淺析會計電算化下的內部控制

周 文

[摘要]隨著計算機技術在會計領域中的廣泛應用,傳統的手工會計逐步被會計電算化所取代。會計電算化的廣泛應用,內部管理問題日益顯著,使會計電算化內部控制更加復雜化。本文對會計電算化下的內部控制進行介紹,并分析了內部控制存在的問題及其原因,在此基礎上以銷售行業為例從制度方面提出了相應建議。

[關鍵詞]會計電算化 內部控制 制度 措施

一、會計電算化內部控制

所謂的內部控制,包括內部管理控制和內部會計控制兩個方面內容。會計電算化的內部控制則是內部會計控制的特殊形式。財政部頒發的《內部會計控制規范—基本規范(試行)》,并指出:“電子信息技術控制要求運用電子信息技術手段建立內部會計控制系統,減少和消除人為操縱因素,確保內部會計控制的有效實施”。

二、目前,會計電算化內部控制還存在的問題及其產生的原因

目前,雖然會計電算化系統已在許多企業中拖入使用,但其相應的內部控制還存在一些問題,這些問題主要表現在以下幾個方面。

1.由數據處理方式引發的一系列問題。

會計電算化條件下,數據處理方式主要帶來三個方面的問題。首先,一旦數據輸入操縱不當,就會引起明細賬,總賬乃至報表等一系列的錯位,從而導致輸出信息的失真。其次,處理數據時責任高度集中于電算化軟件系統,企業將面臨巨大的系統風險問題。一旦系統內部的數據被人非法侵入修改或毀壞,由此造成的后果不堪設想,企業系統的安全性及穩定性受到極大威脅,給企業帶來無法估量的損失,系統風險問題也成為會計電算化內部控制的主要風險。最后,數據輸入時,職責高度集中,從而使一些不相容的職務沒有按規定分離。例如:有些會計人員既負責數據的輸入與輸出,同時,又負責數據的報送,這無疑增加了他們在未經授權批準的情況下直接對使用中的數據和程序進行修改等操作的可能性,從而導致會計數據的準確性和安全性受到威脅。

2.計算機軟件和硬件系統維護所帶來的安全問題。

會計電算化的特殊性決定了其實施必須以計算機軟件及硬件系統的配套設施齊全情況下方可使用。而在目前,計算機維護人員和會計工作人員常常是相分離的,擅長計算機維護的人員對會計工作不在行,而對懂得會計知識的工作人員又很少能自己處理計算機使用過程中出現的問題,這就導致了,計算機維護人員與會計工作人員的不一致,而這種不一致性很容易引起企業內部資料被非法刪改或外泄,對企業安全存在巨大挑戰。

3.會計資料的備份和保管不及時、不規范,導致財務數據丟失。

在會計電算化法規中明確規定,單位應堅持每天雙重備份,并分人分處保管。但在實際工作中,有的單位并沒有真正落實,也沒有及時打印并按規定保管憑證和賬簿,致使電腦一旦出現故障或磁性介質損壞時,部分會計資料就會丟失,造成無法挽回的后果。

三、以摩托車銷售行業為例,從制度方面對完善會計電算化內部控制提出的建議

1.針對會計點算化數據輸入方式所帶來的問題,企業應該完善日常操作管理制度。

日常操作管理主要包括計算機系統使用管理和上機操作管理。

在計算機使用管理方面,計算機系統應為電算化系統的硬件設備創造一個良好的運行環境,防止各種非指定人員操作計算機,保證計算機內的程序與數據的安全。

在上機操作管理制度主要包括上機操作的規定,操作人員的職責、權限與操作程序等方面的規定。會計人員需要在各項操作與各環節管理制度相對完善的情況下才可按規定錄入原始數據、記賬憑證、執行各功能模塊、輸出種類信息、做好系統內有關數據的備份等各項工作。同時,還應該加強系統程序操作控制和系統文件安全管理控制。

在摩托車銷售行業,應收賬款制度方面的管理應該做到:(1)經銷商抵款時,經銷商向公司抵款視同付款,報告按:片區負責人-銷售部負責人-會計-財務部負責人-總經理的程序報批,超過權限報控股公司;同時各銷售部門辦理實物轉移手續,涉及固定資產經企管部簽字。(2)發出對賬函時,國內:會計根據銷售月報及K3賬務編制應收賬款對賬函(包括當月有業務發生的,未發生業務但前期對賬有異議和六個月以上未發生業務仍欠款的),每月30日以前將當月對賬函傳真給各經銷商;出口:會計編制應收賬款余額表與各業務員核對,六個月以上未發生業務仍欠款的需經銷商書面確認。(3)匯總對賬函時,國內:每月15日前各銷售人員將經銷商有欠款余額的,對賬函原件寄回財務部;無欠款的,對賬函傳真回財務部;會計18日前將各經銷商對賬結果匯總并提出處理意見,報銷售部門和財務負責人;書面資料裝訂成冊。出口:會計18日前將業務員簽字核對后的對賬函整理成冊備案。(4)調整賬務時,會計根據回傳的對賬函,對有異議的地方-個月內進行核實,核實清楚后按實際情況在次月調整處理并做相應的賬務處理,同時通知經銷商已經調整;三個月以上雙方未達成一致,報部門負責人協調。(5)延期記錄時,對已辦理延期付款銷售的經銷商發生回款超時情況,會計應及時通知銷售部門人員,并報告銷售部門負責人;若再延后一個月內仍不能收回欠款,銷售部門需將欠款經銷商相應資料和信息上報控股公司法規部;會計應將其計入不良信用記錄。(6)報表方面,會計每日核算各銷售部門發車數量及金額,并根據當日實際回款金額編制應收賬款日報表;月底根據當月實際發車和回款情況編制月報表和延期回款記錄表;傳公司總經理、各市場部負責人、財務負責人。應付賬款應做到:財務部統計崗位審核待檢單時,須認真檢查待檢單上面的內容與物流系統是否一致,不符合規定的要求相關責任人即日進行更正。

2.完善計算機軟件和硬件系統維護的管理制度。

硬件維護是指在系統運行過程中,出現硬件故障時的檢查修復,以及在設備更新、擴充、修復后的調試等工作。軟件維護是指當企業的會計工作發生變化而進行的軟件修改和軟件操作出現故障進行的排除修復工作。

計算機系統維護的工作人員要負責系統的硬件設備和軟件的維護工作,做到及時排除故障,確保系統的正常運行。在系統維護方面,一般由系統維護人員或指定的專人負責。同時,需要特別作出規定,系統維護員可進行維護工作但絕不可操作會計軟件進行會計核算工作。

3.完善電算化會計檔案的管理制度。

企業應根據電算化會計檔案的特點,做好會計資料的收集、保存和調用等方面的工作。財務部門對于已輸出的磁性介質上的會計資料應及時加貼外部標簽,指定專人妥善保管、存檔,并定期檢查、復制,對會計檔案的調用要有完善的資料借用和歸還手續。另外,企業應認真按照電算化法規中的規定,做到堅持每天雙重備份,并分人分處保管,以防數據丟失,造成無法挽回的后果。就摩托車銷售行業的應付賬款數據保存而言,日常2個工作日內,月度關賬按盤存要求,以便盤存和掛賬正確取數。

隨著IT行業加速發展,電算化的運用越來越普遍,對于會計電算化下的內部控制刻不容緩。只有嚴格按照電算化法規限制會計人員權限,規范工作要求,完善企業各環節的制度使企業每一個環節都有章可循,才能逐步消除會計電算化下企業內部控制的問題,使電算化真正實現其應有的職能。

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