檔案材料匯編成德育教育冊子,每年新生入學發給每人一冊,利用學生中的先進典型來對廣大同學進行理想教育,讓同學們一入學就有學習的榜樣,就有一種責任感和緊迫感,利用身邊的榜樣來教育學生,容易讓同學們產生心靈的共鳴。

加強高校學生檔案管理的現代化手段,提高學生檔案管理的效率。

信息化是當今世界和社會的大趨勢。機技術的快速發展使我們步人了一個信息化的時代,無論是從、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落,信息技術不斷顯示其獨特的魅力,成為社會和現代生活不可缺少的工具。檔案信息電子化是檔案工作發展的必然趨勢。各高校應大力推廣使用電腦等現代化管理技術設備,運用校園網進行學生檔案管理,實現信息資源共享,建立起完備的自動檢索調閱系統,提高工作效率。